淺析檔案中信息化管理的應用

王 娟

（甘肅省水利科學研究院 甘肅 蘭州 730000）

1 引言

檔案是研究人員在研究活動中產生的極具價值的數據資料。新時期，檔案管理信息化水平不斷提高，為了進一步完善信息化管理工作，要重視結合大數據背景，通過有效利用大數據技術，提高檔案管理能力，能夠為檔案管理工作開展提供有效的技術保證。因此，本文分析了檔案管理信息化背景，提出了信息時代背景下開展檔案信息化管理的具體方式[1]。

2 數字化技術在檔案管理中的應用價值

當前信息技術的成熟度不斷提升，將社會帶入了全新的數據化時代。數字方式可明顯改善人類的思維和生活方式，同時也對檔案管理工作的實施產生根本影響。大數據時代的突出特征是需要處理的數據信息量龐大。數據的呈現形式多元化，除了傳統的文字，還有視頻、圖片等，這便對檔案管理提出了更高的需求。數據時代中各項數據信息的密度更高，速度與效率也較高，同時價值偏低，數據以量化形式向人類傳輸，以上均為大數據時代的顯著特征。

2.1 提高檔案信息的可靠性

各個企事業單位檔案包含諸多方面的信息內容，一旦信息檔案出現偏差，將會影響企事業單位各項工作的統籌兼顧，同時將會嚴重阻礙各項工作的開展。之所以出現這些現象，主要在于檔案管理不到位，工作方法不恰當。因此，為了避免類似問題出現，數字化技術在檔案管理中的應用，有助于實現檔案的數字化管理，進而保證檔案信息的可靠性。基于整體的角度來分析，在檔案管理中引進數字化技術，有效解決了傳統檔案管理存在的問題，彌補了其缺陷和不足，其最大應用價值在于保證了信息的可靠性。

2.2 提高檔案信息的全面性

據調查顯示，諸多檔案企事業單位所搜集的數據信息往往存在一定的局限性，不能夠涵蓋其發展所需的信息。當前這一問題的出現，其歸根到底在于：各企事業單位在進行檔案管理時，并沒有給予數字化技術足夠的重視，仍然保持著以往的管理觀念。在許多情況下，我們的檔案管理并不能夠有效收集檔案信息，因此檔案信息自然很難實現，而數字化技術在檔案管理中的應用，有助于實現檔案管理的數字化，提高了檔案信息的全面性[2]。

3 檔案管理現狀

當前檔案管理中，管理信息化程度相對較低，極大地影響了檔案資料的管理和使用效率。

3.1 歸檔查閱耗時費力

一般來講，紙質的檔案資源都有專門的地方存放，也就是通常意義上的“檔案館”，不過由于紙質文件歸檔過程較為麻煩，有時會發生材料在使用完歸檔前丟失、管理人員疏忽檢查存放錯漏等問題。加之傳統文書檔案存放地點固定，因此倘若想要借閱相關文件，就一定要到檔案館聯系管理人員入庫尋找，這對著急使用資料但卻無法在第一時間抵達檔案館的人員來說，是一種極大的困擾。其次，部分高密級的重要文檔，通常有且只有一份，無法同時滿足兩個以上群眾使用，導致有關工作人員無法及時更新信息。最后，受工作時間限制，無法實現24 h查閱。

3.2 保管過程較為繁瑣

傳統的文書檔案原件絕大部分都是紙質的，但紙張的材料為樹木原漿，即使經過了防腐處理，但經年累月受不可抗力的影響，再加上材質自身的物理、化學性質改變、正常的翻閱磨損等，均會產生不同程度的傷害。除紙張自身外，存放紙張的地點、管理紙張的人員等變量，使得管理過程變得較為繁瑣。歸檔時，由于過多的文檔數量與檔案部門，對規章制度也有著眾多要求。文件在歸檔時，亦要嚴謹地收發、登記、批示、修改、定稿、辦理、借閱，以保證紙張文件完整性，才能夠在最大程度上避免文字材料缺失、統計報表不全、檔案管理混亂[3]。

4 檔案信息化管理的策略分析

檔案是信息與載體的綜合物，作為一種信息資源不斷發揮著積累與傳承作用。文獻檔案不僅能夠準確記錄社會的發展歷程以及具有特征的活動事件，還具有自身獨特的信息價值。無論使用技術還是文件管理方法均無法對冗繁的數據信息進行有效的處理，這便導致相關檔案管理部門無法獲取及時有效地信息反饋，從而顯出一定的滯后性。在大數據時代，對數據的管理和存儲能力的提升是時代發展的必然要求，因此檔案管理機構應迎合新的時代發展趨勢，對文化資源進行有效保護，進一步完善檔案管理的制度和流程，從而挖掘檔案的附加價值，將文件管理的功能發揮到最佳狀態，從而加速檔案管理工作提升的步伐。

4.1 提升對信息技術的重視

為了使研究院所的檔案管理工作的信息化建設得到改善和優化，必須針對現有問題提出有效的解決方案。研究院所的領導、管理層必須具有現代化建設的意識，加快速度完成研究院所檔案管理工作的信息化，深刻了解研究院所檔案管理工作信息化建設之后所帶來的良好效果。同時，加強對研究院所檔案管理工作信息化的建設，能夠改善目前研究院所檔案管理工作的現狀，推進研究院所的健康快速發展。在研究院所領導人和管理層的充分重視之下，研究院所檔案管理工作的信息化建設速度以及建設質量才能夠得到保障。只有如此，才能夠有效推動研究院所檔案管理工作的信息化建設，保障研究院所的健康發展。

4.2 提升檔案管理人員的信息技術素養

研究院所領導人和相關管理層應當綜合、全面地了解目前研究院所檔案管理人員的綜合素質，并針對研究院所檔案管理人員的現狀，展開相關的素質培訓、信息化建設培訓、技能培訓等。這里值得注意的是，研究院所檔案管理工作的信息化建設是一個專業性比較強的建設，所以需要有專業技術人員到研究院所定期進行培訓，并檢查管理人員的日常工作。通過培訓和工作檢查，能夠幫助研究院所檔案管理的管理人員不斷地學習和改進，提升自身的綜合素質，能夠為研究院所的檔案管理工作的建設提供足夠的支持，快速幫助研究院所實現研究院所的檔案管理工作信息化建設。

4.3 樹立大數據下檔案管理的新理念

在檔案管理工作中，相關人員應在技術不斷提升的環境下，積極革新檔案管理理念，從而為具體的工作提供有效的指導。為了達成上述目標，需要做好以下工作：一是在實施檔案管理工作時，提升大數據的意識。未來，檔案信息化管理主要圍繞大數據技術來實施，因此工作人員應建立更為前沿的理念，充分意識到大數據技術對檔案管理工作的價值和作用，并借助當前的技術水平創新信息的管理路徑，從最基礎的技術水平逐漸發展到更為繁瑣的大量信息識別與處理，從而全面提升檔案的管理水平。從實施檔案管理工作的角度分析，大數據技術的應用范圍逐漸拓展，其使用的先進性也被更多的業內人士認可，通過大數據技術實現檔案管理也將成為發展的必然趨勢。二是優化數據信息的管理方法。此后實施檔案管理時應進一步發揮大數據技術的先進性優勢，通過利用技術完善檔案管理的流程和路徑，如建立電子檔案時，工作人員便可借助大數據技術來實現對信息的檢索，根據檔案的具體類別、存儲時間等線索來將龐雜的檔案信息進行分類整理，從而提升檔案存儲的系統性。在實施檔案信息的檢索和調閱時，工作人員也可將檔案管理工作更加細化，例如針對人事檔案的管理，便可在“人事管理”中實施信息的處理，通過大數據技術提取人員的工作軌跡，并將相應的信息發送給用戶，從而降低依次查閱檔案信息的繁瑣程度，充分提升工作的效率。

4.4 實現各部門檔案數據的統一管理

在大數據環境下的檔案管理工作中，各相關部門應將所有的數據信息進行統一的報關，保證檔案管理水平的一致性。因此需持續改善管理的路徑，積極促使相關部門充分挖掘大數據技術的優勢。以當前各項技術的發展形勢來看，以數據時代為背景，檔案管理工作已經實現了云存儲和計算職能，通過更為標準化的建設，工作人員可進一步對各類檔案信息進行創新管理，在完成整個單位信息的統計后，通過標準化的建設將不同種類的檔案信息進行匯集，將指標檔案、人事檔案等統一匯集到云平臺中，以此為檔案管理的各流程和業務主體提供使用的便利，實現檔案數據的全面共享，從而不斷滿足未來檔案信息管理更高的需求。

4.5 構建完整的大數據檔案信息平臺

為了實現最佳的檔案管理工作效果，在實施檔案信息管理時，應建立不同的數據流通和共享平臺，在實際工作中應充分挖掘并發揮大數據技術的先進優勢，以此提升檔案管理的質量和效果。在具體的實施階段，工作人員應充分借助大數據平臺，運用標準的信息數據存儲、接收、清理等處理環節，對各檔案信息的整理進行優化和改進。后續實施中，工作人員也需充分發揮大數據技術的優勢，深入探索數據平臺的先進性，從而摸索出未來大數據檔案管理的新方式。如可通過對大數據的采集將個人信息上傳到網絡中，如果產生信息需求，便可通過數據識別來進行更有針對性的信息檢索，從而獲得員工個人的全面信息，方便單位對員工的檔案進行統一的整理和存檔處理。對此，工作人員應熟練應用大數據技術來整理和編輯檔案信息，不應將不完整或者相對獨立的數據作為檔案管理的重點。因此，在情況允許時，應建立更為全面和完整的數據信息平臺，對所有的信息進行統一的處理和分析，在充分溝通的情況下完成檔案資料的完善，以此滿足未來更高的檔案信息需求[4]。

5 結語

綜上所述，在開展檔案信息化建設過程，要結合檔案管理工作實際，科學制定更加完善的信息化管理模式，從而才利于全面提高檔案管理質量。希望通過以上闡述，能夠不斷提高信息技術與大數據應用水平，以便為檔案信息化工作開展奠定良好基礎。