淺談江蘇省水利廳檔案管理系統在江寧區句容南河治理工程上的應用

陳 慧 高 銳 徐文婕 章 凱

(1.南京市水利規劃設計院股份有限公司，江蘇 南京 210000;2.南京市江寧區水務局，江蘇 南京 210000)

隨著時代的發展，水利工程檔案逐漸走向了正軌。水利工程檔案管理系統為檔案管理工作提供了極大的便利。江蘇省水利廳檔案管理系統早在2015年就開始在全省內啟用，但是由于系統的復雜性、多樣性、檔案管理人員的不熟練性，以及各水利工程項目建設的規范大小不同性，該系統的推廣和使用比較緩慢。為做好建設工程檔案管理工作，江寧區水利建設工程管理處首次在江寧區句容南河治理工程中應用江蘇省水利廳檔案管理系統，確保了檔案管理的系統化、程序化，保證了工程檔案的及時性、完整性及系統性，在把傳統紙質檔案管理轉變為基于網絡的信息化管理基礎上實現文件級檔案的管理和查閱,極大地方便檔案管理者和使用者。

1 江蘇省水利廳檔案管理系統在本項目上推廣與應用

目前，江蘇省大多數水利工程建設項目檔案仍在沿用著以往的紙質化檔案管理。檔案管理相對傳統，雖然有些項目接觸到該檔案管理系統，但是整體的反映都是系統不好用、不會用，故而將其拒之門外，該系統在水利工程項目上的使用率非常低。

江寧區句容南河治理工程位于南京市江寧區湖熟街道范圍內，是江寧區湖熟街道沿溧水河防洪圈主要防洪屏障，該項目總投資為10 941.49萬元。主要建設內容：句容南河河口以上段加固堤防12.38km，其中左岸祁家莊村尾段至孫家橋溧水河口段6.38km，右岸白米圩至龐家溧水河口段6km；迎水坡防護10.66km，左岸防滲處理5.415km，以及白蟻防治0.88km，拆建泵站5座、拆除1座，涵洞洞首改造及出口接長4座，新建砼防汛道路11.605km，新建上堤道路1.32km等。

項目于2018年5月開工建設，建設初期，江寧區水利建設工程管理處就對該項目的檔案管理工作提出了高標準、高要求，要把工程檔案管理工作從源頭上根據其系統性進行管理。為此，建設單位積極與省、市水利工程檔案管理系統人員多方聯系、請教、學習，并將該檔案管理系統應用到了本項目上。與此同時，建設單位還要求各參建單位檔案管理人員積極、主動學習使用江蘇省水利廳檔案管理系統，確保本工程檔案管理工作系統化、程序化管理。為工程以后的驗收、投入使用提供全面、完整的工程檔案資料。

2 現階段水利工程檔案管理工作現狀

2.1 檔案管理制度不夠完善

制度的建立是一項系統工作的靈魂，制度建立的好壞，直接影響系統工作的好壞。檔案管理制度的建立，恰恰是項目檔案管理工作的重中之重。但由于各種原因，往往工程項目的檔案管理制度建立不夠完善，甚至有些項目根本就沒有檔案管理制度，導致整個項目的檔案管理出現混亂。

水利工程檔案管理工作是水利工程建設與管理工作的重要組成部分，各參建單位應加強領導管理責任，將檔案管理工作納入到工程項目建設管理工作中，完善檔案管理體系，健全檔案管理制度，明確檔案管理部門、人員的崗位職責，投入足額檔案管理經費，保證工程檔案管理工作正常有序開展，確保工程檔案管理工作質量。

2.2 檔案管理人員專業業務水平偏低

水利工程項目從立項、可研、初設、實施、驗收、運行等過程中，會形成大量的檔案資料，檔案的收集、整理、歸檔、保管、審核等工作就需要由專門的檔案管理人員進行。檔案管理人員業務水平的高低，直接影響著水利工程檔案管理質量的好壞。檔案管理人員的忠于職守、遵守紀律、勤奮工作、嚴于律己，為檔案管理事業做出了突出貢獻，但是，現階段我國水利行業的檔案管理隊伍也存在著年齡結構老齡化、知識結構單一，業務水平素質偏低、學歷結構不合理等問題。現階段，多數項目承包單位往往將項目檔案管理工作交由項目上的資料員進行，由于資料員不是檔案管理專業出身，專業業務水平嚴重不足，同時又缺乏檔案管理方面的培訓，導致項目檔案管理工作不規范，檔案整理工作繁重、時間長、效果差。

項目參加單位應在項目上配備專業水平較高的檔案管理人員，同時加強檔案管理人員的業務培訓工作，保證項目檔案管理人員崗位工作相對固定，確保項目建設全過程參與。

2.3 檔案管理工作重視程度不夠

工程檔案管理在整個項目的建設中起著至關重要的作用，但往往容易忽視，不夠重視。大多數施工單位都認為，只要施工過程中將檔案資料收集好、保管好，能夠應對上級領導的檢查、翻閱即可。工程結束后，再安排資料員進行檔案收集、整理、分類、裝訂等工作，這樣既節省時間又節省人員，這樣的思想是不可取的，相關人員在認識上出現誤區是忽略檔案管理工作的主要原因之一。雖然在口頭上對檔案管理的重要性重復進行強調，但在思想上卻不能得到重視，只將檔案管理工作流于口頭上的工作安排，沒有具體安排到崗、到人。水利工程檔案管理工作得不到重視，就算到了最后整理階段，整理檔案資料的人員也是一頭霧水，長此以往，檔案管理將更加混亂。

3 江蘇省水利廳檔案管理系統在本項目上應用效果

江寧區句容南河治理工程是江寧區首個應用江蘇省水利廳檔案管理系統的水利工程項目，建設處安排了專職檔案管理人員進行檔案系統學習，參加省、市水利系統檔案專項培訓。通過江蘇省水利廳檔案管理系統在項目上的應用，建設處檔案管理人員明白了水利工程檔案如何收集、分類、管理、整理、裝訂、移交以及保管和借閱等。檔號的分類更加合理，裝訂更加統一，管理更加有序。通過該系統的使用，本工程共形成工程檔案181卷，會計檔案7卷，照片104張，光盤2張，竣工圖682張。載體質量、案卷質量、整理編目等基本符合標準化、規范化要求。竣工圖編制更加規范，圖面較清晰，蓋有竣工圖章，簽字審核手續完備。建有檔案案卷級和文件級目錄數據庫，對部分重要文件進行了全文數字化錄入，共錄入案卷級目錄181條，文件級目錄2 360條，數字化原文621篇。較以往工程的紙質檔案，不論是在檔案數量、質量，還是在檔案移交后的利用、管理、查詢等方面都有很大提升。

通過本項目上的檔案系統應用，提升了一批檔案管理人員的技術水平，同時使建設單位的檔案管理更加規范化，大大節省了人力、物力。減少紙質檔案帶來的諸多不便，提高了檔案查詢的便捷，在檔案利用方面也提升了很大便利。

4 結 語

水利工程檔案管理工作的規范化、制度化、專業化對檔案管理至關重要，通過江蘇省水利廳檔案管理系統的學習與應用，對以后的水利工程檔案管理工作給予了很大的幫助。檔案管理工作離不開各方面的技術支撐。

水利工程檔案信息化管理是大勢所趨，工程檔案管理應更加系統化、專業化、現代化，同時，也要培養出水利工程專業綜合性人才。該檔案系統屬于專業化系統，但水利工程建設內容又不完全相同，形成的工程檔案就不是完全統一的。后期應繼續完善該系統在水利工程項目上應用的普遍性、可操作性。