議新時代國企人事檔案信息化問題

郭禎 馬銳

郵寄：河南省南陽市車站南路718號（二膠廠）郭禎收

摘要：現如今伴隨著我國社會經濟高速發展，從而使企業發生了深刻的變化，尤其是國有企業而言，面臨著比較大的機遇和挑戰，人力資源管理工作是作為企業發展一個重要所在，將會直接的影響到企業的人才隊伍建設和未來發展，特別是人事檔案管理工作來說，在企業人力資源管理中是具有著重要的作用，所以在本文主要是對國有人事檔案管理工作中的問題和對策進行了全面的分析研究，希望能夠給予相同行業進行工作的人員提供出相應的參考。

關鍵詞：國企;人事檔案;管理;問題;對策;分析

1國企人事檔案信息化存在問題分析

1.1沒有正確的認識到檔案管理的重要性

對于檔案管理工作而言，主要是作為一項服務性的工作內容，通常情況下是責任較為重大的一項工作，由于存在著一定的隱蔽性，并不太容易引起人們的重視，人們甚至是認為這項工作是可有可無的，在一些單位中，管理人員對于檔案管理工作自身意義缺少清晰的認識，普遍認為檔案管理是進行存檔和提取等一些簡單的工作，也是缺少著足夠的關心以及重視，此外一些單位認為檔案管理工作是簡單的進行裝訂和整理，認為什么人都可以做好，更甚至業務不被重視，影響檔案管理效率。

對于檔案管理工作而言，自身政策性是比較強的，人事檔案管理工作也是需要具有著專業素質的人才，同時必須要熟悉計算機操作。然而現如今因為我國國有企業檔案管理人員，其中一部分是由單位物色考察，并從內部管理人員發展成人事檔案管理人員，另一部分是招聘專業的人事檔案管理人員，但是要全面了解這個企業的人事檔案，就必須需要了解這個企業的歷史，就此發現內部發展更為穩妥、更能考察新接替的檔案管理人員是否符合檔案管理人員的基本素養和要求。多數檔案管理人員在崗位調整或者更新以后，可能無法及時全面認識人事檔案中各種材料的意義及作用，需要進行專業性培訓及實際操作鍛煉，由于人事檔案涉及的歷史信息較復雜及保密，這就需要在實際工作當中，提早發現問題，規避風險。在遇到一些任務較為繁重、臨時的工作時通常會存在著很多未知的問題，人事檔案管理工作就會面臨很多考驗。

1.2檔案管理人員身處檔案管理環境差

人員配備不足、轉遞材料嚴重超時、責任劃分不明確、硬件設施條件有限，因此在實際工作中，對檔案管理的操作及檔案管理的質量帶來了直接影響，同時也是打擊了工作人員自身的責任心和存在感，最終使工作效率出現降低。

1.3人事檔案的信息的可用性、與各個業務管理人員相關

檔案材料收集工作配備有相應的人事檔案管理辦法，但是檔案管理人員在進行工作時，存在歸檔收集工作開展較為滯后，處于被動地位。造成查閱相關人員檔案材料卻無跡可尋等問題，在一些企業的人事檔案管理時，存在著材料的補充不全面和不及時，使檔案材料形式以及內容存在參差不齊的狀態，例如早期檔案管理不規范，其中一部分時間節點的員工的材料未歸檔，現檔案管理人員對于積壓未歸檔材料進行催收，并歸檔，但仍會有個別材料缺失，這不僅僅是檔案管理人員一個人的責任，而是跟部門的相關業務人員共同的責任，檔案管理人員的工作是進行收集、鑒別、整理、裝訂、登記和集中統一管理，所以材料不能及時的轉遞到檔案室、或者材料填寫不規范、填寫錯誤、涂改等問題，檔案管理人員只能起到催收、監督、審核的作用，材料的本質是需要業務相關人員自己把關的，而不是轉交到檔案室時，發現各種各樣的問題再退回返工，這是檔案管理中出現的根本問題，也是根據整理人事檔案工作中真實的工作情況進行反應，此可用性對于人事檔案的質量也是有著嚴重的影響，最終導致檔案利用效率比較低、信息化建設基底不牢固。

2國企人事檔案信息化問題的對策分析

2.1需要對宣傳工作重視，提高各級管理人員對檔案管理工作的認識

對于檔案管理人員而言，需要在開展和匯報工作時高度重視企業其他部門和相關領導交流，不斷去提高工作成效影響力，對領導關注檔案工作程度進行提升。此外也是需要在議事日程之中對檔案管理工作納入，提高檔案管理工作的指導以及檢查的定期性，及時去發現問題和解決問題，此外需要提高檔案管理工作中硬件基礎設施投入，通過做好相應預算工作，保證可以落到實際之中，特別是對于檔案保護和搶修等方面的工作必須要高度重視，才能穩固后期是否能進行信息化的建設。

2.2需要嚴格的進行人事管理，保證信息數據的準確性

現如今隨著人事制度不斷進行改革、選撥以及考核和考察等都是需要通過大量調閱歸檔材料，這樣便對檔案材料的收集要求進行提高，在國有企業之中，人事檔案的管理人員必須要對檔案內容做到認真收集和整理，高度去重視資料真實性以及準確性，避免不合格材料混入到其中，這樣才可以實現檔案準確性以及權威性，使檔案資料管理人員可以更好的認識檔案價值并做出相應展現。

2.3需要提高人事檔案信息化的管理水平

通過和機關以及事業單位人事檔案進行對比，在國有企業之中，人事檔案是具有著較為明顯一個區別，由于機關事業單位人員組成多數都為行政管理人員，其中人事檔案組成也是較為單一，但是我國國有企業人員技術人才比重是較大，相關技術人才和技術骨干等比較多，但是通過對現如今情況來分析，國有企業人事檔案信息化水平是比較低，人事檔案數字化資源內容也是比較少，一部分企業在數字化檔案進行建設時依然是比較落后，對于檔案管理部門來說，在檔案存量數字化以及增量電子化方面實現較為困難。因此必須要全面的去提高檔案信息資源建設，同時需要對相關工作方法進行改進，提高檔案管理工作效率。

2.4需要不斷的創新人事檔案管理的模式

總而言之職務的任免權限主要是作為國有企業人事檔案管理時一個重要根據，通常情況下所采用的管理原則為集中統一方式，所采用管理體制也是進行分級負責，這樣可以明顯對檔案管理水平進行提高。但是通過對現如今檔案管理實際情況來分析，管理方式中的問題也是較為突出，在一些國有企業之中，檔案管理部門自身硬件設施相對較為落后，管理檔案數量也是相對量大，特別是生產型企業，管理人員自身專業的素質不一，因此在國有企業之中，必須要做到大膽改革，不斷對人事檔案管理工作模式進行創新，對人事檔案管理質量進行提高，這樣才可以更好的為人事檔案信息數據建設工作奠定堅實基礎，更好的實現自身價值，因此在國有企業人事檔案管理的同時，必須要重視人事檔案管理模式的創新，實現人事檔案管理工作順利進行，促進國有企業自身快速穩定的發展，因此這項工作必須要引起高度的重視。

結語：

通過對上述內容進行分析之后可以得出，作為企業人事資源管理工作，人事檔案管理在企業管理中是具有著十分重要作用，這項工作可以促進企業人才隊伍建設，規范企業選人用人，長時間以來企業重視以及提高信息化建設的同時，國有企業人事檔案管理工作成效是比較顯著的，也是對檔案管理硬件做出了相應更新，但是必須要清晰的去看待所存在問題，使其可以滿足時代發展變化，有效的去開展人事檔案管理工作，保證國有企業可以得到更加快速的發展。

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