醫院檔案信息化建設在行政檔案管理中的探究

李 贇

（復旦大學附屬兒科醫院，上海 201102）

一、什么是檔案信息化建設

檔案信息化建設是指在檔案管理活動中運用現代信息技術對檔案信息數據資源進行處理，重新定位檔案管理的情況、原則與方法，逐步明確以檔案實體為重心向信息為重心的基本框架與理論，實現信息檔案的社會化轉變。在行政檔案信息的收集、處理、分類、轉化、共享等諸多環節實現信息化操作。

二、醫院檔案管理中檔案信息化建設的意義

信息化建設是以現代通信、網絡、數據庫支持技術為基礎，是當今全球經濟和社會進步的趨勢，我們從工業時代進入到信息化時代。伴隨著社會信息化、智能化、數據全球化的到來，檔案管理工作也應與時俱進注入新活力。

1.助力向數字化轉型的必經之路

數字化醫院我國現代醫療發展的新趨勢，通過利用先進的計算機及網絡技術的融合，改善就醫環境，提高診療技術方便就診流程全面提升醫院服務能級和水平。促進醫療服務形式到內容上發生結果性變化，患者在世界上任何一個地方，只要通過網絡接入，就可輕松查詢個人健康檔案、向醫生進行健康咨詢等；需要到醫院就醫時，可以在家中掛號或預約醫生。目前有些醫院已將醫院的檔案信息數字化建設作為醫院工作的中心任務之一，是高瞻遠矚，認知數字經濟，把握數字機遇，跨越數字鴻溝，數字化建設將伴隨著醫院現代化建設與時俱進，為醫院向數字化轉型賦能。

2.保存性強，滿足需求導向

檔案信息化建設還同時解決了檔案存放保管問題，紙質檔案在存儲的時候較易受到外部環境因素的影響，從而造成不同程度的損毀。高溫、高濕、強光、有毒有害氣體都會使紙張發生化學反應，使紙張變得易碎、泛黃。另外，還會碰到由于保存時間太長，紙張自己發生擴散、模糊的現象，這些都給紙質檔案的借閱帶來了很大的問題。然而檔案數字化管理則有效地避免了檔案在收集處理和存儲過程中出現的損壞等問題。檔案信息化使檢索查詢便捷，突破傳統檢索方式，可以實現實時查詢。結合多種分類查詢方式，從而滿足不同查詢需求。檔案信息化建設在不斷創新探索中開發新技術，為醫院發展提供源源不斷的動力。

3.節約管理成本，提升服務效能

醫院檔案信息化建設就是利用現代信息技術將紙質的檔案轉化為數字信息，通過正確的系統設置，進行檔案信息的掃描，儲存于信息平臺上進行集中管理的一種模式。很大程度上降低檔案管理工作的時間成本，提高了工作效率和質量。同時，檔案信息化建設可以實現醫院內部資源共享與交流，也可以實現與患者及家屬的直接交流和間接溝通。檔案信息化可以遠程服務，突破時間和空間局限的弊端，提升檔案信息利用的時效性。醫院檔案信息化建設是當今醫院在未來的發展中適應社會發展的重要門徑，能有效促進醫院的長遠發展。

三、醫院行政檔案的重要性和現狀分析

醫院行政檔案，即醫院行政管理檔案，又稱文書檔案，是在醫院的行政管理工作中，由各種黨政性公文轉化而成的檔案。行政檔案管理在醫院工作中非常重要，直接關系到醫院的發展和地位。做好行政管理檔案是醫療事業發展過程的使命和要求是體現醫院實力的象征，重要作用主要體現在以下幾方面。

1.有助于醫院制度和機制的建立

通俗地說，檔案對于社會的作用就是檔案的價值，它具有歷史意義和參照價值，眾所周知，醫院過去和現在舉辦的各式活動，例如評審考核、學術講座、主題活動等直接形成的完整記載就是檔案。根據《中華人民共和國檔案法》等規定，建立既全面又詳實，既科學又系統的檔案管理制度，是提供管理標準化服務的基礎。根據醫院檔案管理指導模式，建立完善的三級考核機制，保障醫院各項工作的有序開展。

2.有助于醫院文化的積累和傳承

醫院文化作為醫院長期發展所形成的一種物質和精神兩種文化的呈現，檔案管理對醫院文化建設來說，具有導向性作用。因為員工要了解醫院的資料信息必須先從檔案管理來完成。一個醫院所有的發展軌跡和歷史文化都記錄在行政文書檔案中，行政檔案具有重要的歷史價值，起著傳承發揚作用。

3.有助于實現正確的發展方向

醫院檔案對醫院的發展有著舉足輕重的作用，醫院決策者需要通過對內部檔案的分析和研究來加強醫療活動的探究、管理模式的探討、學術地位的鞏固等等。這些決策活動開展前就必須靠醫院行政檔案來支撐，進行科學分析揚長避短，適時提供決策依據制定合理的發展道路。此外，醫院行政檔案還具有巨大的對標幫助作用，醫院在進行各項工作時離不開行政檔案理論參照。

隨著信息化建設為中心工作的重點轉移，社會各方面對檔案信息的需求日益迫切，但是筆者作為一個基層醫院的檔案工作者就行政檔案管理中凸顯的問題做了以下總結。

4.行政檔案安全保密制度不健全

面對信息時代變化，醫院檔案信息正逐步實現電子化轉變，但對檔案信息保密提出了新的要求。醫院檔案涉及醫院任命、患者信息、病情隱私、績效指標、診療方案等等記錄性信息，其內容信息更需要展開保密管理，檔案信息保密尤為關鍵。

目前大多數醫院檔案的收集、整理、保存、借閱、保密、銷毀等制度都不健全甚至缺失；有的雖然有制度但是卻形同虛設，制度上墻流于表面，沒有按照規定執行，檔案管理人員對檔案處理隨意馬虎，工作不嚴謹整理不及時，導致檔案丟失不齊全；檔案室管理混亂借閱手續不嚴格沒有層級審核制度，歸還手續把控不牢，也是導致檔案資料丟失的原因之一；甚至沒有專業的儲備空間和硬件條件，對于年代久遠的檔案保存不當發生霉變腐爛，直接影響檔案的使用；檔案信息密級存在差異，沒有針對不同級層展開對應性管理，檔案密級調整工作存在漏洞。

5.檔案管理者職業素養普遍不高

現在醫院的檔案管理部門很少獨立建科室，大多都是在一級科室領導下或者直接兼并管理。然而這些管理者或者直接的工作人員也都不是科班出身，沒有經過專業系統的檔案知識培訓和實踐。醫院領導者對此工作也不重視，檔案工作處于邊緣化的狀態，檔案工作人員容易得不到重視。從事醫院檔案的工作人員很少有走出去學習繼續再教育的機會，接觸不到新的知識和技能，導致在工作中會產生消極懈怠的工作情緒。

6.行政檔案學科發展停滯

由于之前的幾點原因使醫院檔案管理在制度保障、人員資質等問題的局限，從而使得檔案工作的發展止步不前，仍舊使用傳統的管理模式和方法。對于行政檔案的再利用、再開發停滯不前，墨守成規的思路大大阻礙了檔案資料在醫院中的大作用。

四、醫院檔案信息化建設在行政檔案中的作用

1.提升檔案安全性和保密性

檔案的保密工作是醫院檔案監管中必不可少的核心環節，而醫院行政檔案本身也是一項專業性、機密性很高的工作，它不僅承擔著醫院的機密更影響著社會安定和諧有序發展。采用信息化的檔案管理能有效地保障醫院檔案的安全和機密。將檢索要求輸入檔案系統后，能快速進行回查，避免信息的流轉和丟失。同時，在需要查找檔案信息時，也可以迅速進行比對提取關聯信息，有效減少檔案信息的泄露。

2.有利于保護檔案原件

醫院檔案信息化建設后對資料檔案原件起了良好的保護作用，工作人員可以直接通過檔案信息平臺獲取相關的資料檔案，可以防止檔案原件被過量地直接翻閱，或過多使用而造成原件的嚴重損壞，以做到保護檔案原件的目的，更有效地避免珍貴資料的丟失。

3.節約成本提高效率

行政檔案管理工作面對的是紙質檔案，需要進行人工收集、整合和歸檔，不僅浪費人力資源還耗費了大量的時間，導致相關工作人員工作效率低。然而運用檔案信息化建設后對于行政檔案管理通過移動存儲進行有效實現，提升檔案的存儲能級，很大程度上提高了檔案管理的時間和人員效率節約了管理成本。

4.打破空間和時間限制

信息化建設的應用優勢在行政檔案管理中優勢明顯，很大程度上擺脫了時間和空間的束縛，尤其是對行政檔案的查詢可以充分利用網絡的優勢，做到隨時辦公、隨處查詢、隨心調取的工作狀態，創新檔案管理模式提升使用者體驗感和滿意度。

5.提升檔案管理員專業水平

隨著信息化技術在行政檔案管理中的廣泛應用，對醫院檔案管理人員的職業素養也提出了更高、更新的要求。不但要在服務理念上要轉變提升更要求，在業務能力上也要有所突破，從而能更好地進行檔案管理工作的開展。醫院也要加大在信息化建設的投入，除了配備現代化的檔案保護設備和相適應的信息管理系統外，還要為檔案管理人員建立有效的培訓體系。依照崗位不同采用不同的方法，提升個人實力的同時團隊整體合作能力也會有所進步。

結語

在我國醫療衛生事業高質量發展的背景下，醫院的各項工作也在向智慧醫療發展，醫院行政管理工作是醫院工作的重要組成部分。行政檔案管理也在向信息化管理靠近，信息化技術在現階段檔案管理中起著積極的作用。檔案的信息化管理給行政檔案管理工作帶來了便捷，有效的醫院行政檔案管理有助于醫院文化的積累與傳播，為醫院實現科學化、標準化、專業化、信息化提供可靠依據，提高核心競爭力為醫院在可持續發展道路上提供有效幫助。