新檔案法修訂對工程檔案管理工作的影響芻議

李玲玲

（青島市公路事業(yè)發(fā)展中心，山東 青島 266061）

一、引言

無論是新冠肺炎疫情突發(fā)時，武漢火神山和雷神山醫(yī)院建造對小湯山醫(yī)院工程建設(shè)檔案的應(yīng)用借鑒，還是G42滬蓉高速公路江蘇無錫段緩解擁堵建設(shè)經(jīng)驗在其他高速公路上的推廣，都證明了工程檔案的利用價值。如何更好地利用檔案總結(jié)經(jīng)驗促進交通發(fā)展和經(jīng)濟進步，不僅是做好工程檔案管理工作的行業(yè)話題，也是當今時期黨史學(xué)習(xí)教育的重點內(nèi)容。

二、檔案形成主體多元化發(fā)展需要

（一）新檔案法修訂背景

隨著《中華人民共和國公司法》對有限責(zé)任公司成立門檻降低等優(yōu)化營商環(huán)境政策落實和措施實施，越來越多小微工程企業(yè)以合法身份參與到交通建設(shè)中來，企業(yè)的多元化結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致了工程檔案形成主體和檔案材料的多樣化，工程檔案形成主體以公路部門為主流的格局發(fā)生變化。如何保存和利用這些新出現(xiàn)的工程檔案，更好地規(guī)范新增主體的工程檔案管理行為，以便后期工程項目建設(shè)利用，需要立法部門做出明確的規(guī)制。

（二）政府信息公開與檔案公開的法條競合問題需要上位法明確

政府信息與檔案之間存在一定的前后演變關(guān)系。對于已經(jīng)移交各級國家檔案館或者存放在公路部門檔案機構(gòu)的政府信息，應(yīng)當采用《政府信息公開條例》還是檔案管理法規(guī)管理目前尚未明確，行政法規(guī)和國家有關(guān)規(guī)定存在法律適用的競合。在面臨政府信息公開申請時，司法機構(gòu)應(yīng)該如何判定，成為需要高位階法律解決的法條競合問題。

（三）電子檔案的合法使用問題和檔案信息化建設(shè)工作需要法律明示

檔案信息化建設(shè)是社會實現(xiàn)大數(shù)據(jù)應(yīng)用的前提。目前，部分系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)填寫基礎(chǔ)信息后，其他的所有信息全部基于大數(shù)據(jù)分析自動回填，如果在數(shù)據(jù)平臺上輸入某一工程項目的關(guān)鍵字，就能在一定范圍內(nèi)共享該項目的信息，那么這些信息是否準確有效且不侵害第三方權(quán)利，都需要在實際應(yīng)用中考量。在BIM等現(xiàn)代工程項目管理模式成為趨勢的時代要求下，電子工程檔案的合法有效使用和信息化規(guī)范建設(shè)都該提出立法需求。

三、新檔案法做出的典型修訂及產(chǎn)生的影響

（一）明確和完善了檔案管理體制和制度

2020年新檔案法不僅確立了黨管檔案，而且明確把檔案主管部門確定為具體的主管監(jiān)督機構(gòu)，將檔案發(fā)展經(jīng)費列入政府預(yù)算。2012年之前，筆者曾在一線公路建設(shè)單位兼職擔(dān)任過7年檔案管理員，由于辦公經(jīng)費的壓縮，工程檔案存放硬件環(huán)境改造往往被擱置推延，導(dǎo)致一些利用率不高的工程檔案因存放條件不好而受潮受損。諸如此例，新檔案法的實施為檔案工作提供了政策保障。

2020年新檔案法在2016年檔案法的基礎(chǔ)上實施檔案工作責(zé)任制，明確了檔案保管主體的多樣性，為各類工程檔案納入本層級統(tǒng)一管理提供了法律依據(jù)，既滿足了工程檔案形成主體多元化需要，也為有效防止工程檔案流失、提高優(yōu)秀項目經(jīng)驗利用率提供了法律依據(jù)。

（二）推動檔案開放與利用的同時加強檔案信息化建設(shè)

隨著交通建設(shè)的迅速發(fā)展，查閱工程檔案的作用不僅體現(xiàn)在對老項目的經(jīng)驗借鑒，更多地趨向于利用現(xiàn)有項目資料進行建設(shè)成果轉(zhuǎn)化和技術(shù)研發(fā)。新檔案法順應(yīng)時代需要，對以上各項做了專章修正和新增規(guī)定。2020年新檔案法將檔案向社會開放的期限由30年縮短為25年。其中第十五條關(guān)于館藏檔案的利用審核規(guī)定，解決了政府信息公開與檔案利用的法條競合沖突，同時二十八條對完善利用規(guī)則、創(chuàng)新服務(wù)形式進行規(guī)范，以上法條都凸顯出檔案工作的“服務(wù)社會”原則。

檔案信息化建設(shè)主要指利用計算機對檔案資料進行數(shù)字化處理，將檔案中的文字、數(shù)據(jù)、視屏、音頻等以電子檔案的形式通過搭建數(shù)字平臺實現(xiàn)特定范圍的共享。2020年新檔案法第三十七條：“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”給予電子檔案與紙質(zhì)檔案同等效力，為工程檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變提供了合法性前提。在確保信息安全的前提下，做好工程檔案信息化建設(shè)，能夠更好地實現(xiàn)項目管理資源共享，并服務(wù)社會經(jīng)濟。

（三）強化檔案工作監(jiān)督檢查并進一步規(guī)范法律責(zé)任追究

2020年新檔案法新設(shè)專章明確了工程檔案監(jiān)督檢查工作，與分散在其他各章的權(quán)利職責(zé)相呼應(yīng)，并且在第七章對法律責(zé)任作出規(guī)范性修正，明確了責(zé)任監(jiān)督和相關(guān)罰則，保障檔案管理部門權(quán)力有監(jiān)督、檔案利用人權(quán)利有保障，有利于各主體依法履行職能和行使權(quán)利，逐步構(gòu)建起檔案工作的法治化管理體系。

在明確檔案主管部門監(jiān)督檢查職能的同時，2020年新檔案法進一步明確了檔案違法行為應(yīng)當承擔(dān)的法律責(zé)任。不僅明確了對違法行為的具體處罰額度，還新增設(shè)了兜底條款：“違反本法規(guī)定，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任；造成財產(chǎn)損失或者其他損害的，依法承擔(dān)民事責(zé)任”實現(xiàn)了法律責(zé)任在行政、民事、刑事領(lǐng)域的有效銜接，依法治檔得到保障，現(xiàn)代化檔案治理體系會在法治化前提下逐步完善和落地。

四、做好新法時期工程檔案管理工作的幾點建議

（一）將工程檔案工作納入各形成和管理主體績效考核體系

將檔案管理工作納入工程建設(shè)單位和工程企業(yè)年度整體績效考核評價體系。對歸檔及時、規(guī)范的單位給予績效評價獎勵，同時各工程建設(shè)單位和工程企業(yè)對其內(nèi)設(shè)機構(gòu)和個人給予績效獎勵，實現(xiàn)通過檔案管理工作對工程建設(shè)單位和各參與企業(yè)的質(zhì)量反饋。這與2020年新檔案法第七條：“國家鼓勵社會力量參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展。對在檔案收集、整理、保護、利用等方面做出突出貢獻的單位和個人，按照國家有關(guān)規(guī)定給予表彰、獎勵”的規(guī)定契合。

（二）做好頂層設(shè)計，推進檔案治理體系現(xiàn)代化

新檔案法已經(jīng)落地實施，各工程檔案管理責(zé)任主體要結(jié)合實際做好本單位方案規(guī)劃，明確落實舉措，形成完整的工程檔案制度體系。一是要抓好檔案人才隊伍建設(shè)，負責(zé)檔案管理的工作人員既要有一定的檔案管理經(jīng)驗，也要掌握工程建設(shè)知識、信息化應(yīng)用技能，同時要對相關(guān)法律法規(guī)融匯貫通；二是在預(yù)算資金保障前提下，加大工程檔案工作財力投入，在保證檔案庫房、保存環(huán)境等硬件設(shè)施符合標準的同時，為單位內(nèi)部查閱檔案及再利用提供更便捷的信息化查閱途徑；三是要做好工程檔案應(yīng)用分析，最大程度地開發(fā)利用檔案價值，為公路發(fā)展規(guī)劃提供有力支撐。

（三）在市（設(shè)區(qū)）級層面建立涵蓋面廣的工程檔案數(shù)字檔案館

就當前檔案信息化建設(shè)水平而言，各公路部門都有一套與辦公系統(tǒng)相連的檔案系統(tǒng)供本單位查閱利用，但是除館藏檔案，各公路部門之間的檔案系統(tǒng)存在信息壁壘。基于此，建議在設(shè)區(qū)的市建立聯(lián)通包含公路部門在內(nèi)的各類交通建筑單位檔案數(shù)據(jù)平臺的數(shù)字檔案館。通過對各單位獨立的檔案系統(tǒng)升級，在做好共享審核前提下，建立工程檔案市級數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享和優(yōu)秀建設(shè)經(jīng)驗的借鑒利用。

（四）充分發(fā)揮公路學(xué)會的平臺作用

公路學(xué)會是全國各地公路交通工作交流的橋梁和紐帶，各級交通公路部門要用好公路學(xué)會的平臺效應(yīng)，依托學(xué)會在開展日常工作交流和科技研討的同時，搭建檔案管理交流學(xué)習(xí)平臺，提升工程檔案管理人員的專業(yè)水平，引導(dǎo)各工程參建單位和檔案管理單位在檔案實務(wù)工作中有創(chuàng)新、有成果，有序推動工程檔案治理體系現(xiàn)代化建設(shè)。

五、結(jié)語

本文圍繞2020年新檔案法修訂內(nèi)容，分析了其對工程檔案日常工作的影響，并為如何更好地實現(xiàn)工程檔案治理體系現(xiàn)代化提出了幾點建議，以期為工程檔案管理工作提供參考借鑒。