新檔案法視域下檔案信息化管理應遵循的原則與創新舉措

王玉玲 楊生吉

摘? 要：本文從檔案信息化建設與創新性入手，深入闡述了新檔案法視域下檔案信息化管理的重要性、保障電子檔案資源的安全保存和信息共享利用應遵循的原則和創新措施。

關鍵詞：新《檔案法》;檔案信息化;檔案管理;檔案創新;體系建設;監管機制

Abstract： Starting from the construction and innovation of archives informatization， this paper expounds the importance of archives informatization management from the perspective of the new archives law， and the principles and innovative measures to ensure the safe preservation and information sharing of electronic archives resources.

Keywords： New 'Archives Law'; Archives informatization; Archives management; Archives innovation; System construction; Regulatory mechanisms

新檔案法視域下，要充分利用數字化技術、網絡技術、遠程通信技術等現代先進技術的有機整合，進一步提高檔案管理和利用的現代化信息水平，逐步形成檔案信息遠程傳輸、信息資源共享的完整服務體系。

1 檔案信息化管理應遵循的原則

1.1 遵循前瞻性與規范性原則。實施檔案信息化管理，檔案人員應清醒地認識到其所需的硬件設施、軟件開發以及數字化的應用，都需要投入大量的人、財、物。實現檔案信息化管理，電子檔案必須遵循“程序科學規范”的相關法律、法規、制度和標準。[1]

在電子文件整個生命周期的運行過程中，其存儲載體、存儲格式、編碼構成其各要素都會隨著時空的變化而發生改變。在這種情況下，不可能強制性要求電子檔案的原貌“一成不變”，而要針對不同的個案和對象進行整體性規范化和個性化控制。

電子檔案無論以何種遵守規范的程序要求，都能通過詳細的背景元數據和過程元數據來記錄和審計。背景元數據和過程元數據則是電子檔案元數據的重要組成部分，是電子檔案管理規范必不可少的關鍵內容。

1.2 遵循文檔一體的標準化原則。這是檔案信息化管理的前提和基本要求，檔案人員需要把檔案信息化管理納入到單位整體的辦公自動化的總格局之中，文檔的收集、傳輸和存儲等與辦公自動化軟件加以整合并融為一體，實施同步運行、紙質與電子同步歸檔。檔案館（室）通過館藏檔案數字化平臺接收電子文件，再進行分類、編碼處理，此時應堅持檔案規范性原則，運用科學規范、嚴謹的標準規范和法規政策，嚴格執行文檔一體的歸檔標準原則，使電子文件的歸檔科學、精準，總體達到檔案信息化的管理標準。傳統介質檔案經過信息化加工轉化成數字檔案，采用信息化管理措施，使檔案在保管、傳遞、利用等過程中實現有序化、標準化、信息化和規范化，避免出現分散、凌亂、孤立的電子文件，造成信息系統互不兼容，重復使用等現象。

1.3 遵循文件“來源可靠”的歸檔雙軌制原則。就電子檔案而言，新檔案法明確要求其“來源可靠”。電子檔案是由經過授權和確認的法定形成者，在既定的業務活動中，在特定時間內，使用安全可靠的系統而形成。由紙質文件向電子文件過渡的流程中，必須嚴格堅持和遵循檔案歸檔的雙軌制原則。國內很多專家預計，在未來較長的時期內，作為檔案的紙質文件和電子文件還會繼續并存和使用。而且按照國家檔案局相關法規要求規定，電子文件必須與相同版本的紙質文件同時歸檔保存。

1.4 遵循安全與實用性原則。隨著檔案管理數字化、信息化的不斷深入開展，網絡的脆弱性和潛在威脅等弊端也日益凸顯。因此，計算機技術人員與檔案管理者應協力共同加強網絡安全保密技術的研究、開發和利用。在檔案信息化管理中，重點考慮安全保密及實用性原則，針對密級性要求高的電子檔案，其信息系統還要考慮環境安全保密的各種內外因素。檔案信息化管理，不僅在檔案量的多少，更在于其質的高低。在檔案信息化管理中，檔案館（室）不僅要對館藏檔案目錄進行數字化處理，更要有選擇性地對館藏檔案全文、整件（卷）完整檔案實施數字化轉變，要在信息化服務中彰顯其特色內涵和獨特方式，在創新研發和服務模式上扎扎實實做好文章。

1.5 遵循后繼人才儲備原則。實現檔案信息化管理和創新發展，離不開各種專業技術人才的支持和長期維護。要求信息化背景下的檔案工作者必須具備一定的計算機技術、檔案專業知識、電子文件管理技能等。各單位要不斷培養并儲備既掌握信息技術、又熟悉檔案專業知識的復合型人才。檔案管理人員還要不斷更新觀念，不斷豐富提高自身的綜合素質，不斷堅持學習新知識，掌握新技能，具有創新思維意識，樹立為社會和公眾服務的價值觀。

2 實施檔案信息化管理與創新的舉措

2.1 建立科學嚴謹的規范化體系。開展檔案信息化管理工作，首先是做好檔案基礎工作的規范化和標準化。[2]把紙質檔案轉變為電子檔案的初始階段，存在著業務基礎薄弱，紙質檔案質量參差不齊，電子文件諸多不規范，特別是各類檔案的著錄細則不詳細、兼容性不強，系統軟件的可移植性差等問題。所以，國家檔案局必須制定一套完整、統一、科學、規范的標準體系，切實保證檔案信息化管理規范科學。

2.2 完善檔案信息化管理的安全保密及監管機制。政府部門要從法律法規層面，尤其是在新檔案法視域下做好安全保密及監管機制，提高計算機信息技術人員和檔案人員技術能力、政治思想覺悟和綜合素養，做到警鐘長鳴，從根本上鏟除網絡犯罪、黑客等不法分子對信息系統的威脅。采用身份認證、防火墻、數據備份、異地保存等多重安全防護措施。

2.3 提高科技創新支撐能力。首先，要有技術與質量雙重可靠、性能優良、實惠耐用等與之相匹配的儀器設備，做好內控外防，從源頭上減少自然毀損和應用效果低的概率。其次，要積極不斷開發設計并研制出切實可行的、通用性高的檔案信息管理軟件，使檔案信息化管理與單位辦公自動化系統融合貫通一體，達到自動化整合兼容的成效。最后，檔案信息化管理人員應積極采取有效措施，做到提質增效、降本增效，具有應對風險、確保各種設施安全運行與技術維護的技能。[3]

2.4 大力加強新時代檔案信息化管理人才隊伍建設。必須打造高水平檔案信息化管理人才培養體系。如何形成高水平人才培養體系，關鍵要在創新人才教育培養模式、優化各專業人才成長環境、大力培養具有檔案信息化管理技能的人才隊伍上下功夫。同時，現有檔案管理者要自覺不斷更新觀念，堅持繼續教育學習，提高創新思維和能動性，不斷掌握新技能，樹立終身為社會和公眾服務的信心與理想。

2.5 提升檔案信息化管理的創新途徑。信息化產業技術的成熟發展與廣泛應用，檔案信息化管理勢在必行。為了更好地發揮檔案信息化管理最大化優勢，管理體系機制創新是先決條件。目前，在信息化背景下檔案管理創新的基本途徑主要有：創新思想意識，創新專業理論知識，創新技術管理手段，創新檔案信息化管理隊伍的團隊建設等。各級各類檔案館（室）要積極開展檔案信息化建設與創新工作，更好地服務國家建設和社會進步。

參考文獻：

[1]吳雁平，劉東斌.“立有主、收有限、存有期、用有度、銷有據”——新修訂《檔案法》的規制解讀[J].檔案管理，2020（05）：25-27+29.

[2]徐未晚.以檔案法頒布實施為契機 開啟上海檔案工作高質量發展新征程[N].中國檔案報，2020-08-03（003）.

[3]張瑜.數字檔案長期保存風險的識別與應對策略[D].武漢大學，2017.

（作者單位：王玉玲，隴東學院;楊生吉，甘肅省檔案局? 來稿日期：2020-12-04）