基于依法治檔的航天企業檔案信息化管理探索

朱丹酃 崔玉吉

摘? 要：本文從信息技術在航天企業檔案管理中的特點著手，分析信息化給企業檔案管理帶來的影響，并提出了一些相應的建議和對策。

關鍵詞：依法治檔;航天企業;企業檔案;技術檔案;檔案信息化

Abstract： This paper starts from the characteristics of information technology in the archives management of aerospace enterprises， analyzes the impact of informatization on enterprise archives management， and puts forward some corresponding suggestions and countermeasures.

Keywords： Managing Archives according to law; Aerospace enterprises; Enterprise archives; Technical documents; Archives informatization

相對于航天科技工業中現代信息技術的推廣和應用來說，航天檔案信息化建設的步伐略顯滯后。以筆者所在公司為例，公司2009年才開始數字化建設，在企業“數字化工廠”的建設背景下，各級人員均認識到“企業的信息化數字化水平是核心競爭力的重要體現，是實現科學發展上水平的重要途徑”。檔案工作在“管以致用”宗旨的指引下，添信息化之翼，將為航天工業科研生產和經營管理提供快捷的技術保障服務。

1 航天企業檔案管理模式現狀

1.1 檔案工作模式

航天企業的管理模式與我國其他行業的管理模式相似，基本上都是“統一領導，分級管理”。建立“主管廠領導-檔案部門-各檔案資料室”的三級管理網絡，明確專兼職檔案人員及職責，由檔案部門履行機關管理職能落實本單位的檔案管理事務。基本工作模式也是利用年度計劃、專項計劃或是科研生產綜合計劃調度將歸檔、整理、鑒定等工作內容安排到業務組或各檔案資料室。通過檢查、反饋完成情況給對應的業務部門，將檔案工作納入企業的考核體系中。檔案部門負責本廠檔案管理規章制度的制定、修訂等一系列動態管理工作。在職能的不斷調整中，檔案部門還承擔文件復印、圖紙曬藍、涉密文件打印、分發調撥、聲像攝制等任務，圍繞各部廠所的科研生產中心任務或重大活動提供技術保障服務或現行文件服務。

1.2 檔案人員管理模式

本公司的檔案人員的崗位設定基本包括：檔案業務指導、庫房管理、底圖管理、分發調撥、現行文件更改、聲像攝錄等。崗位職責現已進行合理規劃，崗位職責區分明確，不存在交叉或空白管理區域。與之對應，每個崗位均建立崗位規范細則，工作按照良好習慣和相應規范開展。

1.3 檔案實體管理模式

檔案實體的管理實行“雙套制”，即以完整有效的紙質文件的收集、整理、保存為準，在紙質文件保存的前提下對電子文件的歸檔提出相應要求。實際工作中，只有公務文件與航天產品研制有關的檔案門類，如設計文件、研試文件、工藝文件等。因為檔案部門承擔了現行文件的更改控制，才建立了紙質文件與電子文件同時歸檔的做法，其他各門類檔案管理日趨信息化，但是電子文件的歸檔基本沒有硬性規定。[1]

2 航天企業檔案信息化建設存在的問題

2.1 傳統管理思想與信息化開放創新思想相矛盾。信息技術的應用為檔案高水平的管理提供了許多便利條件，很多復雜的管理通過利用計算機變得容易簡單。企業檔案管理的信息化，把管理創新擺到了空前重要的位置，檔案管理要在不斷創新過程中滿足企業發展對檔案信息資源的需求，在創新中優化檔案管理模式，在創新中提高檔案管理的水平。由此可見，管理思想的創新成為了信息技術能否在檔案管理中成功應用的至關重要的因素。

2.2 繁瑣的管理流程與信息化所帶來的高效便利管理流程相沖突。

以傳統檔案管理理論為指導建立起來的傳統企業檔案管理模式，嚴格遵循收集、整理、保管、檢索、編研、提供利用和鑒定，統計等模塊和環節進行。其中大部分的工作需要手工完成，并且管理過程非常細致，有時為了一份檔案的分類而大費周折。我們不可否認，這種模式在傳統的手工管理時期的確發揮了重要作用，但在傳統的手工管理已逐漸被信息化技術所替代的情況下，這種模式就有點過時了。在信息化的條件下，檔案管理的歸檔整理檢索統計等工作，都可以利用信息技術的電子化來高效運行，大大減少了時間的損失和人力的浪費，盡可能地發揮出信息技術的效益潛能。

2.3 檔案分級管理與信息化的網絡化管理不相適應。

在傳統的檔案管理體制中，企業檔案部門實行分級，檔案多套制管理，隨著信息技術在企業管理中的應用，這種管理模式已逐步顯現出它的不適應性，比如資源的浪費，管理環節的冗余，利用需求難以得到及時滿足等。[2]

3 航天企業檔案信息化建設的對策

要實現航天企業檔案管理的信息化，必須在一定的范圍內優化配置資源，進行一定的改革和教育，可以從以下幾個方面入手：

3.1 健全檔案信息化管理制度

現代化生產管理模式均基于信息化手段，從圖紙設計和工藝規程數字協同，到生產過程進入MES時代，最后形成電子化項目全周期數據包，數字化制造已逐步形成趨勢，這對檔案信息的收集帶來了新的需求。需要健全的檔案管理制度，明確各部門信息化檔案工作的職責，為企業提供更高級別的檔案管理創造先決條件。因此，現代企業要建立健全檔案信息化、數字化管理制度，用完善的制度規范企業檔案信息化的管理工作。

3.2 實體檔案數字化

航天企業的檔案庫房里，存有大量的紙質文獻和資料，既占用庫房資源，又難以查詢和維護，每年需要高昂的保管費用。應建立數字化庫房，將紙質資料掃描成電子文檔，應用“瀚海之星”的平臺，建立數字化檔案館。數字化、信息化的建設不能單方面建設，要和其它相關單位一同考慮，資料的傳遞完全可以借助保密網絡實現數字化傳輸，大大提高流轉效率，降低勞動成本。

3.3 運用新技術

應加強檔案計算機技術的開發與應用，可以用二維條碼進行信息傳遞，也可以完全實現數字化流轉和審簽歸檔等工作。二維條碼： 區別于傳統的一維條碼，二維條碼是在二維方向上表示信息的條碼符號，因此其存儲容量比傳統的一維條碼有了飛躍性的提高，數千個字符能夠被存儲到一個郵戳大小的條碼符號中，是一種簡潔而廉價的信息存儲方式。在檔案管理中引入二維條碼，實質是將紙質文件、元數據、電子文件封裝在一起。[3]

筆者所在公司檔案部門正是借鑒這種二維條碼的模式來對檔案進行管理。近年來，由于工作需要借閱的檔案頻率越來越高，為了確保航天檔案的完整、準確和安全，筆者所在的公司在檔案安全管理方面，采用RFID技術以后，庫房所有的檔案都在讀寫設備的讀取范圍中，同時RFID技術的條碼系統可以實時監控所有的檔案是否在指定的位置。檔案庫房門口裝有RFID技術的安全門，如果一份檔案未辦理正常手續就出庫或入庫，庫房門口就會發出異常警報，從而可以有效地維護檔案的實體安全。

參考文獻：

[1]方敏.淺談信息化下的企業檔案管理[J].科技傳播，2011（06）：25+32.

[2]聶丹萍.大數據時代企業檔案信息化建設研究[J].城建檔案，2018（10）：17-18.

[3 ]石華.二維條碼技術在檔案管理中的應用研究[J].檔案管理，2010（01）：40-42.

（作者單位：上海航天設備制造總廠有限公司? 來稿日期：2020-12-20）