關于加強教育考試機構檔案管理工作的思考

孫 康

（山東省菏澤市教育招生考試院，山東 菏澤 274000）

引言

文件是管理教育考試的重要憑證。考試對于考生來說是非常重要的，考試文件在考試中以及考試后都有著非常重要的作用。此外，教育考試檔案是行政部門的責任，接受考生和相關管理人員的檢查。現如今，教育考試檔案管理的價值越來越受到重視。運用科學的管理方法對相關人員進行管理，使檔案信息發揮應有的價值。

一、做好教育考試機構檔案工作的重要意義

1.做好檔案工作是對招生考試事業負責

檔案工作的一項重要價值是實現工作成果的再利用，下一年的工作如何在閉合的卷宗中體現出來，檔案可以有效地記錄工作活動和流程，幫助我們及時總結改進，提升工作品質，提高工作效率，減少工作失誤，實現“規范創新，再規范，再創新”[1]。考試命制、考務組織、招生錄取等占據了全年工作的絕大部分，常規工作要及時建檔，將常規工作及時建檔立卷保存，并對出現的問題進行分析研究、總結經驗，提高工作效率，從而更好地指導來年的實踐工作，使干部職工把更多的精力和時間投入到創新工作的思考和實踐中，促進招考事業高質高效發展。

2.做好檔案工作是對社會服務對象負責

招生考試工作離不開對檔案的作用，教育考試機構作為面向社會提供招考服務的職能部門，職能是相對固定的，承擔著大量與群眾生產生活密切相關的社會服務任務。例如，高校招生考試錄取檔案是考生合法入學的唯一的紙質憑證，自考生考籍檔案為考生的學業水平評定提供了重要依據，直接關系到每位考生的切身利益。學校考試機構一定要以對社會服務對象負責的態度充分意識到檔案工作的重要性，為考生和家長提供更好的服務。

二、目前教育考試機構檔案管理存在的問題

1.檔案數據管理意識較薄弱

當前教育考試機構的數據管理實踐中，存在著數據基礎薄弱、數據應用不深入、數據價值難以評估等問題，阻礙了數據融合與共享，限制了作為基礎性戰略資源的價值實現，教育考試機構的數據管理工作還任重而道遠[2]。實際情況是大多單位的檔案管理人員都為后勤人員，文化程度和專業水平都較低，運用現代信息技術的能力較弱，檔案管理只局限于整理簡單的資料和傳遞文本的工作。教育測驗機構檔案數據管理意識較弱體現在檔案數據管理意識尚未形成、忽視檔案在新的管理階段的特點、忽視檔案數據在新的管理階段中的特點和對檔案數據的價值重視程度不夠等問題，使教育考試機構檔案數據管理意識淡薄。

教育考試機構為了提高檔案數據質量，實現檔案數據管理方式從分散到集中，從孤立到共享的轉變，為教育考試機構的管理控制和科學決策提供科學依據，降低生產經營風險和成本投入等經濟效益認識不足，制約了教育考試機構領導和教育考試機構的其他檔案用戶對檔案數據的價值沒有形成科學認識。檔案管理更多是基礎工作，檔案的歸納、目錄的整理，都需要背后的大量的時間、精力去完善，而目前大多數單位的檔案不同程度存卷宗質量低下，無法檢索的問題，使很多資源很難得到多次利用，一些有價值的資源，要想引用或作為佐證，只能靠模糊翻閱，效率低下。

2.檔案數據管理方式待更新

檔案數據的形成途徑主要有兩種：一是將已形成的檔案資料資料化，使原檔案成為可供分析、挖掘的資料集；二是直接從業務系統自動收集高質量的檔案資料。現有的教育考試機構檔案數據管理方法難以滿足高度集中的數據共享和以管理為主導的利用需求。如我國鋼鐵行業的信息化、自動化融合水平不同，一些先進的教育考試機構已經建立了自己的私有云，或通過建設各種系統實現了管理控制，在一定程度上限制了教育考試機構開放數據接口與其他工業設備互聯互通，或通過建設各種系統實現了管理控制[3]。

就教育考試機構內部來說，檔案數據沒有在內部實現整合和自洽，使原本有很強關聯的數據處于分散狀態，難以聚合充分發揮檔案數據的價值，也不能對于這些數據進行整合利用，對于今后的調查，或者是提取，也有不利的影響，因此，無法滿足為教育考試機構提供智能化檔案數據服務的要求；從教育考試機構外部講，教育考試機構之間的數據難以流通和共享。

3.檔案數據管理人員能力待提升

高校檔案管理人員的素質直接影響到教育考試機構檔案資料的管理水平。教育考試機構都是機關事業單位，崗位和人員固定，人員編制比較緊張，管理人員往往把有限的人力資源轉向業務辦公室。要科學地組織和管理系統中的檔案數據，不能靠先進的技術手段組織和管理，教育考試機構的檔案數據管理道路能否順利進行，關鍵還是取決于是否有專業的數據管理人員。大多數專業的教育考試機構的工作人員都不是來自數據行業，要想在大數據的行業應用工作還需要補課，即使像寶鋼這樣的教育考試機構，有很強的人才培養能力，能夠勝任復雜數據應用的工程師也很少，所以教育考試機構在檔案數據管理上除了注重技術應用外，還需要補課，即使在像寶鋼這樣的教育考試機構，也很少有工程師能夠應用復雜的數據。

另外，教育考試機構的檔案數據管理人員不滿足對檔案數據管理的要求，而且在快速迭代難以處理的技術上，缺乏開放性思維，在檔案數據管理工作中不能積極學習、利用新技術，能夠實現檔案數據的質量控制，防范檔案數據的風險，提供多樣化的檔案數據服務，滿足用戶的需求。

四、教育考試機構檔案管理的對策

1.構建教育考試機構檔案數據管理機制

數據管理系統是教育考試機構管理人員或教育考試機構領導制定的數據資產管理制度，包括數據資產管理的指導原則，包括數據資產管理的指導原則。教育考試機構檔案數據的管理離不開具體管理規范的支撐，它不僅為教育考試機構檔案數據管理提供了管理目標、原則等宏觀層面的指導，而且為檔案數據管理提供了從業務標準、操作指南等微觀層面的參考路徑，保證了檔案數據管理工作的有據性、可行性和可控性。教育學考試機構檔案資料管理系統的制定是一個綜合建設的過程，涉及管理規范、流程和指導方針等各個方面。資料管理規范從技術和功能兩個方面規定了管理流程，涵蓋了數據采集、存儲處理、傳遞、利用等全過程；流程和指南則對具體的管理措施和技術行為提供了操作層面的指導。通過制定管理體系和管理規范，為教育考試機構檔案數據管理提供了策略指導和操作指南。

在制定標準時，應具體考慮以下幾個方面：一是對教育考試機構數據資產中檔案數據資源的來源、范圍、可能使用的業務規則、檔案數據的管理和維護要求等內容作出全面細致的界定，確保教育考試機構檔案數據管理工作的全流程都有據可依、有據必依；二是教育考試機構領導層、各業務部門和教育考試機構的領導、各業務部門和教育考試機構的員工，多方共同參與檔案數據管理工作，以管理規范、管理制度的形式，為不同角色劃分不同的管理職責，促進不同業務部門之間的分工協作。教育考試機構數據管理要整體規劃，充分調動教育考試機構全體工作人員積極參與檔案數據管理工作，為教育考試機構檔案數據管理提供操作規范，使其有章可循，為教育考試機構檔案數據管理提供堅實的保障。

2.提升數據管理方式

為教育考試機構帶來價值的那些數據，是那些經過分析處理后，流向各個環節并提供決策支持的數據流，既在數量上具有相當規模，又在質量上滿足準確、完整、可用性、規范等要求的教育考試機構檔案數據資源，在各種智能算法、平臺、系統、設備中都有用武之地，充分實現教育考試機構檔案數據輔助決策、業務創新和管理創新。大多數教育考試機構都有幾十年的歷史，其中大量的數據沉淀在操作、管理、流程、質量、工藝等各方面，但是在數據質量上仍存在一些不足，加強數據質量控制就是為了有效地處理數據質量問題，具體表現在檔案數據資源建設和數據質量提高兩個方面。

要明確教育考試機構現有的檔案數據資源種類、不同檔案數據資源的分布，開展檔案數據資源建設，是有效開展檔案數據管理的重要準備工作之一。為了解決教育考試機構檔案數據孤島現象眾多、數據標準不統一、檔案數據管理工作缺乏統一規劃、檔案數據管理工作面臨的諸多問題，建議從教育考試機構數據資產的主數據分析入手，開展檔案數據資源建設。

3.加強檔案數據管理人才保障

為了培養新的檔案資料管理人才，教育考試機構除了要提高現有檔案資料管理人員的素質外，還可以加大對檔案資料管理的人才引進力度，具體操作可以是聘請相關數據學科專家參與到檔案數據管理工作中來；也可由教育考試機構提供理論與實踐相結合的具體操作，也可聘請相關數據學科專家參與檔案數據管理工作；或教育考試機構提供理論與實踐相結合的具體方案，為教育考試機構提供數據管理、數據應用、提高高校學生檔案數據管理的具體平臺，為高校學生提供理論與實踐相結合的平臺，培養新的檔案數據管理人才。

結語

新一代檔案資料管理人才的培養，除提高教育考試機構現有檔案資料管理人員的素質外，黨中央、國務院正加緊推進新一代檔案資料管理工作，努力建設新一代檔案資料管理系統，以提高教育考試機構檔案資料管理人員的素質。強化教育考試機構檔案管理，既是檔案工作自身的需要，也是招考事業發展的需要，更是教育考試機構每一位員工應盡的職責。