淺談建設工程檔案資料管理的重要性

韋詩敏

（廣東建設工程監理有限公司，廣東 廣州 510000）

0 引言

隨著國家建筑行業高質量發展進程的快速推進，相關部門對于項目工程的質量、進度等方面的要求更加嚴格，建筑工程檔案資料管理工作已經成為工程建設過程中重要工作之一。建設工程檔案猶如工程的成長記錄，是質量索源、工程結算、維修保養的重要依據。因建設工程檔案記錄不及時、不完整、不準確造成財產損失甚至造成安全事故的慘痛教訓時有發生。此外，隨著城市建筑數字化建設的深推進，建設工程檔案逐步向數字化、標準化發展，將在“城市健康監測”“城市精細化管理”中發揮巨大作用。由此可見，全面加強建設工程檔案管理既是建設的必需，也是時代的必要。筆者以房屋建筑工程為切入點，嘗試梳理工程檔案編制的基本脈絡，探討檔案管理的相關要點，供讀者參考。

1 建筑工程檔案基本脈絡

依據工程建設特征，建筑工程檔案資料形成劃分三個階段：

（1）第一階段：工程預備階段即從項目申請開工，到辦完開工手續為止；在這個階段建設單位要負責形成工程預備階段文件，整個過程涉及六大類文件：①與決策相關的立項文件；②申請建設項目用地文件；③根據現場勘查結果獲取的涉及文件；④招投標及與之相關的合同文件；⑤開工文件；⑥商務性文件。

（2）第二階段：工程實施階段即從監理單位、施工單位入場開始，到完成竣工驗收為止，在此階段，監理單位履行完成各項監理職責，負責形成監督管理資料。監理資料根據各部門的任務劃分一共分為六類：管理類資料、施工進度把握控制類資料、質量把關資料、造價控制資料、合同管理資料以及竣工后的工程驗收類資料；施工單位方面則要求按照合同相關要求進行施工，在這一過程中形成施工階段資料。

（3）第三階段：工程竣工階段即從工程竣工驗收開始計算，到工程檔案移交為止，需要形成工程檔案竣工文件和竣工圖紙，工程檔案竣工文件指工程竣工驗收文件、工程竣工財務決算文件、工程竣工檔案文件、工程竣工總結文件四類。

2 工程檔案資料管理相關規定和標準

（1）建筑工程施工質量驗收要求：目前我國建筑工程資料管理主要是依據：《建設工程文件歸檔規范（GB/T50328—2014）》《建筑工程資料管理規程（JGJ/T185—2009）》的規定進行。建筑工程質量驗收主要是依據：《電氣裝置安裝工程質量檢驗及評定規程（DL/T5161.1-17—2018）》《土建施工記錄及工程質量驗評表（DL/T5210.1—2012）》《建筑工程施工質量驗收統一標準（GB 50300—2013）》。

（2）對建筑工程項目施工的質量進行驗收時，具體劃分為單位工程、分部工程及檢驗批：①項目工程質量驗收工作要求按照以下原則進行劃分：a.一個單位工程項目的界定是要求該項目具備獨立的施工條件與此同時還要能夠滿足具有獨立使用功能的建筑物或構筑物；b.一個子單位工程項目的劃分是指對規模比較大的工程，其具有獨立使用功能的部分；②分部工程應按下列原則劃分：a.可根據專業性質和工程現場來確定；b.當項目的一部分較大或較復雜時，可按材料種類、施工特點、施工程序、專業系統和類別將分支工程劃分為幾個分支工程。檢驗批次分工程量、樓面、施工斷面、變形縫，按施工、質量控制、專業驗收進行劃分。

（3）建筑工程施工質量驗收：施工工程施工質量驗收，但在劃分時需要注意的是，項目結構、實體結構即單位、子單位、分部、子分部、分項、檢驗批；文本結構即資料的類、章、節、項、目的劃分：①分部工作：分部按專業性質劃分、建筑部位確定；②項工程：應按主要工種、材料、施工工藝、設備類別等進行劃分；③驗批：按施工、質量控制及專業驗收要求的樓層及施工段、變形縫等進行劃分；④室外工程：可根據專業類別和和工程規模劃分單位（子單位）工程。

（4）施工工程的質量驗收：①檢驗批次的質量驗收按以下規定執行：a.主控制工程抽檢合格，工程總質量合格。b.有完整的施工基礎和質量檢驗記錄；②分項工程的質量驗收按以下規定執行：a.分項工程的檢驗批次應符合質量要求；b.項目檢驗批質量驗收記錄齊全；③分支工程的質量驗收按以下規定執行：a.對分部工程質量進行驗收；b.質量控制數據應保持齊全；c.基礎、主體結構、設備安裝的安全及功能檢驗及取樣試驗結果應符合規定要求；d.觀感質量驗收應符合要求；④單位（子單位）工程質量驗收合格應符合下列規定：a.位（子單位）工程所含分部（子分部）工程的質量均應驗收合格；b.工程量控制資料應完整；c.單位（子）項目分支工程安全性及功能測試數據資料齊全；d.主要功能項抽檢結果應符合相關專業質量驗收規范。

以上是單位工程質量驗收也稱質量竣工驗收，是工程使用前的最后驗收和最重要的驗收，也是驗收合格的五個條件。

（5）施工質量的驗收程序及組織要求：①檢驗批及子工程的驗收程序及組織要求：②檢驗批和分項工程經監理工程師（施工單位項目技術負責人）驗收，組織施工單位工程專業質量（技術）負責人。應注意，驗收前，施工單位應填寫檢驗批和分項工程質量驗收記錄，不填寫相關監理記錄和結論。施工單位嚴格按規定程序簽署相關位置欄，然后由監理工程師簽署驗收書；③分部工程驗收程序和組織要求：總監理工程師（施工單位技術負責人）組織施工單位和技術質量負責人驗收，基礎項目負責人和施工單位技術質量部負責人參加有關分部工程的驗收。

3 對做好工程項目檔案管理工作的建議

3.1 建立完善的建設工程項目檔案管理制度和工作程序

各基本建設項目都應根據我國、行業有關文件、規范標準，結合本工程實際建立健全檔案管理制度，檔案建設工作由于規模大、工期較長、形成材料繁多，特別是，其中涉及許多單位和鏈接，實現建設項目檔案管理的標準化，只靠檔案管理部門的實力不夠。因此，必須加強建設工程檔案管理制度建設（包括建設單位、施工單位等），檔案管理程序的建立已成為建設項目檔案管理管理的基本保障。必須明確工程檔案歸檔范圍、歸檔具體時間、負責歸檔要求和歸檔的人。

3.2 加強對工程項目檔案工作的組織領導

施工項目文件涉及各個方面，貫穿整個過程，做好建筑工程檔案工作不僅是檔案人員的事情，大量建設檔案往往產生于工程的管理者、技術工程人員和施工人員手中。因此，必須要有強有力的組織保證，積極調動以協調各方力量，做到各部門之間互相密切配合，相互支持，共同做好工程項目檔案工作。加強對人員的職能考核。建設工程項目檔案應從立項開始，項目負責人就要指定專職人員負責對項目的相關文件、重要圖紙、各類計算數據、聲像資料、會議紀要等資料的收集、管理工作，制定明確的工作崗位責任，定期對資料員進行考核，并與獎懲掛鉤。

3.3 需要配備專業的檔案管理人員

資料員到崗必備知識：熟悉國家、省、市的城市檔案工作法律、法規、政策、標準、規定；熟悉施工圖紙；了解各種建筑工程施工技術方法；能熟悉掌握施工記錄、隱蔽工程要求和已完成的技術資料表；認真貫徹執行新規范新標準，只有通過培訓考試并取得崗位資格證書后，才能從事檔案管理工作，歸檔使用的表格必須要嚴格使用相關地區建筑主管部門或檔案管理部門的統一用表。

3.4 工程項目檔案要與建設項目同步進行，確保檔案的完整性

堅持工程項目檔案工作與工程建設同步，是我國基礎建設工程檔案工作的重要經驗，也是基礎設施建設工程檔案工作能否達到預期成果的關鍵。①在工程施工前期及時建立檔案，加強對前期文件和資料的管理，明確施工合同編制、整理和提交的具體要求；②在施工項目的檢查實施過程中，同時實施檔案管理的實施；③在工程竣工驗收時，要同時驗收工程項目檔案情況，根據需要編制、整理和匯總本項目的完整竣工檔案。對完成一個階段性工作以后，就應該有相應的技術資料備查，對下一步工作的進行，起到承前啟后的作用，也便于對階段性的工作進行總結。

4 結語

目前，我國建筑工程市場面臨嚴峻挑戰和激烈競爭，建筑工程檔案管理將出現更多新局面，要做好工程項目檔案管理，我們必須扎實做好工程項目檔案的基礎工作。積極學習和借鑒國內外先進工程檔案數據管理經驗，充分發揮現有優勢，高度重視建設項目檔案數據人才的培養，完善激勵機制，不斷總結和提高工作技能，對國家和企業具有高度的責任感和使命感，真正做好檔案管理工作，確保每一項基本建設項目都有齊全、完整、準確、系統的檔案資料，以便最大限度地發揮工程項目檔案在當今經濟建設和社會發展中的重要作用。