電力設計企業總承包項目檔案管理常見問題及對策研究

(中國能源建設集團廣東省電力設計研究院有限公司，廣東 廣州 510663)

0 引言

近年來，隨著轉型升級步伐加快，電力設計企業承接的工程總承包項目越來越多。作為真實反映項目從招投標、合同簽訂、實施直至收尾全過程的歷史記錄，項目檔案理應受到重視，也必將發揮更重要的作用。然而，由于種種原因，項目檔案管理工作開展情況不理想，項目文件收集、整理、保管、歸檔移交等環節存在較多問題，影響了項目檔案作用的發揮，也不利于企業項目經驗的積累。

筆者從事總承包項目檔案監督指導工作多年，既體會到了項目檔案人員的艱辛和不易，也發現了項目檔案工作中存在的諸多共性問題。本文列舉的問題在大多數總承包項目中客觀存在，希望能夠引起企業的高度重視。企業應正視存在的問題，采取多種措施，使項目檔案管理更加科學化、規范化，為項目建設、市場開發等工作提供有力支撐。

1 總承包項目檔案管理常見問題

1.1 文件質量方面

主要有以下五類常見問題：

1)文件編號規則設置不合理，文件編號過長。有的項目過于夸大文件編號的作用，編號規則過于復雜，導致編號位數過長，給后續查找利用帶來極大不便。筆者認為，編號規則要合理、適用，一般項目文件可采用“項目編號—發文單位代號—文件類型代碼—專業代碼—流水號”的編制規則。

2)文件題名不夠準確或過于簡單。項目文件題名一般由有關崗位人員擬寫形成，有的題名過于簡單，只反映了文件的類型，如題名直接采用“施工專題會會議紀要”，不利于文件日常管理和查找使用。項目檔案人員應督促文件編制人員補充完善文件題名，如將上述文件題名改為“2019年第一期施工進度協調會會議紀要”。

3)文件簽署不規范，存在法律風險。在簽字方面，存在無手簽、他人代簽等問題；在蓋章方面，存在未蓋公章、蓋章模糊等問題；在日期方面，存在未填寫日期、正文與附件日期邏輯關系不符合實際等問題。項目檔案人員應做好質量檢查，發現問題后督促整改。

4)文件不能滿足齊全、完整需要。主要有正文與附件不能完全對應、某份文件本身缺頁漏頁等問題。項目檔案人員應做好質量檢查和管控，發現問題后督促整改。

5)資質資格文件有效性不足，存在法律風險。如單位資質、人員資格文件超過有效期，資質、資格報審表中列明的單位、人員名稱與資質、資格附件不一致等問題。項目檔案人員應要求相關崗位人員做好此類文件有效性管控。

1.2 文件保管方面

主要有以下兩類常見問題：

1)項目現場檔案庫房及設施設備不能滿足實際需要，管理不夠規范。主要有庫房同時用作雜物間、休息室，未配備滅火器，未采用可關閉式檔案柜架等問題。項目檔案人員應在籌建檔案庫房時提出明確要求，以滿足保管工作需要。

2)文件擺放不夠規范。主要有檔案柜架缺少標識、流轉辦理完畢文件未及時上架擺放等問題。項目檔案人員應按要求做好標識及擺放工作。

1.3 文件整理方面

主要有以下三類常見問題：

1)分類組卷不規范，不利于今后查找使用。主要表現為未理解分類類目的含義和范圍，導致跨類別組卷、組厚卷等情況時有發生。項目檔案人員應正確類目的含義和作用，規范組卷。

2)案卷題名不準確，過于含糊、籠統，不能準確反映案卷及卷內文件特征。主要表現為案卷過厚、文件類別過多，導致案卷題名擬寫時過于冗長。項目檔案人員應規范填寫案卷題名。

3)卷內目錄中部分信息填寫不規范，不利于快速、準確查找卷內文件。主要表現為未填寫責任者、日期等重要信息，頁數/頁號填寫不正確，文件題名填寫不準確等問題。項目檔案人員應規范目錄中的信息，不能漏填。

1.4 文件歸檔方面

主要有以下兩類常見問題：

1)歸檔不及時問題。項目現場檔案人員日常以文件收發流轉為主，文件整理工作嚴重滯后，多數項目文件集中在項目竣工后進行整理，導致歸檔不及時情況普遍存在。

2)向本部歸檔復印件問題。部分項目前期策劃沒做好，未考慮項目各方歸檔保存原件的需要，導致文件原件份數不夠，最終歸檔時只能向本部歸檔復印件。但復印件效力沒有原件高，且清晰度相對較差，如此歸檔存在一定的風險。

2 原因分析

2.1 項目檔案人員數量和質量不能滿足要求

目前各企業對項目檔案工作還存在誤區，認為檔案工作就是跑跑腿、收發文件，沒什么技術含量，對項目檔案工作投入明顯不足，特別是在檔案人員配備上“偷工減料”，檔案人員特別是項目現場檔案人員數量少、知識和技能不能滿足要求。與進度、費用、質量、安全等崗位人員相比，項目檔案人員薪酬待遇低、晉升機會少，工作量卻并不少，遇到現場施工高峰期、設備到貨高峰期、檔案移交等時段工作強度非常大，經常需要加班。據筆者了解，目檔案人員專業背景多為非檔案專業，檔案基礎知識較缺乏，即使經過實踐鍛煉具備了一定的知識和技能，由于收入與付出不匹配，項目檔案人員留不住等情況普遍存在，直接影響到項目檔案工作的正常開展。

2.2 項目其他崗位人員檔案知識缺乏

項目其他崗位人員對項目檔案工作普遍存在誤解，認為該項工作是檔案人員的事，于己無關，項目文件由各崗位人員直接產生或從外部收集，若是該環節工作沒有做好，項目文件質量存在缺陷，會直接影響到后續的整理和歸檔移交工作。正是由于認識不到位、缺少檔案工作考核措施，項目其他崗位人員不夠重視檔案工作，也缺乏學習檔案基礎知識和技能的動力，上文提到的文件質量常見問題多與其有關。其實，只要其他崗位人員具備一定的檔案知識和技能，將會大大減少上述問題的發生。

2.3 企業檔案部門監督指導力度不夠

由于企業投入力度、對檔案工作定位等因素，企業本部檔案部門普遍存在人手緊張、高素質檔案人才缺乏等情況，檔案人員多從事收、管、存、用等日常工作，沒有時間精力從事項目檔案監督指導工作，也缺乏這方面的經驗和知識。客觀地說，項目檔案工作開展得好不好，主要責任在項目部。企業檔案部門肩負監督檢查、業務服務職能，不能缺位。從事項目檔案工作，除了具備檔案基礎知識外，還要掌握一定的項目管理知識、基本熟悉項目管理流程和有關規范，這一點，對企業檔案部門同樣適用。如果沒有項目管理相關知識，企業本部檔案人員的監督指導就不可能很深入，也就不能產生好的效果。

3 總承包項目檔案管理應遵循的原則

3.1 全員參與

項目文件源頭在其他崗位人員，其流轉辦理過程牽涉到不同單位、不同崗位人員，因此，必須樹立全員參與理念，才能做好項目檔案工作。企業應建立檔案人員牽頭負責、其他崗位人員分工協作的工作機制，形成工作合力，發揮團隊力量。例如，在檢查文件質量時，檔案人員負責檢查文件是否簽署、是否缺頁漏頁等，崗位專責負責檢查是否符合相應的業務程序要求等。

3.2 全程控制

項目文件形成、流轉、收集整理直至最終歸檔移交全過程周期較長，如果只是對部分過程如歸檔移交工作進行管控，忽視了對其他過程的控制，則必然會造成檔案不齊全、不完整、不準確等情況，違背檔案管理要求和工作規律。例如，文件形成階段不注意文件質量，則文件整理、歸檔工作必然受到影響。企業應牢固樹立全程控制的理念，針對不同過程的特點采取針對性的管控措施，特別是要做好文件形成、流轉等前端過程的控制，為后續工作的開展打好基礎。

3.3 因地制宜

項目類型、所處國別和地區、業主方工作要求等情況不同，項目檔案管理深度、資源投入力度、執行的標準規范等也不盡相同。企業應在深入分析法律法規、合同條款、駐在國或地區(國際項目)要求等基礎上，采取不同的管控策略、工作方法，規范、高效開展項目檔案工作，服務于市場開發與項目履約等工作。

4 總承包項目檔案管理工作對策

4.1 建立項目檔案工作標準體系

企業應在貫徹落實法律法規、行業標準基礎上，建立起一套企業級項目檔案工作標準，根據項目規模、所在國別(國際項目)、業主及相關方要求等實際情況制訂項目檔案標準。

國內項目檔案管理相關法規、標準有：《重大建設項目檔案驗收辦法》(檔發〔2006〕2號)、GB/T 11822—2008《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、GB/T 18894—2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》、DA/T 28—2018《建設項目檔案管理規范》、DL/T 241—2012《火電建設項目文件收集及檔案整理規范》、DL/T 1363—2014《電網建設項目文件歸檔與檔案整理規范》、DL/T 5229—2016《電力工程竣工圖文件編制規定》等。

企業級、具體項目的檔案工作標準應包括以下內容：文件編號規則，文件歸檔范圍與檔案保管期限要求，文件整理與歸檔規范，聲像文件拍攝、收集、整理、歸檔要求，電子文件收集、整理、歸檔要求等。項目規模較小、業主對檔案工作沒有創優等要求情況下，項目級檔案工作標準可以在引用企業級標準基礎上進行微調，國際項目、其他類型項目應根據實際制訂適用的檔案工作標準。

4.2 配備檔案工作所需的各種保障性資源

企業應根據項目規模、業主方要求等實際情況，配備人、財、物等保障性資源，確保項目檔案工作順利開展：1)在人力資源方面，配備數量充足、知識和技能滿足需要的檔案人員，對于國際項目，其檔案人員還應具備一定的外語知識，此外，也要在合同中明確分包方項目檔案人員配備的要求；2)在資金方面，編制項目預算時要考慮檔案工作所需資金情況，以充分保障項目檔案工作正常開展；3)在物資方面，要配備檔案設施設備，包括合適的檔案庫房、數量充足的檔案用具，需要注意的是，設施設備質量要符合檔案標準規范要求。

4.3 搭建權責清晰、高效協作的檔案管理機制

企業應重點圍繞以下幾個方面，建立起項目各方權責清晰、高效協作的檔案管理機制：

1)將檔案工作要求納入分包合同條款，做到有據可依。應在吸收、分解總承包項目合同檔案有關條款的基礎上，針對分包方工作范圍等實際，將檔案工作要求以條款形式納入分包合同，特別是要將歸檔移交與進度款支付掛鉤，為各項工作開展打好基礎。

2)強化檔案工作監督檢查。企業檔案部門、項目管理部門應根據項目進展情況，定期對總承包項目部開展監督檢查，并要求項目部強化對分包方的監督檢查。檔案監督檢查可單獨開展，也可與安全、質量等檢查工作相結合。

3)嚴格落實考核獎懲，做好激勵約束。總承包項目部應按合同條款要求，定期對分包方檔案工作進行考核，并兌現獎懲措施，督促分包方采取措施提升項目檔案管理水平。

4)做好日常溝通協作，形成工作合力。總承包項目部應采取召開檔案工作例會、檔案人員出席項目例會及有關專題會等方式，做好與業主、分包方及相關方的定期溝通、交流，為項目檔案工作順利開展創造良好的氛圍。

5)強化檔案工作交底、培訓，宣貫檔案管理要求。重點圍繞法律法規、標準規范要求，收集歸檔范圍、整理及移交要求等進行講解和介紹，使所有參與項目人員掌握有關知識。培訓與交底可以分別開展，也可以合并進行。

4.4 推廣應用項目檔案管理信息化平臺

企業應為項目檔案工作配備信息化平臺，便于項目文件高效流轉，提高工作效率。企業可根據自身業務規模等實際情況，采取配備專門的項目檔案管理信息系統、在項目管理信息系統中內嵌檔案管理模塊、直接采用企業數字檔案館系統等方式，為項目檔案信息化建設提供基礎。相關平臺應具備文件收集與流轉、文件整理、查詢利用、文件歸檔與檔案移交等功能。注意完善各相關信息系統間的接口，確保信息得到充分的共享與交換，讓數據“跑起來、活起來”。

5 結語

總承包項目與設計項目有著較大差異，企業應變革觀念，認真分析總承包項目檔案工作的特點、難點，找準工作要點和著力點，才能滿足項目管理和市場開發的實際需要。檔案部門應主動作為，進一步加強總承包項目檔案管理、杜絕常見問題的發生、確保項目檔案質量，這既是檔案人員的神圣職責，也是檔案工作高質量發展的重要路徑之一。企業要高度重視項目檔案工作，在標準體系搭建、體制機制完善、資源投入保障上多下工夫，激發項目檔案人員的主動性和積極性，更好地服務于項目建設及企業有關工作。