醫(yī)院物流管理信息系統(tǒng)的開發(fā)與實踐

崔 萌

（山東第一醫(yī)科大學(xué) 山東 泰安 271016）

1 引言

醫(yī)院物流管理系統(tǒng)主要包括以下模塊：訂單管理、計劃管理、庫存管理、應(yīng)付款管理等。同時，強化二級庫的管理，保證消耗物資的發(fā)放與處方進行掛鉤，有利于庫存準確性以及真實性的提升，結(jié)合物資預(yù)算以及科室物資消耗定額情況，不斷完成物資采購以及物資發(fā)放的控制，實現(xiàn)整體物資管理過程控制。這一過程中，需要保證物資管理以及財務(wù)系統(tǒng)等子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享。醫(yī)院在長時間發(fā)展中，物資材料管理需要重視物流管理系統(tǒng)的建立與使用，充分發(fā)揮管理的作用，實現(xiàn)醫(yī)院材料成本有效控制。

2 醫(yī)院物流管理信息系統(tǒng)概述

在醫(yī)院運行過程中，物流管理信息系統(tǒng)主要是指加工處理物流相關(guān)信息，實現(xiàn)物流以及資金流的有效控制以及管理，可以為醫(yī)院管理人員提供信息數(shù)據(jù)的分析以及決策支持，以此構(gòu)成人機結(jié)合的管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)的應(yīng)用可以收集、傳遞、加工、保存醫(yī)院不同物流數(shù)據(jù)與信息，將有用的信息傳遞到使用人員。通過這種方式幫助醫(yī)院進行有效管理，醫(yī)院物流信息管理系統(tǒng)可以保證網(wǎng)絡(luò)化、智能化、集成化等優(yōu)勢，同時具備較高的動態(tài)性、實時性等，醫(yī)院整體物資的使用可以實現(xiàn)可視化、動態(tài)化以及精確化管理[1]。

3 物流管理整體思路概述

在物流管理整體流程中，主要包括以下幾方面：（1）現(xiàn)狀。目前，我國醫(yī)院物流管理依然處于初期使用階段，并且深入化應(yīng)用物流管理的核心功能，比較常見的有高值耗材管理應(yīng)用、庫存預(yù)警管理應(yīng)用、供應(yīng)商資質(zhì)管理等。在提高物流管理應(yīng)用水平之后，可以掌握醫(yī)院物流管理需求，以此為依據(jù)，設(shè)計醫(yī)院物流管理系統(tǒng)。（2）需求。物流管理流程的合理性，保證采購管理的透明化，庫存數(shù)據(jù)提高準確性，供應(yīng)商付款具有計劃性，在物流數(shù)據(jù)獲取之后可以及時提供到相關(guān)部門，為分析報告提供支持。（3）設(shè)計思路。主要有兩方面內(nèi)容，分別是內(nèi)部模塊設(shè)計以及外部模塊集成化設(shè)計。內(nèi)部模塊設(shè)計主要有物資采購計劃管理、訂單管理以及庫存管理等，在內(nèi)部單據(jù)信息有效溝通之后，不斷完善物流系統(tǒng)的基本化應(yīng)用。外部模塊化設(shè)計，主要是醫(yī)院的財務(wù)管理系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)等部分子系統(tǒng)集成化設(shè)計應(yīng)用，對信息孤島問題有效解決，有效利用數(shù)據(jù)共享以及信息化資源，降低資金成本[2]。

4 物流信息管理系統(tǒng)應(yīng)用過程中存在的問題

目前，大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)實施醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)、收費系統(tǒng)以及辦公自動化等，尤其是在中心城市的三甲醫(yī)院應(yīng)用較多，醫(yī)院門診、掛號等流程中逐漸實現(xiàn)電子化、一部分醫(yī)院在取藥位置也實現(xiàn)了條碼技術(shù)，但是這種技術(shù)的應(yīng)用僅僅是局部范圍，難以為醫(yī)院的整體決策提供更加全面化的科學(xué)信息，因此大多數(shù)的信息系統(tǒng)僅僅停留在財務(wù)結(jié)算作為核心的運行模式，不能擴大覆蓋面，只在局部位置后進行醫(yī)院業(yè)務(wù)試驗作用，在外部環(huán)境協(xié)調(diào)以及內(nèi)部環(huán)境整合中應(yīng)用不多，其中物流一體化的作用支持更是少之又少。（1）醫(yī)院物流管理系統(tǒng)中資產(chǎn)不明確。長時間管理過程中，使用的管理手段缺乏科學(xué)性以及動態(tài)性，物資管理方面較為粗放，因此物資清查盤點工作經(jīng)常是混亂的狀態(tài)，難以做到賬務(wù)與實際情況符合，管理數(shù)據(jù)難以保證正確性，實物資產(chǎn)家底不夠清晰，不能為醫(yī)院的資產(chǎn)管理決策提供更加準確的科學(xué)化依據(jù)。（2）實際采購與預(yù)算工作難以掛鉤。醫(yī)院物資采購以及使用需要在預(yù)算支持下進行，但在實際采購過程中，涉及的物資種類較多，型號多，市場價格變化幅度大，與物資質(zhì)量也產(chǎn)生聯(lián)系，實際采購階段不能有效控制物資價格，并且突發(fā)因素影響也會追加部分物流品種，執(zhí)行預(yù)算工作難易度增加。在以往采購工作中，物資采購缺乏較為詳細的記錄，并且采購預(yù)算缺乏科學(xué)化的依據(jù)，采購預(yù)算整體合理性較低，經(jīng)費也較難控制，物資采購以及消耗過程缺乏有效的預(yù)算控制[3]。（3）物資重復(fù)性購置。在管理過程中資金與物資管理經(jīng)常處于脫離狀態(tài)，難以將存量資產(chǎn)與增減變化情況納入年度預(yù)算中，不能實現(xiàn)同步管理，醫(yī)院在實物資產(chǎn)采購以及使用過程中，難以統(tǒng)一化管理，部分物資的使用需要由單個部門自行訂貨和定量等，物資管理存在盲目性，因此在一定程度上造成項目重復(fù)建設(shè)、設(shè)備也出現(xiàn)重復(fù)購置情況，資金使用投入也存在重復(fù)性。（4）與財務(wù)系統(tǒng)斷層。物資使用需要貫穿到整體臨床科室中，因此其出庫以及入庫等數(shù)據(jù)需要進行手工管理，通過手工填寫記賬憑證等，財務(wù)工作人員的工作量無形之中增加。臨床醫(yī)生在開具醫(yī)囑過程中，收費材料不能實現(xiàn)醫(yī)囑核銷，成本核算難度較大。現(xiàn)如今使用的物流信息管理系統(tǒng)僅僅是記錄物資出入庫以及加和，沒有與醫(yī)療業(yè)務(wù)產(chǎn)生的物資消耗相連接，因此物資消耗支出以及資產(chǎn)難以通過系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)共享。物資管理長時間處于信息孤島的狀態(tài)，信息不能充分共享，單一科室不經(jīng)常使用設(shè)備，不能借用到其他科室，臨床科室工作開展中固定資產(chǎn)使用情況不清晰，信息封閉，部分物資難以及時調(diào)整使用，資源長時間閑置。（5）資金流失情況比較嚴重。醫(yī)院物資管理過程中，缺乏動態(tài)性的跟蹤設(shè)備，資產(chǎn)管理情況不明確，不能進行物資的全過程監(jiān)督以及管理，難以及時管理和控制待處置資產(chǎn)、庫存資產(chǎn)等，醫(yī)院資金流失現(xiàn)象比較嚴重[4]。

5 醫(yī)院物流信息管理系統(tǒng)應(yīng)用分析

5.1 醫(yī)療物資管理模塊

這一管理模塊的主要功能有網(wǎng)上物資采購技術(shù)、審計采購計劃、庫存管理以及賬務(wù)處理等[5]。使用一定數(shù)量的客戶端可以對醫(yī)院不同獨立核算單位以及機關(guān)進行網(wǎng)上配送，降低過程中的人力投入資本，完善以及優(yōu)化采購流程、供應(yīng)流程等，對工作效率具有提高作用。針對二級庫房的管理，聯(lián)系醫(yī)院器械信息以及患者信息，提高科室行為的規(guī)范性，增加管理過程中的成本意識以及風(fēng)險意識。在高值耗材管理過程中，采取零庫存管理模式，實現(xiàn)精確化管理。在整體醫(yī)院運行過程中，高值耗材需要首先建立產(chǎn)品信息、供應(yīng)商信息等相應(yīng)標準信息庫，患者在使用之后，使用條碼掃描高值耗材，實現(xiàn)系統(tǒng)自動完成入庫、出庫等工作。高值耗材條形碼使用過程中，可以建立不良事件的快速追溯機制，保證醫(yī)院避免相應(yīng)的風(fēng)險，社會效益較好。

5.2 應(yīng)付款管理模塊

該部分管理模塊主要目的是保證物資會計可以更好地了解醫(yī)院與供應(yīng)商采購資金付款以及未付款的情況，在采購過程中供應(yīng)商提供的發(fā)票信息以及付款信息有效記錄之后，可以實時了解應(yīng)付款額的情況，為醫(yī)院財務(wù)部門以及領(lǐng)導(dǎo)審批提供審批付款的依據(jù)。這一過程需要注意實時記錄發(fā)票以及付款信息，周期性地提供供應(yīng)商付款報表，財務(wù)部門以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)之間的審批流程需要明確并且簡化，掌握財務(wù)資金的實際使用情況，實現(xiàn)資金的合理化應(yīng)用[6]。

5.3 消毒供應(yīng)室管理模塊

消毒供應(yīng)室管理屬于物資管理中的下級模塊，消毒供應(yīng)室工作開展在整體醫(yī)院質(zhì)量管理中占據(jù)重要作用，使用現(xiàn)代信息化手段可以保證消毒供應(yīng)室的科學(xué)化管理。消毒供應(yīng)室進行財務(wù)管理，主要包括以下幾種管理功能，分別是領(lǐng)用管理、交換管理、消毒管理以及借用管理。這一管理模塊與物資管理模塊中需要共享物資編碼庫，核算供應(yīng)商等相應(yīng)信息數(shù)據(jù)，在共同使用服務(wù)端，不斷優(yōu)化管理流程，減少科室的工作量，提高消毒供應(yīng)室的保障效率[7]。

5.4 采購訂單管理模塊

采購訂單管理可以為庫房管理提供準確的收貨信息，有效控制內(nèi)部采購的審批流程。采購訂單的使用可以為供應(yīng)商的送貨工作提供比較完整的采購信息。倉庫管理人員掌握訂單實際情況，具有周期性，提前做好收貨準備。審批工作是流程的核心部分，因此審批環(huán)節(jié)越少，工作效率越高；采購流程確認之后，掌握物資材料的庫存情況，以此確定最終的采購量；工作人員可以打印采購單，將其與采購合同共同交給供應(yīng)商，作為采購依據(jù)使用。每個月份的采購計劃需要有效核對，保證科室采購需求量與其消耗量符合，避免超儲情況出現(xiàn)；針對長期未供貨的采購訂單需要使用催貨單[8]。

6 結(jié)語

醫(yī)院物流信息管理系統(tǒng)將科室需求作為業(yè)務(wù)核心，主要目的是降低庫存成本，減少總運營成本，以此提高收益效果。通過綜合管理水平提升，提供物流信息管理需要的分析數(shù)據(jù)，提高管理質(zhì)量。