構建大數據時代高校檔案信息化管理體系的實踐探索

銀冬冬

（河池學院 廣西 河池 546300）

1 引言

高校檔案管理工作的實施還未將經濟效益充分發揮，所以加強管理十分重要，尤其是在大數據時代背景下，內部各個部門都開始使用電子文件。所以，有必要促使文件管理能力的提升，實現檔案資料的充分利用，確保在數字化模式下，維護高校檔案信息的整體安全。

2 高校檔案管理工作中存在的問題

2.1 信息孤島問題

基于目前的實際情況調查分析，我國缺乏對檔案管理數據庫的設立，盡管在實際上針對地區情況和自身形成了符合的檔案信息庫，也開始加大力度實施管理。但是，在期間沒有構建高校檔案管理信息的統一平臺，不同地區、不同高校之間不僅無法達到信息的共享，現代化高校檔案管理工作水平也得不到提升。

2.2 供求問題

高校檔案管理工作在當前劃分中一般都是按照區域進行的，對資料信息的查詢比較難，并且制定的檔案管理體系也不完善。在該情況下，導致工作人員在其中管理不認真。在該情況下，給跨區域、跨體制管理工作帶來很大挑戰，無法促使高校檔案管理水平的提升。

2.3 高校的檔案管理人員意識不足

在高校實際管理工作中，內部的政務系統一般是獨立運行的，如果在期間增加大數據技術，將給高校檔案管理帶來很多難題。在實際執行工作期間，管理人員的發言權利少，因為人力資源受到的限制，還無法在檔案管理中進行大量數據的處理和收集以及共享。

2.4 軟實力和硬環境不符合

和軟件研發、政策推行工作比較，提高人員素質比較容易，有利于高校檔案管理工作的信息化管理。且在理論研究方面，檔案管理工作的信息化管理也面對很大挑戰，為了加強對各項問題的解決，需要對目前的檔案管理現狀充分解決，促使基礎理論的變革與發展。特別是在大數據背景下，隨著高校檔案信息類型的多樣化，目前的管理方式還無法充分應對。大數據背景下信息量更多，信息增長速度快，在大量的信息庫中，要對一些價值較高的信息進行挖掘，保證檔案管理水平的提升，還需要在工作中積極思考[1]。

3 高校檔案管理工作的特征

3.1 規范化

高校檔案管理工作在執行和開展期間，為了保證整體更加科學、有效，實施檔案和有關的信息管理工作中，需要遵循一定的規范性和標準化原則。這樣不僅能促使檔案管理工作的穩定執行和開展，也將更好地完成高校檔案管理工作。同時，在高校檔案管理工作內部，還需要每個人員增強意識，認識到高校檔案管理工作的意義，且結合實際執行出完善的實施方案，促使管理價值的充分發揮。還需要加強對先進檔案管理設備的引進，使檔案管理工作水平和質量提升。內部的管理人員也要加強學習，提升自身的操作水平，促使設備作用的最大化實現[2]。

3.2 多元化

高校的檔案內容主要是師生信息、科研信息以及學校的發展史等多個方面，其存在一定的文化性和精神性特點。高校檔案能在很大程度上為高校發展提供強大保障，還具備一定的服務功能和管理模式。但是，在現代信息化社會發展中，社會和高校都要積極促使其多元化管理功能的發揮，對檔案管理的形式和功能進行創新，保證高校檔案管理工作得到數字化建設，實現資源的共享。

3.3 信息化

在現代社會不斷進步和發展下，信息技術被廣泛應用，在各個地區都增加了資源的共享利用。隨著現代信息化資源和人力資源相互結合，能為社會的經濟發展提供強大保障。加強高校檔案管理工作的信息化發展，基于現代化先進技術的使用，能促使信息收集、信息整理和信息利用等工作的結合，基于具體的工作目標，也將保證高校檔案管理工作服務質量的提升，按照具體的工作要求促使高校檔案資源的充分使用。

3.4 社會化

高校檔案管理工作在執行期間還需要遵循社會化原則，將其與市場經濟發展情況相互結合，特別是在較為復雜的社會環境中，面對較復雜的差異性，更需要促使管理模式的社會化。該模式的使用需要和公共政策下的創新要求符合，能對流動人員的檔案信息實施管理，保證檔案內容和范圍得到擴大[3]。

4 大數據時代下高校檔案管理體系的實踐策略

4.1 理念的轉變

在現代教育工作執行和開展期間，為了促使我國人民素質的提升，符合新時期課改需求，高校開始擴招。在高校辦學規模擴大的情況下，檔案內容的類型也更多樣，在此形勢下，高校檔案管理工作面臨很大挑戰。因此，為了解決其中的問題，在大數據時代下，高校需要積極轉變傳統理念，形成信息化理念。理念的轉變具有重要作用，如能夠實現檔案信息的傳輸，避免浪費大量的人力成本，實現工作水平的提升。同時，還需要避免受到紙質資源的限制，使用電子檔案能解決紙質檔案使用期間存在的問題，在儲存方面也更方便。在傳統的管理工作中，會浪費大量的精力和時間來規劃和管理。但是，使用現代信息網絡則不同，能夠實現信息的自動分類儲。不僅如此，理念的轉變還能夠達到信息的交互性，促使信息獲得共享，在較短的時間內就能獲得信息傳輸。所以說，在大數據時代背景下，需要對傳統的管理理念進行優化，構建電子信息檔案，促使管理水平和管理質量的穩定提升。在高校的檔案信息化管理工作中，還需要對大數據時代下的管理條件充分分析。盡管在管理中使用了網絡平臺，但是很多是人為操作。所以，要加強對人員的培訓，保證工作人員實際操作能力的提升。并且，在實際工作中，還需要對大數據管理平臺的使用實現科學管理。一般情況下，網絡使用中會存在一些安全漏洞，容易引起檔案信息丟失、被篡改等問題，所以促使平臺作用的發揮，能維護整體安全，提升技術水平，這樣不僅能有效維護信息的安全性，減少信息被篡改問題，也將保證信息管理水平的穩定提升[4]。

4.2 實現數字化管理

在檔案管理工作實際執行和開展期間，因為其中也存在很多的專業術語，且在不同的環境下，其設定的含義也是不同的，加上工作人員的自身素質較低，都為高校檔案管理工作質量帶來影響。從當前實際情況分析，我國高校內很多的檔案管理人員都為非專業，在日常工作中產生的問題未積極解決，長期發展下將給檔案管理工作帶來很大難度。所以，利用相關制度和條例等對工作實施制約還不利于整體的規范化，還需要基于集成理念，使高校結合自身實際情況設立電子檔案的使用方案，促使信息集中化平臺的形成，這樣不僅能解決目前高校檔案管理工作中的問題，也將發揮一定的數字化管理作用[5]。

4.3 集成系統問題的解決

為了對集成系統問題進行解決，保證管理功能更完善，要為其提出多種方式。利用收集方式積極調查集成系統中的問題，并對其中的問題詳細研究，得出多種收發文件輸出格式、數據結構等，使資源資料更完善。也要在此期間基于實際增加文件批量輸出的電子格式和數據歸檔標準等，并實施電子檔案的有效保存。同時，還需要對當前的管理系統再次開發，整體轉變為電子文件，在實踐工作中通過對檔案集成平臺的使用，完成所有檔案信息的統一管理[6]。

4.4 增強高校檔案管理的實用性

將高校內的紙質檔案轉變為電子檔案，并對其積極管理，認識到該工作的作用。可以將電子檔案的集成系統建設作為主要技術，在當前實際發展階段，電子文件在建設中的很多業務都為外包模式，要求專業公司來執行。盡管如此，也容易造成很多不足。因此，按照具體標準完善電子檔案數據格式，能對電子文件進行批量轉移，也能加強對高校檔案管理軟件的再次開發。電子文件的管理系統也將實現信息的異地歸檔和管理，這樣不僅保證電子檔案管理工作更方便、更實用，也將促進電子文件集成管理工作的穩定發展[7]。

4.5 檔案信息管理系統的整合

在對高校檔案管理系統進行整合期間，首先要結合實際制定有效的檔案接傳實施方法。在管理中，特別是要對內部的數字檔案、目錄以及格式等進行管理。通過有效技術的使用，能使電子文件模式上傳為主要的電子文件異地備份方式，這樣在對檔案管理期間將解決其中的各項問題。在該工作實際執行和開展期間，不僅能加強對高校電子檔案批量遷移問題和儲存問題，也能促使電子檔案信息的有效使用[8]。

4.6 基于信息技術使用商業智能技術

為了對大量的數據信息進行處理，在計算機信息技術不斷應用中，開始增加基于數理統計、聯機分析處理以及數據倉庫為基礎的商業技術，該技術能夠促使資源的優化配置。

4.7 構建信息平臺

信息平臺架構體系的形成能為高校資源管理工作提供重要支持，能夠在不同角度上對高校的各個教學數據、教學質量以及運行狀態詳細分析。同時，還可以將商業智能技術應用到高校的信息化管理中，以發揮數據挖掘、預警和預測以及智能化分析等工作的作用。

5 結語

在大數據時代下，高校的檔案管理工作開始增加對先進技術的應用，以促使檔案管理工作質量的提升。在實際工作中，需要積極轉變管理理念，打造專業化的信息平臺，促使檔案管理系統更加完善。在其作用得到發揮的同時，還需要建設完善的檔案管理體系，以為我國高校檔案管理工作的積極發展提供強大保障。