淺談水利工程檔案文件材料“三性”管理

高 培 陳 琛 尹海濤 張 凱

水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。一個工程從立項開始至工程竣工驗收，其中每個環節、每個階段都將產生大量的檔案文件資料，都將產生大量的文件材料，只有按照規范要求科學系統地進行收集及歸納，方能使其滿足檔案資料專項驗收及后期運行管理使用的需求。由此可見，檔案文件材料的“三性”管理顯得尤其重要。

一、水利工程檔案文件材料“三性”驗收內容

根據《水利工程建設項目檔案管理規定》（以下簡稱《規定》）及《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》（以下簡稱《辦法》）等規范文件要求，歸檔文件材料的“三性”即文件材料內容的完整性、準確性、系統性，在《辦法》驗收評分標準中占分值66 分（總分100 分），只有確保歸檔文件的“三性”，才能進行后續工作的開展。

1.文件材料的完整性

按《規定》所附的“水利工程建設項目文件材料歸檔范圍與保管期限表”的內容進行檢查。歸檔文件材料的完整性主要驗收內容有：（1）建設前期文件材料（含設計及招投標等文件材料）；（2）建設管理文件材料（含移民管理工作相關材料）；（3）施工文件材料；（4）監理文件材料；（5）工藝、設備文件材料；（6）科研項目文件材料；（7）生產技術準備、試生產文件材料；（8）財務、器材管理文件材料；（9）驗收文件材料；（10）項目法人按規定完成項目總平面圖與綜合管線竣工圖的編制工作；（11）聲像材料；（12）監理單位對施工單位提交的工程檔案內容與質量提交專題審核報告；（13）電子文件材料。

2.文件材料的準確性

歸檔文件材料的準確性主要驗收內容有：（1）反映同一問題的不同文件材料內容應一致。（2）竣工圖編制規范，能清晰、準確地反映工程建設的實際。竣工圖圖章簽字手續完備；監理單位按規定履行了審核手續。（3）歸檔材料應字跡清晰，圖表整潔，審核簽字手續完備，書寫材料符合規范要求。（4）聲像與電子等非紙質文件材料應逐張、逐盒（盤）標注事由、時間、地點、人物、作者等內容。（5）案卷題名簡明、準確；案卷目錄編制規范，著錄內容詳實。（6）卷內目錄著錄清楚、準確；頁碼編寫準確、規范。（7）備考表填寫規范；案卷中需說明的內容均在案卷備考表中清楚注釋，并履行了簽字手續。（8）圖紙折疊符合要求，對不符合要求的歸檔材料采取了必要的修復、復制等補救措施。（9）案卷裝訂牢固、整齊、美觀，裝訂線不壓內容；單份文件歸檔時，應在每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章；案卷中均是圖紙的可不裝訂，但應逐張填寫檔號章。

3.文件材料的系統性

歸檔文件材料的系統性主要驗收內容有：（1）分類科學。依據項目檔案分類方案，歸類準確，每類文件材料的脈絡清晰，各類文件材料之間的關系明確。（2）組卷合理。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，組成的案卷能反映相應的主題，且薄厚適中、便于保管和利用；設計變更文件材料，應按單位工程或分部工程或專業單獨組成一卷或數卷。（3）排列有序。相同內容或關系密切的文件按重要程度或時間循序排列在相關案卷中；反映同一主題或專題的案卷相對集中排列。

二、水利工程檔案文件材料“三性”的落實現狀

1.關系不明確

目前，因管理組織人員一般身兼數職，且管理重點往往放在了工程實體建設管理方面，對檔案管理重視度不夠，致使各部門協調難度大，檔案資料交接與要求不符，無法滿足文件資料“三性”要求。

2.重視度不夠

在很多工程建設中對水利檔案文件“三性”管理不夠重視，雖然在實施前制定了相關制度，但多數不能很好地落實，導致檔案管理的混亂、殘缺、不規范。加之經費無法得到保障、設備設施配備不足，工作人員業務能力得不到提高，導致檔案收集歸檔沒有章法、不專業。

3.收集難度大

水利工程檔案資料的整編工作是由工程前期準備階段開始并一直持續到工程驗收結束，因此整個水利工程建設將產生大量檔案資料，造成檔案資料收集的難度很大。此外在水利工程施工過程中，經常存在各類突發問題，如方案調整、工藝變化、征遷矛盾等諸多因素，給檔案資料收集帶來諸多困難與阻礙。加之水利工程施工工序十分繁瑣，任何一個環節都將產生許多檔案資料，其中涉及到大量的部門、人員，如任何一個環節出現問題，均將導致歸檔文件材料的“三性”出現問題。

4.利用價值低

在工程建設過程中，參加各方均組建了檔案整編管理機構，進行了制度建立及經費、設備、人員的落實。但在實際操作過程中，有些參建單位在管理機構、人員配備、制度建設、明確職責、經費保障和設備設施配備等落實方面大打折扣，文件材料“三性”質量下降，甚至出現遺失重要檔案的情況。在工程后期的運行管理中，其移交的檔案資料無法提供參考、利用價值，嚴重的甚至給后期工程建設造成了不可估量的經濟和工期損失。

三、提高水利工程檔案文件材料“三性”的對策

1.強化檔案資料整編意識

水利工程施工資料是水利工程的基礎資料，資料整編是水利工程的必備工作，整編文件材料內容記錄并反映了水利工程建設的全過程，是水利工程施工驗收的重要依據，也具有對外及運管提供相關數據和參考的功能。因此，參建單位負責人應高度重視，明確本單位相關部門和人員的歸檔責任，切實做好職責范圍內水利工程方案的收集、整理、歸檔和保管工作。與其他工程項目相比，水利工程檔案資料編輯的要求更加精細與嚴格，因此需要各個部門給予充分配合，做好各項環節施工信息的收集、存儲，并由專人專項負責，這樣更有利于信息的管理和使用。除此之外，應明確檔案工作的分管領導、檔案工作機構或部門，并配有一定數量的專職檔案管理人員，建立由項目法人負責、各參建單位組成的檔案管理網絡，同時定期組織對檔案文件的“三性”進行考核檢查，發現問題及時進行通報，促進檔案整編工作。

2.完善檔案管理工作機制

首先，根據水利工程檔案收集與整編工作需要，制定科學合理、切實可行的檔案資料整編管理體系，明確各參建單位的職責、任務分工、工作流程、節點控制等，確保檔案資料整編工作的高效有序開展。其次，加強檔案資料整編工作的監督與管理，責任落實到個人，定期或不定期進行抽查，將檔案管理工作與工程進度款的申請撥付掛鉤，提高檔案資料整編人員責任意識，從而確保檔案文件材料整編與工程同步。

3.優化檔案資料整編環境

水利工程檔案資料整編對工作環境有一定硬性要求。在信息技術的推動下，有些檔案資料可借助網絡實現整理與存儲，但水利工程驗收工作及后續檔案保管仍需要相關紙質資料。為確保檔案資料的完整性，必須確保檔案資料整編的環境。具體做法：（1）建設與工作任務相適應的、符合規范要求的專用檔案庫房，配備必要的檔案裝具和設備，滿足檔案資料存儲防潮、防盜、防火等方面的硬性要求。（2）根據檔案編制工作需求，參建各方編制辦公設備采購計劃，確保檔案整編費用及時足額配備到位，確保設備、用具配置齊全。（3）按照國家信息化建設的有關要求，充分利用新技術開展水利工程檔案數字化工作，建立工程檔案數據庫，大力開發檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設與管理服務。

4.提高檔案整編人員素質

為確保檔案資料的“三性”，必須確保資料整編人員綜合素質滿足檔案整編工作的需求。（1）組建能夠滿足檔案整編需求的管理團隊，明確職責分工。（2）確保檔案管理人員有一定的檔案管理經驗，熟悉了解檔案整編與歸檔的標準，在處理實際問題能夠規范作業。（3）定期開展學習培訓，不斷提升整編人員業務水平、專業能力，準確掌握相關規章制度及操作流程。（4）建立并執行績效考核制度，提高整編人員工作積極性。

四、結語

水利工程檔案是水利工程竣工驗收的重要內容，應提前或與工程竣工驗收同步進行。凡檔案內容與質量達不到要求的水利工程，不得通過檔案驗收；未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程的竣工驗收。歸檔文件材料的完整性、準確性、系統性是水利工程檔案整編工作的重中之重，只有增強檔案管理意識，建立健全檔案管理機制及制度，配備專業的管理工作人員，采取先進的管理技術手段，才能夠確保檔案資料編制收集滿足完整性、準確性、系統性的要求