新形勢下城建檔案開發利用工作研究

陳桂玲

（青島市城市建設檔案館，山東 青島 266003）

1 做好城建檔案的開發工作，提高檔案利用價值

城建檔案是城市規劃、建設、管理活動必不可少的重要參考依據，原生性、憑證性使其具有圖書、資料所不具備的特點。因此，要加大城建檔案開發力度，充分發揮其自身價值，為社會提供優質服務。

1.1 編輯館藏重點工程及標準性建筑檔案簡介

每個城市在不同歷史時期均有一些重點工程及標志性建筑，這些重點工程及標志性建筑大都是關系國計民生的大工程，社會影響較大，群眾較關心。可以月刊或季刊的形式，按不同年代或不同類別，分批逐一介紹，著重介紹工程背景、工程概況、設計及施工單位、進館案卷情況等。通過重點工程及標志性建筑專刊的形式，讓人們關心城市、熱愛城市、建設城市，從而達到宣傳城建檔案，發展城建檔案的目的。

1.2 編輯歷史檔案專刊

每個城市有不同的歷史背景。如青島市，19世紀末和20世紀初，1次被德國占領，2次被日本占領，由于這特殊的歷史背景，使青島城建檔案館收藏了大量的帶有殖民色彩的檔案，包括德國占領時期1901年的青島市規劃圖及德軍當時的醫療情況等，這些都是非常珍貴的歷史資料，是一個城市的歷史積淀和文化的凝結。因此，要積極開發利用，不定期編輯歷史檔案專刊，重點介紹這些歷史檔案，讓人們了解城市的過去，勿忘國恥，建設更美好的新城市。

1.3 編輯利用率高、社會和經濟效益較好的城建檔案宣傳冊

青島城建檔案館館藏中有大量檔案利用率比較高，所產生的經濟和社會效益都比較好，例如地下管線檔案和征地檔案等。可編發一些宣傳冊，簡要介紹這些檔案的概況。如青島市某工程施工中，由于缺乏檔案意識，未到城建檔案館查閱地下管線資料，盲目施工造成挖斷煤氣管道的惡性事故，由公安人員及時疏導，才避免一起煤氣中毒及爆炸的惡性事故發生。通過這些帶有實例的宣傳冊，一方面可向人們宣傳檔案意識，另一方面也可宣傳查檔的重要性，使查檔成為人們的自覺行為。

2 豐富城建檔案館藏種類以滿足不同的利用需求

要想做好城建檔案利用工作，館藏是基礎，只有豐富館藏檔案，才能更好地服務于社會。因此，在做好檔案利用的同時，還要做好檔案接收工作。不但要接收現在形成的檔案，還要積極接收歷史檔案，不光要接收建筑檔案，還要努力接收城市規劃、建設和管理方面所形成的各類檔案。同時要不斷豐富檔案的表現形式，提高檔案利用效果。

1）聲像檔案 由于聲像檔案的圖像、文字、聲音等信息共載，具有信息量大、真實感強等特點，因此，應把一些城市重點工程如棚戶區改造等，從開始規劃到最后建成并實施物業管理的全過程拍攝成聲像檔案，使相應的傳統抽象檔案變成形象生動的“活檔案”。這些形象生動的城建檔案，記錄了城市的宏觀和微觀變化，可將其作為城市發展的見證。同時，還應將每個單體工程的隱蔽工程等施工過程進行跟蹤拍攝，使紙質檔案中的隱蔽工程直觀化，更便于今后工程的改擴建及質量責任追究。

2）電子檔案 隨著計算機技術的迅猛發展和普及，電子檔案也得到迅速發展。所以在檔案接收工作中，應把電子檔案接收作為一項重要的工作。目前青島市城建檔案接收紙質檔案的同時，也接收紙張檔案數字化后的電子檔案，但這種檔案存在檢索利用的局限性，下步將以原生電子檔案接收為主，必將發揮檔案的更大價值。

3 利用現代化管理手段提高利用水平

3.1 加大投入，引起社會廣泛重視

影響城建檔案現代化管理原因很多，如社會關注度、人才、資金等，通過加大宣傳，引起社會各界更加關心和支持這一事業。資金不足，應想方設法創造條件爭取資金；沒有設備，應千方百計配備先進設備；人才缺乏，應積極培養、爭取政策支持，引進高素質的專業人才；隨著新《檔案法》的頒布實施，也應把檔案現代化管理納入本行業發展規劃。

3.2 加快推進城建檔案信息化建設步伐

隨著互聯網普及運用和大數據等技術快速發展，信息已是國家治理的重要依據。國家治理正逐步從線下向線下線上相結合轉變，從掌握少量“樣本數據”向掌握海量“全體數據”轉變，這種治理模式變革對城建檔案信息化建設提出更高要求。城建檔案數字化、報送網絡化、數據中心化必將使城建檔案中豐富信息在城市管理的各領域中發揮不可替代的作用。

1）建立內部計算機管理網絡 計算機網絡的發展為各自獨立的計算機相互溝通提供了條件，計算機的效能也得到最大限度發揮。因此，必須建立館內內部計算機管理網絡，對館藏的電子檔案如建筑設計、地下管線、規劃檔案等，利用電子傳閱的方式實現檔案信息的全息檢索及資源共享，方便快捷地為用戶提供全息服務。

2）逐步推廣建設工程檔案在線接收系統 建設工程檔案在線接收系統采用“互聯網+”形式，分階提交、審核建設工程電子檔案，實現建設工程檔案資料碎片化歸集，不見面審核。

3）建立全市城建檔案一體化管理平臺，方便檔案信息資源的利用 目前，各地方基本存在由于行業管理、區域管理等原因，城建檔案除城建檔案館保管外，還有部分分別存放在市檔案館、市房產檔案館等其他行業主管部門及區、市城建檔案管理部門，由于未建立統一的管理平臺，有的百姓需要來往奔波好幾個檔案管理部門才能查到檔案，給檔案利用者帶來不便。鑒于此種情況，應整合全部的城建檔案資源，開發建立城建檔案一體化管理平臺，把全市各單位的館藏城建檔案數據集中起來，統一管理，逐步實現“異地查檔、跨館服務”檔案一體化工作模式，實現“互聯網+檔案利用”，讓數據多跑路，提高群眾滿意度。

3.3 逐步建成數字化檔案館

隨著5G時代的到來，數字中國、數字城市等正在構建或實施當中。城建檔案館作為保管和利用城市在規劃、建設、管理中所形成的檔案的專門機構，其城建檔案信息是城市建設發展的數據中心，是數字城市的重要信息源。因此，順應時代發展潮流，充分利用計算機網絡技術、數據庫技術及多媒體技術，把分散在不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化形式存儲，以網絡化方式互相連接，實現資源共享的數字化檔案館建設就顯得尤為重要。

檔案數字化是建設數字化檔案館的先決條件。建設數字化檔案館面臨的首要任務是現有庫存檔案的數字化問題，其次是數字化檔案的接收、管理、利用問題。眾所周知，檔案館現存的檔案絕大多數是以紙質為載體，還有一些錄音、錄像磁帶、照片檔案等。因此說建設數字化檔案館，檔案數字化是關鍵，是先決條件，這是一項十分艱巨而長期的工作。面對計算機技術的不斷進步和設備的不斷更新，各館要根據自身實際情況，分期分批穩步實施。做好檔案數字化首先要解決以下問題：①資金問題 現代化管理依賴于高科技，高科技就要有高投入，因此資金問題成為建設數字化檔案館的瓶頸；②格式問題 并檔案數字化的實現在技術上沒有問題，要考慮的是數字化的格式問題，主要表現在對現有館藏檔案的數字化格式以及對接收的電子檔案格式的規定，即計算機檔案著錄的執行格式。

從今后發展方向上看，應加大檔案“互聯網+”應用水平，將館藏檔案目錄，館藏重點工程及標志性建筑檔案簡介，歷史檔案專刊，利用率高、社會和經濟效益比較高的征地檔案宣傳冊等檔案信息通過互聯網，向人們宣傳檔案知識，樹立人們的檔案意識，擴大知名度，充分體現檔案館存在的價值，方能得到社會的尊重和認可。