重大建設項目設備竣工文件管理的探索與實踐

李金峰

摘要：本文以工程試驗裝置建設項目為例，重點論述了如何以“加強事前介入、重視過程控制、嚴控文件驗收及審查”三大環節為切入點，加強設備竣工文件管理，從實踐上創新性地提出了設備合同中文檔管理條款的具體內容以及設備竣工文件的歸檔范圍、整理方式、檢查要點及集中式聯合審查竣工文件的方法，希望對于重大建設項目設備竣工文件的管理提供一些有益的參考。

關鍵詞：重大建設項目 設備竣工文件 文件管理

設備竣工文件，即設備竣工時反映設備制造過程和真實面貌的文字、圖表等形式載體的文件，主要由設備質量證明文件、設備竣工圖、安裝運行維修文件等構成，它是真實記載設備制造過程，有效提供設備運行維護、性能改造、新設備選型等的重要載體和憑證。由于重大建設項目設備制造周期長、制造過程復雜、制造廠家地域分散、形成的文件數量巨大、內容涵蓋面廣、載體形式多種多樣，設備竣工文件的管理也因此具有了階段性、復雜性、廣泛性、多樣性的特點。本文以工程試驗裝置建設項目為例，探索提高設備竣工文件管理水平和歸檔質量的新思路和新方法。

工程試驗裝置建設項目屬國家重大建設項目，工程建設中含各種儀器設備千余臺，從設備科研、招投標到制造完工歷時10余年，涉及包括研究所、設備制造廠家在內的300余家單位，形成的設備竣工文件數量巨大、內容專業、種類繁多。在多年的設備竣工文件管理探索和實踐中，文檔管理部門不斷總結經驗，在借鑒核電文檔管理做法的基礎上，結合行政指令指導下的合同制、監理制項目管理模式以及文檔資源緊缺的情況，以納入合同管理和質保程序管理為依據，以“加強事前介入、重視過程控制、嚴控文件驗收及審查”三大環節為切入點，采取了一系列管控措施，實現了設備竣工文件的及時移交和移交的竣工文件滿足歸檔質量要求的目標。

一、加強事前介入

（一）將設備竣工文件管理要求納入合同條款

在設備合同談判前期，文檔管理部門提出了在合同中設立文檔專門條款的要求，同時編制了《承包方文件通用要求》和《通訊和聯絡的一般規則》兩個外發合同接口程序規范，將其作為合同的附件。

經不斷改進和完善，文檔管理部門在合同中設置了有關文檔管理要求的章節和條款，包括以下主要內容：（1）通信和文件傳遞的要求，主要規定業主與設備承包方之間的通信渠道、文件編碼規則、文件傳遞方式及相關責任，以確保文件的完整性和準確性，從源頭上為文件編制打下質量基礎。（2）竣工文件整理與移交要求，主要規定設備承包方向業主提交的應歸檔文件的清單、數量、質量、介質等要求，以確保文檔滿足國家檔案驗收要求，避免因文檔質量問題返工或發生糾紛。（3）設備承包方文檔責任及質量保證金要求，主要規定設備承包方文檔管理機構和制度的建立、整理歸檔職責、文檔工作配合及文檔質量保證金，以引起設備承包方對文檔工作的重視，同時為業主有效開展文檔監督檢查工作提供經濟手段和法律依據。（4）文檔保密要求，主要規定設備承包方在文檔保密管理方面的責任、失泄密責任以及業主的保密監督檢查等，以確保國家秘密的安全。

（二）將設備竣工文件管理要求納入質保程序

通過對前期兩個外發合同接口程序執行情況的梳理，在總結設備竣工文件收集、整理和檢查驗收經驗的基礎上，文檔管理部門編制了設備文件整理和歸檔要求等文件，發送至各設備承包方，用于指導文件的收集、整理與歸檔工作，同時指導設備總承包方編制了設備竣工文件管理程序，為形成完整、準確、系統的設備竣工文件打下了堅實的基礎。

上述程序文件明確了設備文件的歸檔范圍、質量要求、整理方法，其主要創新探索在于：（1）根據工程建設對設備性能和重量的特殊要求，將設備銘牌拓印件、稱重記錄、清潔度控制記錄、履歷簿等作為重要內容列入歸檔范圍。（2）根據設備文件的內容和形成特點將其分門別類，將設備竣工文件劃分為質量分卷和安裝調試分卷，按系統—設備—部件進行排列組卷，與設備制造質量計劃和控制活動相對應，成套性強且便于查找利用。（3）對設備制造過程中數碼文件的收集范圍、拍攝內容、拍攝要求、照片數量和整理方式進行了規定，在目前照片檔案管理標準對數碼照片的整理沒有約定的情況下，既滿足歸檔要求，又便于實際操作，這無疑是一次新的嘗試。

（三）將超前培訓指導納入文檔工作職能

設備竣工文件的主要編制單位是設備承包方，其文件編制水平的高低直接關系到設備竣工文件質量的好壞，因此文檔管理部門將對設備承包方的培訓指導作為事前介入的一項重要職能工作來抓，但由于設備承包方分散在全國各地，再加上文檔人員有限，在培訓指導上根據設備重要程度采取了因地制宜、因時制宜的方法：（1）與設備總承包方保持密切聯系，指導其編制設備竣工文件管理程序，并向各分包方宣貫；參與其組織的設備驗收工作，編制并提供模板，指導其檢查竣工文件；與其他主要設備承包方建立聯絡渠道，就文件收集、整理中的問題及時溝通，對駐地較近或問題較多的設備承包方現場進行指導，答疑解惑。（2）根據設備竣工文件收集、整理的不同階段，抓住重點和關鍵環節，有側重點及針對性地進行培訓。在設備合同簽訂初期，側重培訓竣工文件整理、歸檔相關程序文件，使設備承包方知曉其文件整理、歸檔責任；在設備開工制造期間，側重培訓竣工文件歸檔范圍和歸檔質量要求，使設備承包方清楚該收集哪些文件；在設備完工階段，側重培訓竣工文件的分類、整理、竣工圖的編制，使設備承包方掌握文件編制及整理方法；在竣工文件審查階段，側重設備竣工文件常見問題及其解決辦法，使設備承包方明白整改措施要求并加以規避。

二、重視過程控制

（一）根據合同文件納期，對交付的設備文件進行審查

在設備合同中，承包方一般要在約定的時間內向業主提交項目管理、執行、質量控制等文件，文檔管理部門在收到上述文件時，一方面要配合設備采購部對照合同查找該文件是否按期提交，對未按計劃提交的文件督促設備承包方提交，并暫緩進度款的支付；另一方面要對于文件的規范性進行檢查，如文件格式、編碼、制成材料、內容等，重點是對于文件中涉及文檔管理方面的內容進行審查，如設備質量保證大綱中文件控制章節的內容是否符合檔案法規標準、對工程建設質保大綱和文檔管理程序是否做出了響應。

（二）和項目管理人員、質保監察密切配合，并充分發揮設備監造的作用

對于重大關鍵設備，文檔管理人員會同項目管理人員及監造人員一起主動出擊，實地進行監督指導；在無法參與對設備承包方的質保監察時，將文檔管理相關問題交由質保部門，請其一并檢查，對于發現的問題在質保監查報告中提出，由項目管理部門和文檔管理部門跟蹤直至問題解決。此外，還要發揮監造旁站及巡查優勢，要求監造人員對設備制造過程中文件形成情況進行質量把關，在進度計劃審查、質量計劃審簽等控制節點上嚴格審核，發現問題及時責令整改，并在設備監造月度進展報告中記錄在案。

（三）引入補充卷，確保設備竣工文件收集齊全

工程所涉設備有些是國內首件，邊進行科研邊投入生產制造，由于設備修改、設計變更等原因，往往會產生設備增補進而形成大量的增補文件。即使在設備運抵現場進行安裝調試階段，也往往由于設備制造質量問題而形成一些調試缺陷單、不符合項報告及修理文件，為了將這部分后來形成的文件收集齊全，確保設備竣工文件的齊全完整，同時盡量保持原有竣工文件的分類體系和整理的系統性，文檔管理部門引入了補充卷的概念，將這部分文件歸入補充卷。

產生設備增補情況時，如設備竣工文件未整理發運，由設備承包方將增補文件補充到設備竣工文件中，如設備竣工文件已經發運，由設備承包方將增補文件單獨建立竣工文件補充卷，補充卷的封面信息延續使用原案卷集的信息，注明此批文件為設備竣工文件的補充卷；在現場安裝、調試階段發現設備制造質量問題而形成的調試缺陷單、不符合項報告及修理記錄等文件，由設備承包方將這部分文件收集齊全，提交到設備采購部審核，審核通過后編制竣工文件補充卷。

三、嚴控文件驗收及審查

（一）出廠驗收嚴把文件內容和形式關

設備出廠驗收是設備竣工文件檢查驗收的重要關口和文檔質量控制的重中之重，為此，文檔管理部門聯合設備采購部編制了“設備竣工文件檢查驗收記錄表”，詳細列出了設備竣工文件內容檢查和形式檢查的條目及其判斷依據。

在設備出廠驗收時，驗收組按照“設備竣工文件檢查驗收記錄表”對其完整性、準確性、有效性、系統性等內在質量，封面、目錄、備考表、編目及裝訂等外觀質量逐項進行檢查，在檢查控制上著重從以下幾個方面入手：（1）質量證明文件和質量記錄的檢查，以技術規格書、試驗大綱、質量計劃作為切入點，一是檢查試驗內容、方法、結果是否滿足技術規格書和試驗大綱的規定；二是質量計劃中的各控制點是否審簽，相應的質量記錄是否齊全、有效并有序排列。（2）設備竣工圖的檢查，對照不符合項報告、設備修改、設計變更、材料代用等，核查修改或變更內容在竣工圖上是否如實反映，對照技術規格書中圖紙提交相關規定檢查竣工圖是否齊全。（3）不符合項處理記錄的檢查，對照設備制造總結報告、質量監督報告和監造總結報告，清查不符合項報告是否齊全有效，重要不符合項報告的處理是否留有聲像文件，尤其要嚴格把握內部不符合項和外部不符合項，避免外部不符合項被設備承包方降級或內部化處理。（4）外購件質量證明文件的檢查，按外購件生產工藝流程對其合格證、試驗報告、出入廠檢驗驗收報告及記錄進行核查，尤其要注意有無原件。對于檢查中發現的問題，驗收組提出整改要求和期限，向設備承包方反饋后雙方簽字確認，并將該表作為驗收意見的附件。在設備承包方提交竣工文件時，驗收組直接查對該表便可掌握整改意見的落實情況。

（二）聯合審查嚴把歸檔移交關

為確保設備竣工文件的準確歸檔和按期移交，按照文件形成的階段性和職責分工，文檔管理部門聯合設備采購部編制了設備竣工文件審查管理程序規范，建立了業主、設備設計、設備監造聯合審查竣工文件的制度。

設備承包方完成設備竣工文件的卷冊劃分并自檢合格后，掃描成電子文件提交業主，由業主設備采購部、文檔管理部門聯合設備設計部、設備監造部共同對文件進行審查，分別填寫“設備竣工文件審查意見表”，提交設備采購部匯總后形成總的審查意見表并發送給設備承包方，要求其在規定期限內完成整改，整改完成后再次提交電子文件供二次審查，審查合格后方可進行紙質竣工文件的編碼和裝訂。這種通過集中式聯合審查電子版設備竣工文件的方式，一方面匯總了業主、設計和監造方的整改意見，大大減少了設備承包方提交、檢查、整改、再提交竣工文件的次數，減少了文件整改和檢查的工作量，有效保證了設備竣工文件按期移交；另一方面又避免了紙質文件編碼裝訂后整改困難或無法整改的情況，節約了時間和成本，提高了設備竣工文件的歸檔質量。

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作者單位：中國核動力研究設計院