研究所科研儀器設備管理探討

黃媛，韋瑋

（中國科學院寧波材料技術與工程研究所資產管理處，浙江 寧波 315201）

科研儀器設備作為實施科技創新的重要組成部分，是技術裝備水平的重要標志，是賴以正常科研活動和解決卡脖子技術的物質基礎。近年來，隨著國家對科研投入加大，科技條件得到了顯著改善。這些科研儀器設備的引進，大大改善了科研基礎條件，推動了科研工作的開展。據調查分析，發達國家大型儀器設備的利用率高達170%～200%，而我國價值100萬元以上的大型儀器設備使用率為63.5%，且對外服務時長比例偏低，僅為24.3%。因此如何做好科研儀器設備的管理，優化資源配置，充分發揮其作用，是當前亟需解決的問題。

1 科研儀器設備管理現狀

儀器設備管理體系不夠健全。研究所科研儀器設備具有數量大、種類多、增速快、分布散等特點。儀器設備管理涉及人力、財務、采購、業務等多個部門，每臺儀器設備涵蓋從論證、配置、驗收、使用、保養、維修、調劑、處置等的全生命周期管理。儀器設備管理缺少科學手段對管理制度的執行情況進行有效監管和評估。

儀器設備配置論證不充分。實驗室在做設備配置預算時，有時為了項目結題而配置，有時沒有了解已有設備存量和使用情況，重復配置一些設備，造成經費的浪費。有些實驗室配置設備時未充分考慮儀器設備的通用性，十分不利于相近學科之間的交流及相互滲透，不利于交叉學科的發展。

儀器設備使用和管理水平有待提高。操作人員對進口的精密儀器設備缺乏專業的技術培訓，對設備的新功能開發和研究不夠。操作人員流動性也給儀器設備的管理增加了難度。設備管理員沒有掌握設備基礎維修技能，發生故障時只能請廠家維修，維修周期長、經費不足等導致儀器設備處于閑置狀態或造成了部分儀器設備使用壽命提前終止。

管理模式和工具落后，儀器設備共享程度低。設備管理業務涉及多個部門，部門間存在業務交叉，傳統的分散管理模式導致儀器設備基礎數據不能自動關聯共享，不利于儀器設備管理部門對儀器設備的運行和管理信息的整合分析。未建立良好的開放共享機制，有些儀器設備因研究方向調整處于閑置狀態，有些受時間、人員和維護經費等限制，共享未能達到預期成效。

2 對策措施

隨著科學技術的發展，儀器設備在科學研究中所起到的作用越來越大，一套科學有效的儀器設備管理方法對推動實驗室建設和科研水平的提升非常重要。

2.1 健全管理體系，完善各項制度

寧波材料所建立健全儀器設備管理體系，縱向構建了涵蓋分管領導、儀器設備管理部門、業務部門、實驗室、儀器設備管理員、儀器設備責任人的管理體系，明確儀器設備歸口管理部門、儀器設備管理的責任部門和責任人，管理職責層層落實、明確到人。橫向按照儀器設備的不同類別，制定了50萬元及以上大型儀器設備、特種設備、測量設備等各類設備的專項規定，抓住重點環節，細化各項要求，促進各項工作落到實處。

建立了儀器設備專家庫，對設備購置、改造、技術鑒定和處置等進行評審，提出意見和建議，促進管理決策科學化。建立了儀器設備管理工作獎懲機制，將儀器設備管理工作納入部門績效考核。根據《考核標準》中的考核細則，獎勵表現優異的個人和集體，提高儀器設備管理工作的積極性和重視度。

2.2 合理配置資源，強化內控管理

儀器設備配置在滿足發展需要的同時應遵循勤儉節約、講求績效的原則。首先要從源頭上保證預算編制的有效性和合理性。寧波材料所根據學科發展需要、科研任務實際需求、課題經費及已有設備等情況編制并審核預算。50萬元及以上大型儀器設備的預算組織專家對配置需求的必要性、緊迫性和通用性等進行評議。預算經辦公會議審核后報上級管理部門審批。

實驗室根據預算提出儀器設備采購需求，包括性能指標技術需求，售后服務及相關要求，不同品牌供應商調研情況，同類儀器設備使用用戶考察交流情況等。按不同金額、不同審批權限實行自行采購和采購部門集中采購，采購部門定期建立更新合格供應商名錄，定期對供應商進行評定。進口設備和政府采購設備按有關規定辦理。采購部門在接到采購申請后，對供應商情況、報價方案等進行復核，視需要開展市場調研，并視情況組織儀器設備分析會、專家論證會。儀器設備驗收時成立驗收工作組，編制驗收方案和細則。測量設備委托計量部門進行計量，作為儀器驗收依據。

2.3 加強技術培訓，提高業務水平

儀器設備使用及管理人員的專業技術水平及工作能力對儀器設備的使用時間長短和應用程度是息息相關的。建議至少安排2名人員全程參加，若其中1名人員不在崗時有人員替代。其他人員在使用儀器設備前，必須經過培訓，學習儀器設備的性能、技術規范和實際操作技術等，考核合格并得到儀器設備責任人、實驗室負責人許可后方可上機操作。

實驗室人員具有一定的流動性，應每年組織實驗室安全、儀器設備使用等培訓，定期邀請廠家工程師舉辦各種儀器設備相關培訓。組織儀器設備管理員到同行業參觀交流，增加儀器設備管理員培訓學習機會，提升儀器設備管理人員的管理水平。

2.4 完善管理手段，規范日常管理

寧波材料所通過優化儀器設備管理的各項業務流程，打通各部門間相關數據流轉共享。基于Browser/Server的設計模式、使用MySQL數據庫、采用Java語言開發了一套設備管理平臺系統。PC端和移動端均可登陸，操作方便，數據同步更新。

系統分為三大功能模塊：設備管理、統計分析和用戶管理。系統具備靈活的用戶角色和權限管理機制：

（1）普通用戶和儀器設備責任人可查詢全所設備基本信息，搜索閑置及擬報廢設備，預約設備并進行使用登記，查閱、下載設備檔案。可管理本人名下的儀器設備，添加編輯儀器設備基礎信息，對儀器設備進行保養登記，可對儀器設備申請維修、申請閑置和申請報廢等。設備管理系統通過短信及郵件發送業務申請，審批完成后可打印單據，系統同步更新儀器設備狀態。

（2）實驗室負責人和設備管理員除普通用戶權限，還可以查詢、管理本部門的儀器設備信息，查看實驗室設備統計數據及分析報表。

（3）系統管理員具有分發賬號、管理用戶權限、管理運維全系統數據信息、查看全所設備分析報表等權限。

通過設備管理平臺系統，可以實時跟蹤了解每臺儀器設備運行及管理狀態。還可對各類儀器設備的多項運行數據進行統計分析，為設備購置決策、設備選型、設備運維等提供數據支撐，提高管理的精細化水平。

2.5 加大開放力度，促進資源共享

在儀器設備管理工作中，寧波材料所積極拓展思路開展多種形式的閑置儀器設備利用工作：

（1）因科研項目、實驗室研究方向調整等原因不再使用的儀器設備，可通過設備管理平臺系統申請閑置，并作為可調劑儀器設備進行公示。有需要的實驗室可提出申請，審核后辦理內部資產轉移手續。截至2020年5月底累計調劑閑置儀器設備363臺。

（2）根據設備管理系統中各個儀器設備的使用頻率統計，對于使用率不高的儀器設備，比如年平均有效工作機時低于800小時，通過設備管理系統在網上預約，實現跨實驗室共享。

（3）寧波材料所將通用性強的儀器設備由研究所公共技術服務中心統一管理，在滿足研究所科研測試需求的前提下對外提供有償測試服務。納入公共技術服務中心統一管理的87臺儀器設備，2019年有效工作機時超過10萬h。

（4）寧波材料所加入了中國科學院的大型儀器區域中心，目前有102臺大型儀器設備納入中國科學院儀器設備共享平臺，2019年平均有效工作機時超過1500h，提高了大型儀器設備的使用效益。

3 結語

寧波材料所通過不斷完善儀器設備管理制度體系、加強配置管理，強化培訓、推動信息化建設，深化儀器設備的開放共享等工作，在一定程度上取得了一些成效。儀器設備管理是一項復雜、長期的系統工程，需要不斷探索和試行儀器設備管理思路和方法，合理配置和有效利用儀器設備，提高科研儀器設備管理水平，促進研究所科研工作快速發展。