新形勢下城建檔案開發(fā)利用工作研究

陳桂玲

（青島市城市建設(shè)檔案館，山東 青島 266003）

1 做好城建檔案的開發(fā)工作，提高檔案利用價值

城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動必不可少的重要參考依據(jù)，原生性、憑證性使其具有圖書、資料所不具備的特點(diǎn)。因此，要加大城建檔案開發(fā)力度，充分發(fā)揮其自身價值，為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1.1 編輯館藏重點(diǎn)工程及標(biāo)準(zhǔn)性建筑檔案簡介

每個城市在不同歷史時期均有一些重點(diǎn)工程及標(biāo)志性建筑，這些重點(diǎn)工程及標(biāo)志性建筑大都是關(guān)系國計民生的大工程，社會影響較大，群眾較關(guān)心。可以月刊或季刊的形式，按不同年代或不同類別，分批逐一介紹，著重介紹工程背景、工程概況、設(shè)計及施工單位、進(jìn)館案卷情況等。通過重點(diǎn)工程及標(biāo)志性建筑專刊的形式，讓人們關(guān)心城市、熱愛城市、建設(shè)城市，從而達(dá)到宣傳城建檔案，發(fā)展城建檔案的目的。

1.2 編輯歷史檔案專刊

每個城市有不同的歷史背景。如青島市，19世紀(jì)末和20世紀(jì)初，1次被德國占領(lǐng)，2次被日本占領(lǐng)，由于這特殊的歷史背景，使青島城建檔案館收藏了大量的帶有殖民色彩的檔案，包括德國占領(lǐng)時期1901年的青島市規(guī)劃圖及德軍當(dāng)時的醫(yī)療情況等，這些都是非常珍貴的歷史資料，是一個城市的歷史積淀和文化的凝結(jié)。因此，要積極開發(fā)利用，不定期編輯歷史檔案專刊，重點(diǎn)介紹這些歷史檔案，讓人們了解城市的過去，勿忘國恥，建設(shè)更美好的新城市。

1.3 編輯利用率高、社會和經(jīng)濟(jì)效益較好的城建檔案宣傳冊

青島城建檔案館館藏中有大量檔案利用率比較高，所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)和社會效益都比較好，例如地下管線檔案和征地檔案等。可編發(fā)一些宣傳冊，簡要介紹這些檔案的概況。如青島市某工程施工中，由于缺乏檔案意識，未到城建檔案館查閱地下管線資料，盲目施工造成挖斷煤氣管道的惡性事故，由公安人員及時疏導(dǎo)，才避免一起煤氣中毒及爆炸的惡性事故發(fā)生。通過這些帶有實例的宣傳冊，一方面可向人們宣傳檔案意識，另一方面也可宣傳查檔的重要性，使查檔成為人們的自覺行為。

2 豐富城建檔案館藏種類以滿足不同的利用需求

要想做好城建檔案利用工作，館藏是基礎(chǔ)，只有豐富館藏檔案，才能更好地服務(wù)于社會。因此，在做好檔案利用的同時，還要做好檔案接收工作。不但要接收現(xiàn)在形成的檔案，還要積極接收歷史檔案，不光要接收建筑檔案，還要努力接收城市規(guī)劃、建設(shè)和管理方面所形成的各類檔案。同時要不斷豐富檔案的表現(xiàn)形式，提高檔案利用效果。

1）聲像檔案 由于聲像檔案的圖像、文字、聲音等信息共載，具有信息量大、真實感強(qiáng)等特點(diǎn)，因此，應(yīng)把一些城市重點(diǎn)工程如棚戶區(qū)改造等，從開始規(guī)劃到最后建成并實施物業(yè)管理的全過程拍攝成聲像檔案，使相應(yīng)的傳統(tǒng)抽象檔案變成形象生動的“活檔案”。這些形象生動的城建檔案，記錄了城市的宏觀和微觀變化，可將其作為城市發(fā)展的見證。同時，還應(yīng)將每個單體工程的隱蔽工程等施工過程進(jìn)行跟蹤拍攝，使紙質(zhì)檔案中的隱蔽工程直觀化，更便于今后工程的改擴(kuò)建及質(zhì)量責(zé)任追究。

2）電子檔案 隨著計算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展和普及，電子檔案也得到迅速發(fā)展。所以在檔案接收工作中，應(yīng)把電子檔案接收作為一項重要的工作。目前青島市城建檔案接收紙質(zhì)檔案的同時，也接收紙張檔案數(shù)字化后的電子檔案，但這種檔案存在檢索利用的局限性，下步將以原生電子檔案接收為主，必將發(fā)揮檔案的更大價值。

3 利用現(xiàn)代化管理手段提高利用水平

3.1 加大投入，引起社會廣泛重視

影響城建檔案現(xiàn)代化管理原因很多，如社會關(guān)注度、人才、資金等，通過加大宣傳，引起社會各界更加關(guān)心和支持這一事業(yè)。資金不足，應(yīng)想方設(shè)法創(chuàng)造條件爭取資金；沒有設(shè)備，應(yīng)千方百計配備先進(jìn)設(shè)備；人才缺乏，應(yīng)積極培養(yǎng)、爭取政策支持，引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)人才；隨著新《檔案法》的頒布實施，也應(yīng)把檔案現(xiàn)代化管理納入本行業(yè)發(fā)展規(guī)劃。

3.2 加快推進(jìn)城建檔案信息化建設(shè)步伐

隨著互聯(lián)網(wǎng)普及運(yùn)用和大數(shù)據(jù)等技術(shù)快速發(fā)展，信息已是國家治理的重要依據(jù)。國家治理正逐步從線下向線下線上相結(jié)合轉(zhuǎn)變，從掌握少量“樣本數(shù)據(jù)”向掌握海量“全體數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)變，這種治理模式變革對城建檔案信息化建設(shè)提出更高要求。城建檔案數(shù)字化、報送網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)中心化必將使城建檔案中豐富信息在城市管理的各領(lǐng)域中發(fā)揮不可替代的作用。

1）建立內(nèi)部計算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò) 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展為各自獨(dú)立的計算機(jī)相互溝通提供了條件，計算機(jī)的效能也得到最大限度發(fā)揮。因此，必須建立館內(nèi)內(nèi)部計算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)，對館藏的電子檔案如建筑設(shè)計、地下管線、規(guī)劃檔案等，利用電子傳閱的方式實現(xiàn)檔案信息的全息檢索及資源共享，方便快捷地為用戶提供全息服務(wù)。

2）逐步推廣建設(shè)工程檔案在線接收系統(tǒng) 建設(shè)工程檔案在線接收系統(tǒng)采用“互聯(lián)網(wǎng)+”形式，分階提交、審核建設(shè)工程電子檔案，實現(xiàn)建設(shè)工程檔案資料碎片化歸集，不見面審核。

3）建立全市城建檔案一體化管理平臺，方便檔案信息資源的利用 目前，各地方基本存在由于行業(yè)管理、區(qū)域管理等原因，城建檔案除城建檔案館保管外，還有部分分別存放在市檔案館、市房產(chǎn)檔案館等其他行業(yè)主管部門及區(qū)、市城建檔案管理部門，由于未建立統(tǒng)一的管理平臺，有的百姓需要來往奔波好幾個檔案管理部門才能查到檔案，給檔案利用者帶來不便。鑒于此種情況，應(yīng)整合全部的城建檔案資源，開發(fā)建立城建檔案一體化管理平臺，把全市各單位的館藏城建檔案數(shù)據(jù)集中起來，統(tǒng)一管理，逐步實現(xiàn)“異地查檔、跨館服務(wù)”檔案一體化工作模式，實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案利用”，讓數(shù)據(jù)多跑路，提高群眾滿意度。

3.3 逐步建成數(shù)字化檔案館

隨著5G時代的到來，數(shù)字中國、數(shù)字城市等正在構(gòu)建或?qū)嵤┊?dāng)中。城建檔案館作為保管和利用城市在規(guī)劃、建設(shè)、管理中所形成的檔案的專門機(jī)構(gòu)，其城建檔案信息是城市建設(shè)發(fā)展的數(shù)據(jù)中心，是數(shù)字城市的重要信息源。因此，順應(yīng)時代發(fā)展潮流，充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)及多媒體技術(shù)，把分散在不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化方式互相連接，實現(xiàn)資源共享的數(shù)字化檔案館建設(shè)就顯得尤為重要。

檔案數(shù)字化是建設(shè)數(shù)字化檔案館的先決條件。建設(shè)數(shù)字化檔案館面臨的首要任務(wù)是現(xiàn)有庫存檔案的數(shù)字化問題，其次是數(shù)字化檔案的接收、管理、利用問題。眾所周知，檔案館現(xiàn)存的檔案絕大多數(shù)是以紙質(zhì)為載體，還有一些錄音、錄像磁帶、照片檔案等。因此說建設(shè)數(shù)字化檔案館，檔案數(shù)字化是關(guān)鍵，是先決條件，這是一項十分艱巨而長期的工作。面對計算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步和設(shè)備的不斷更新，各館要根據(jù)自身實際情況，分期分批穩(wěn)步實施。做好檔案數(shù)字化首先要解決以下問題：①資金問題 現(xiàn)代化管理依賴于高科技，高科技就要有高投入，因此資金問題成為建設(shè)數(shù)字化檔案館的瓶頸；②格式問題 并檔案數(shù)字化的實現(xiàn)在技術(shù)上沒有問題，要考慮的是數(shù)字化的格式問題，主要表現(xiàn)在對現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化格式以及對接收的電子檔案格式的規(guī)定，即計算機(jī)檔案著錄的執(zhí)行格式。

從今后發(fā)展方向上看，應(yīng)加大檔案“互聯(lián)網(wǎng)+”應(yīng)用水平，將館藏檔案目錄，館藏重點(diǎn)工程及標(biāo)志性建筑檔案簡介，歷史檔案專刊，利用率高、社會和經(jīng)濟(jì)效益比較高的征地檔案宣傳冊等檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)，向人們宣傳檔案知識，樹立人們的檔案意識，擴(kuò)大知名度，充分體現(xiàn)檔案館存在的價值，方能得到社會的尊重和認(rèn)可。