日記類App在個人數字存檔中的應用研究

周耀林 管茜

摘要：當前日記類App在激勵公眾創建意愿、基本滿足個人數字存檔需要的同時，在保存范圍、標引檢索、長期保存、隱私安全等方面仍存在一些問題。基于此，本文提出檔案機構應該從積極引導、制定標準、推進合作、強化監管等方面優化日記類App在個人數字存檔中的應用。

關鍵詞：個人數字存檔 個人數字檔案 日記類App

日記是個人活動、思考或感覺的每日記錄，個人日記是個人檔案的重要組成部分。在個人數字存檔過程中，App（Application，應用軟件）因為其便捷性、易操作性、經濟性優勢而得到青睞，成為個人數字存檔的重要工具，日記類App成為個人數字存檔的典型產品。日記類App以App作為記錄工具，取代傳統的日記本，其以多樣化的形式——既包括文字記錄形式，也包括照片、視頻等形式，實現對個人社會實踐活動的真實記錄。

一、日記類App應用于個人數字存檔的可行性

（一）政策支持

國家檔案局提出“檔案資源更加齊全完整、豐富多元，覆蓋人民群眾的檔案資源體系更加完善”，表明我國的檔案資源體系正在從“官方記錄”為主向多元豐富的社會資源體系發展[1]，無論何種社會組織與個人均可根據社會管理活動和公眾需求在科學合理的范圍內進行建檔活動[2]。《檔案移動服務平臺建設指南》也提出要以App、微信公眾號為主建設檔案移動服務平臺[3]，依托App開展檔案服務是新時代檔案機構改進服務方式、提高服務水平的重要選擇。

（二）現實需求

一方面，隨著人們物質生活水平的提升，人們記錄表達自我的意愿也增加了[4]，個人存檔作為一種記憶和情感的保存方式受到了關注。另一方面，隨著人類進入以“屏讀”“使用”“共享”等為基本特征的數字時代[5]，個體通過在線和離線的方式產生了大量的個人數字檔案，改變了個人檔案的記錄、保存、存儲和傳遞方式，人們要求能以更便捷的方式形成、保存和傳播個人數字檔案。

（三）優勢顯著

從日記類App的對象來看，日記類App管理的對象與個人數字存檔契合，個人數字日記是個人在社會實踐活動中形成的直接原始記錄，是個人數字檔案的重要組成部分。從日記類App的功能來看，個人數字存檔是對個人在實踐中產生且歸屬于個人的具有價值的數字記錄的保存行為[6]，包括收集、整理、保存、組織、檢索、傳播、利用、傳承等全部過程[7]，而日記類App實現的創建、保存、標引、檢索、分享等功能滿足了個人數字存檔要求。從日記類App的特點來看，其在實現自身強大功能的基礎上，可以最大限度地降低操作的難度、減少操作的程序[8]，因為其便捷性、易操作性、經濟性優勢成為個人數字存檔的重要工具。

二、日記類App應用于個人數字存檔的現狀分析

（一）日記類App的基本情況

1.數量。截至2020年6月30日，以“日記or日志”為關鍵詞在App Store進行檢索合計得到1817條結果。但由于App推廣中的關鍵詞覆蓋策略（即為了提高App在用戶檢索結果中出現的頻率，開發者往往通過提供多達數百個關鍵詞對App進行關鍵詞標引）影響了檢索結果的精確性，為此，筆者對關鍵詞檢索出來的結果進行人工手動統計，共有日記類App 475個。

2.應用場景。按照應用場景的不同，如表1所示，現有的日記類App可以分為3個類別。

3.功能。選取10個不同類型的日記類App進一步梳理其功能發現，現有的日記類App可以歸納為日記創建、標引、存儲、檢索、分享五大功能。如表2所示，10個日記類App均實現了日記創建、存儲、分享功能；如表3所示，僅有5個App提供標簽分類功能，僅有4個App提供檢索功能。

（二）日記類App應用于個人數字存檔的成效

1.激勵公眾積累創建個人數字檔案的意愿。一是突破了場景、時空的限制，激勵公眾創建個人數字檔案。過去公眾利用文字記錄在特定載體上才能創建日記，而日記類App以手機取代“筆”，以免費下載、隨時取用的App取代了不便攜的日記本。此外，公眾還可以選擇文字、貼紙、視頻、音頻、各類模板等形式來記錄個人生活，這給用戶創建日記的過程帶來了更多的趣味性和便利。二是通過情感滿足和身份認同激勵了用戶創建個人數字檔案，如在“DayFlow日記”上提供了“一起寫”功能，即可以邀請家人、好友同寫一份日記，創建關于家庭、集體的共同回憶。

2滿足個人數字存檔的基本要求。一是提供廉價、便捷、多樣的保存方案，公眾可以免費下載和使用大多數日記類App，沒有任何額外的保存成本，擺脫了對紙張、U盤等存儲載體的依賴，可以隨時將記錄保存在個人終端設備或云端存儲空間。二是初步實現了檢索功能，部分日記類App如“Mori手帳”提供了固定標簽供用戶使用，并支持設置個性化的標簽對日記進行分類，在檢索界面能通過標簽導航欄對日記進行簡單檢索。三是發展了高效的傳播利用渠道，日記類App不受時空的限制，能隨時隨地轉換成用戶需要的格式進行分享和傳播，通過與社交媒體的對接，大大提升了傳播和利用的效率，有利于個人數字檔案社會價值的實現。

（三）日記類App應用于個人數字存檔的不足

1.保存范圍盲目擴大。其一，確定保存范圍時具有較大的主觀性，個人數字存檔由個人自行決定選擇哪些檔案進行保存[9]，個人往往出于日后參考、維系情感、保存記憶[10]，或是保留證據等目的進行個人存檔[11]。其二，由于日記類App提供廉價且不受限制的保存空間，以及用戶缺乏專業檔案知識，他們更傾向于選擇保存所有信息而不論其是否具有保存價值，甚至會保存一些已經無法讀取、內容丟失的個人數字檔案，這樣既增加了工作負擔又無利用價值。[12]保存范圍的盲目擴大，使個人數字存檔變得混亂，導致真正有價值的資源得不到利用，降低了后續文檔再現和檢索的效率。

2.標引檢索實現不足。一是標簽、分類、檢索等基本標引組織過程在App中的覆蓋面不夠廣，如上面表3所示，在被調查的10個日記類App中僅有4個同時提供標引和檢索功能。二是分類層級單一，檢索方式單一。提供標簽分類的5個App都只提供依據時間或者主題的一級分類，目錄層級較少，不能準確反映檔案的內容，分類缺乏條理性和深度，給用戶后續檢索等管理工作帶來不便。

3.長期保存面臨風險。其一，日記類App開發以商業機構為主，而中國的小微企業的平均壽命在2～3年，一旦這些App被停止運行和維護，那保存在其上的個人日記就面臨丟失和不可讀的問題。其二，在用戶自行決定創建、刪除或者保存日記的過程中誤操作、手機損壞或丟失等風險往往會導致日記不可讀。其三，日記類App存儲的數據都在其購買或租用的云端存儲空間或者服務器上，來自網絡空間的病毒和木馬程序都可能造成用戶個人日記被泄露或者篡改。

4.隱私安全難以保障。個人數字檔案中包含的大量個人信息，不僅屬于個人隱私信息，還具有一定的財產屬性。[13]根據“時光手帳”的隱私政策，其收集了用戶的個人信息（姓名、出生日期、身份證號碼等）、設備信息（設備名稱、設備型號等）、位置信息和日志信息，但用戶無從得知這些隱私信息的狀態。個人歸檔行為的不規范，來自網絡環境的病毒、木馬程序，平臺出于經濟利益導致的用戶隱私數據泄露都使得隱私安全面臨危險。

三、日記類App應用于個人數字存檔的優化對策

（一）引導支持為主，規范歸檔行為

要規范日記類App檔案保存范圍，檔案機構不應直接參與其中，而是發揮指導作用，引導公眾科學選擇其中有價值的部分進行保存，其價值鑒定要符合社會總體價值。[14]

檔案機構可以通過講座、視頻資料、案例分享等方式引導公眾正確認識檔案價值，制作相關的教育短視頻分享到日記類App平臺和檔案機構相關平臺，培養公眾對檔案內容的選擇和鑒定能力；還可以聯合相關商業機構通過咨詢答疑、操作指南、線下體驗等方式引導公眾提升存檔能力，引導公眾對相關技能進行自主學習和相互交流，協助公眾定期檢測個人數字檔案的格式兼容性、可讀性、完整性、安全性等方面的問題，盡量避免無效存檔的發生。

（二）推進標準制定，深化分類方案

因為個人存檔存在隱私權和知識產權問題，檔案機構一般無法直接和有效地介入個人存檔的具體實施中[15]，檔案機構應推進相關標準制定來指導商業機構和公眾的實踐活動。

檔案機構要積極制定關于個人數字存檔的標準規范，對個人數字存檔中的保存格式、載體、標引著錄等做出明確規定，深化分類方案，建議可以按照時間—主題兩級分類、時間—地點—主題三級分類或者事件—地點—人物—主題四級分類進行，幫助用戶建立個人數字存檔目錄，為后續的資源整合、檢索、分類奠定基礎。

（三）積極開展合作，完善保存方案

檔案機構可以和商業機構開展合作，商業機構支付一定費用后，可以將數據合并存儲在檔案機構數字資源中，使其數據安全不受企業壽命影響，保障用戶的數字檔案長期可存取。

檔案機構可以立足自身保管條件，向用戶開放一定的保存空間，用以實現多重備份、異地備份和異質備份，來避免因為載體損壞、自然災害等多種原因對個人數字檔案造成的不可逆損害。

（四）強化法律監管，保障公民隱私

在法律層面，檔案機構要加快對個人數字檔案的相關立法工作的推動，明確商業機構參與個人數字存檔活動的合法性，以法律形式確定商業機構訪問用戶個人信息的權限。

在管理層面，為了應對個人信息泄露、損毀和丟失等可能出現的風險，檔案機構和商業機構要共同制訂應急響應方案、安全預案，以便及時止損。檔案機構要對商業機構實行監督和管理，積極責成商業機構堅持公開透明原則，聯合相關部門對泄露用戶隱私的行為進行嚴厲打擊，確保商業機構不利用隱私數據謀取非法的利益。

四、結語

數字化、網絡化浪潮席卷全球，個人數字檔案達到了無處不在、無所不包的狀態，解決如何科學、有效地收集、整理、鑒定、保管個人數字檔案，開發利用個人檔案信息資源問題，已經顯得非常迫切。[16]檔案機構要堅持移動優先策略，建設好自己的移動平臺，管好用好商業化、社會化的互聯網平臺；通過合作的方式引進社會力量開發個人數字存檔App，平衡個人數字存檔中檔案機構、商業機構和用戶之間的權責界限；要針對個人數字存檔制定相關的法律方針政策，保障公民的隱私權；要通過宣傳、教育的手段提高公民的存檔意識，引導公民更積極、科學地進行個人數字存檔。

注釋及參考文獻：

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作者單位：武漢大學信息管理學院