構建工程電子文件一體化系統

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工程文件是在工程建設過程中直接形成且具有直接價值的記錄，是工程管理的一部分，對工程建設活動具有約束和指導作用。隨著信息技術的發展，越來越多的信息化管理系統被應用到工程建設領域，用以輔助各參建單位進行項目管理。與此同時，大量的管理數據正以純數據化的形式產生和存儲，文件的載體也逐漸由原來的紙質往電子化發展，工程建設電子文件正呈現出爆發式增長。

隨著電子文件管理逐漸在電子政務、工程建設等各行各業發揮重要作用，我國也將電子文件管理列入國家戰略，并推行了一系列加強電子文件全生命周期管理和一體化管理的規章制度。2009年中共中央辦公廳、國務院印發了《電子文件管理暫行辦法》，為電子文件的規范化管理提供指導意見；2016年國家檔案局和發改委印發了《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》，對工程建設領域電子文件管理作了規定；2017年住房和城鄉建設部發布了《建設電子文件與電子檔案管理規范》規范建設電子文件的形成、歸檔、移交及電子檔案管理。這些舉措雖然在一定程度上保障了工程電子文件真實、完整、可用和安全，但僅僅管理電子文件本身，并沒有從工程建設管理的視角管理控制電子文件全過程。

工程電子文件一體化管理模型圖

建設管理數據是工程文件的基礎，尤其是在信息化環境下，電子文件關聯著工程業務管理，而現有的工程項目管理和電子文件管理往往是根據各自的需求雙線并行，這就導致了業務和文件脫離，不能充分利用技術優勢實現一體化管理。因此，從工程項目建設業務管理出發，以“前端控制”思想在電子文件形成前就針對性的展開一體化業務管理系統的設計，將原本處于“后端”的文件控制手段提前到業務過程中，將為實現工程電子文件全程管理提供重要的系統建設依據和指導。

工程電子文件一體化管理模型

電子文件一體化構建

文件生命周期理論作為現代檔案學的基礎理論之一，主要對文件運動的形式、過程、特點等進行全面系統的研究。根據文件生命周期理論，文件包含“現行階段、半現行階段、非現行階段”。工程電子文件一體化作為文件生命周期理論在工程文件管理上的應用，根據文件周期，分為文件全過程的工程建設業務管理、電子文件形成及控制、電子文件歸檔服務三部分，如工程電子文件一體化管理模型圖所示。

工程建設業務管理主要解決電子文件的原始數據來源問題，在信息系統的統一架構下，一體化的電子文件原始數據主要來源于工程質量、進度、費用等管理模塊數據，通過系統可實現電子文件數據的抽取和引用。電子文件的形成和控制以標準化為前提，主要包含業務的標準化和文件格式內容的標準化，以內置的標準化模板為基礎控制過程文件質量。電子文件歸檔服務是實現文件從現行階段到非現行階段的控制手段，應符合工程建設文件的歸檔立卷管理辦法，并滿足監管部門的存儲和移交要求。

工程業務及文件結構圖

工程業務文件結構

以公路工程建設為例，根據《公路建設監督管理辦法》和《公路工程建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》，對工程建設項目在工程實施階段形成的施工文件進行結構分解，依據項目法人、施工單位和監理單位劃分，與工程管理中“四控三管一協調”的業務管理目標相對應，如工程業務文件結構圖所示。

根據對施工管理業務文件結構的分解，結合電子文件一體化系統可以以有序、高效、負責的方式開展工程建設項目活動；方便公路建設項目業活動在所有從業單位內部和相互之間有效展開；以電子文件的方式記錄工程建設項目施工全過程活動，提升項目質量、進度、費用和安全等管理。

一體化系統總體架構

基于工程業務管理的電子文件一體化管理離不開系統支持，在構建系統的過程中，需要從底層開始架構，以標準規范、安全體系、運維支撐為框架，從下而上分為硬件支撐、基礎設置服務、系統集成服務、應用支撐、應用服務5層，系統總體架構如基于業務管理的電子文件一體化系統架構圖所示。

系統硬件層包括數據中心機房、標準機柜、配套的供電系統和安防系統，以保證系統的物理基礎。在硬件層上假設基礎設施服務，包括大數據環境下的彈性計算、數據庫、相應的Linux和Windows操作系統。系統集成平臺主要通過統一用戶主數據和統一工程結構主數據實現集中管理和數據關聯，同時提供質量、進度、費用等各業務數據的集成和數據交換。應用支撐層為實現一體化系統功能提供各項中間服務，包括業務過程控制的工作流服務、提供電子文件憑證性保障的CA認證服務、任務分發和推送的用戶管理服務和消息傳播服務等。系統應用層主要面向系統用戶，各參建單位人員通過應用服務實現一體化平臺工程建設管理和電子文件管理系統功能。

基于業務管理的電子文件一體化系統架構圖

一體化系統的業務過程管理

統一業務管理標準

信息化管理的前提是標準化，基于統一的工程劃分和標準用表管理并固化管理流程才能實現工程業務數據的互通互聯，達到數據內部聯通和標準管理的目的。

統一工程結構分解。為了便于對施工全過程數據進行關聯和科學應用管理，根據施工任務、施工管理和質量評定的需要，參建單位依據《工程質量檢驗評定標準》的劃分要求，制定統一的工程劃分原則，并建立統一的結構編碼。一體化系統需要建立在統一工程結構分解的基礎上，根據業務關系實現管理協同。

業務標準用表管理。統一項目用表表格體系，是建設項目業務文件管理控制最基礎的工作，也是最主要的工作之一，為了實現項目文檔管理的標準化，建立一套適應項目管理需求的工程用表。在建設一體化系統前，項目部需整理適用于項目的統一工程用表，內置入系統中，并以會議紀要的形式下發各標段，各標段內業負責人收到文件后，要對項目的管理人員交底。

業務過程流程控制。工序報驗根據管理方式及個人主觀理解不同，形成的報驗方法也會不同，為了使工序報驗標準化，防止同一個項目出現不同報驗方法，故對工序報驗存在不同報驗方法的地方進行統一。參建各方提出修改意見并確認，在系統設計時，嚴格按照標準流程進行工作流控制，指導管理人員的項目管理過程。

系統過程控制

在統一標準的前提下，開展項目工作結構分解（WBS），明確在電子文件一體化系統下各參建單位管理人員的過程管理任務。

過程用表關聯。統一工程結構劃分和用表與填表規范，建立工序與用表對應關系，使各參建單位文件數據填寫規范統一、相關表格的數據內容保持一致、各工序表格使用準確齊全。

管理計劃控制。以WBS計劃為基準，衍生出各參建單位及職能部門的管理計劃，將工程項目建設和工程結構劃分、工程施工文件直接關聯，能夠簡化施工單位、監理單位項目文件的填報、流轉程序，提高施工文件的準確性、規范性、及時性，實現流程化控制和遠程監控，控制文件及所記載數據的質量。

工作任務分配

通過系統確定任務分配，對于項目文件管理工作的有效實施起到至關重要的作用。劃分崗位職責、給相應人員分配具體的工作任務，管理人員依據結構樹或者期數匯總與統計每個崗位和個人的工作情況，并對整改項目進行統計分析，真正做到任務到崗、責任到人。

一體化系統的電子文件管理

電子簽名管理

為保證電子文件簽名的有效性與合法性，需要通過CA對電子簽名進行認證，需選定擁有數字證書應用資質的企事業單位，為項目參建單位和工程人員申請數字簽章，布設項目簽章服務器、PKI應用服務器，為公章及個人數字簽名授權，并領取相應的數字證書。

以業務管理為驅動的工程建設電子文件一體化系統更加注重以文件作為信息載體，體現業務和文件的內在關聯。

在文件業務系統中增加數字簽章的功能模塊，將系統用戶角色與私鑰進行賬號綁定，使用數字證書登錄系統，進入系統時讀取到證書并輸入密碼。用戶在文件業務系統辦理文件流轉、報審流程中，通過用戶私鑰數字簽名，對表單數據完成認證過程電子簽章。

文件格式要求

根據《文獻管理長期保存的電子文檔文件格式》（GB/T23286.1-2009）第一部分：PDF1.4（PDF/A-1）的使用要求，為保證電子文件內容的長期可讀、可解析、方便用戶使用，同時防止電子文件被篡改，通過格式轉換的方式，將電子文件的文件信息及數字簽章信息轉換成版式文件（PDF文件或圖像文件等），使得電子文件符合長期保存的要求，保證了電子文件的真實、可靠。

文件有效性驗證

通過業務文件一體化管理系統可實現工程管理業務和電子文件的直接內部關聯，對文件業務系統中已完成文件流轉、報審、電子簽章的電子文件進行格式轉換，固化成版式文件（PDF）的電子文件，進行有效性、合法性、真實性、完整性驗證。鑒別電子文件是否需要歸檔，選取所需歸檔的電子文件，按照文件分類的規則收集、保存，保證電子文件的真實、有效、合法和完整。

在項目檔案管理人員完成項目文件材料組卷工作后，項目檔案管理負責人，將對檔案管理人員編制的案卷的相關著錄信息、案卷內容、文件信息等進行核查，保證案卷的齊全完整性、準確性、真實性。案卷核查無誤后，確認電子簽章。待項目檔案全部案卷核查確認無誤后，按照項目檔案分類歸檔規則，提交案卷歸檔，完成項目檔案歸檔工作。

以業務管理為驅動的工程建設電子文件一體化系統與以往的電子文件系統相比更加注重以文件作為信息載體，在信息技術環境下的業務管理控制作用，體現了業務和文件的內在關聯，并符合數據的產生存儲邏輯。