大數據時代電力企業檔案管理創新的探索

國網江蘇省電力有限公司沛縣供電分公司 侯永全

近年來，越來越多的電力企業檔案管理方向、方式出現變化。這些企業一改以往的紙質檔案管理方法，陸續使用電子檔案開展檔案管理工作。這一變化，能夠減輕檔案管理工作開展負擔，且能夠使檔案管理質量逐漸改善。在未來工作中，檔案管理人員應該結合當前大數據時代背景，在充分了解應用大數據所帶來的影響的基礎上，積極嘗試新的、更為有效的檔案管理方式。現如今，上述工作已然落實，電力企業檔案管理工作真正走向信息化檔案管理階段。

1 大數據給電力企業檔案管理帶來的變化

1.1 用戶開始追求更高質量的檔案服務

現如今，人們正處于大數據時代。在這一時代下，企業會在人們工作、活動中產生大量數據。為幫助用戶快速找到想要的信息、資料，檔案管理人員應該做好本職工作，結合時代發展形勢、用戶需求，對自身檔案管理方式加以創新、優化，檔案服務質量更是成為各界關注的重點問題。在新形勢下，人們對電力資源的需求明顯提升。在這一背景下，電力企業應該安排專業的檔案管理人員，努力為用戶提供更為優質的檔案服務。這也是當前各城市電力企業工作開展的大方向。相關電力企業應該引起重視，從現實角度出發，優化本企業檔案管理與服務方式。

經調查發現，部分群體未真正認識到落實、優化檔案服務工作的重要性。有人覺得檔案資料、檔案數據本身應該保密，企業外人員不應獲知相關內容。還有人覺得檔案服務僅僅是事務性工作，對就職人員專業能力要求較低。但是，在實際工作中，檔案管理人員是一種專業能力較強的技術人員。檔案管理人員本身專業能力較強，且能夠在大數據背景下，熟練使用計算機等先進設備、技術開展工作，能夠高質量完成檔案管理工作[1]。

在社會大環境下，用戶開始追求更高質量的檔案服務。面對信息開放、共享形勢，越來越多的人開始關注政府信息。政府有關部門更是將檔案數據公開化，以便更多的人能夠監督本部門工作開展情況。在這一背景下，檔案管理人員應該重新看待本職工作。在有效處理檔案數據保密工作、共享與利用關系的前提下，做好檔案數據的管理與保護工作。現如今，電力企業已然能夠基于大數據時代背景，全面優化本企業檔案管理方式。相關檔案管理人員圍繞用戶需求，對自身檔案管理方式加以創新，能夠真正滿足新時代下用戶對檔案服務的要求[2]。

1.2 檔案數據類型增加，資源明顯增多

電力企業涉及多方面工作。在生產、管理等工作開展期間，會產生大量的數據。在信息時代的影響下，智能電網領域飛速發展，電力企業陸續開展、落實電力體制改革工作，現已稍見成效。在這一背景下，相關電力企業應該立足于實際，主動建立計算機管理系統。經實踐發現，相關技術人員細致研究上述系統，并將涉及到的數據傳輸到檔案管理系統當中，能為后續工作的開展打下基礎。在電力企業日常管理工作開展期間，各部門工作存在差異，卻也存在交叉情況。在這一條件下，各個管理系統將同時運作，一旦出現重復事項，相關數據也將重復出現。等到大量數據被匯集到檔案管理系統時，將出現重復歸檔情況。再加上網絡時代本身日益發展，網絡信息數據也被收集、整理，這就導致各類數據逐年增多。檔案管理人員工作任務更是逐年增多[3]。

如果站在電力企業角度看待數據增多這一問題，可以發現，電力企業也正面臨這一問題。文書檔案、錄音錄像檔案等，均是電力企業檔案管理期間的重要部分。在實際工作中，檔案管理人員需要根據不同情況，合理借助各式存儲方式，管理、存儲檔案數據。這一過程較為繁瑣，對檔案管理人員專業能力、計算機應用能力要求較高。在大數據背景下，檔案管理人員應該嘗試借助先進技術優勢優化工作開展方式，以保證本企業檔案管理工作的開展質量。

1.3 檔案數據信息安全問題被廣泛關注

檔案管理方式是否安全、檔案數據是否得到有效保護，一直是電力企業、人們關注的重點問題。在大數據技術的幫助下，電力企業工作開展效率顯著提升。檔案管理人員正視大數據技術帶來的積極影響，并借此開展檔案管理工作，能夠高質量完成原有工作。但是，大數據的有效應用，也會給電力企業帶來一些安全隱患問題。電力企業本身涉及大量檔案數據，這些數據較為特殊，應該被有效保護。但是，在實際工作中，電力企業無法全面、有效地保護這些數據，安全也無法保障。這一情況，對檔案管理工作的開展，以及所在電力企業的長遠發展均十分不利。一旦檔案資料遺失、泄露，將給所在電力企業帶來嚴重損失，相關檔案管理人員應該正視檔案數據信息安全問題。在未來的檔案管理工作中，既有效應用大數據開展工作，又主動優化、完善信息安全防護方式。現如今，檔案管理人員已然能夠從計算機安全防護、網絡安全防護等角度入手開展工作，相關數據借此得到有效保護。

2 創新策略

2.1 著重提升檔案管理的服務質量

在新形勢下，越來越多的電力企業開始借助先進技術優勢開展工作，其檔案服務工作完成量明顯增加。在這一背景下，檔案管理人員應該基于現實情況，積極采取有效措施，著重提升本企業檔案管理工作的服務質量。對此，檔案管理人員應該明確個人工作職責，自覺提升個人綜合素質水平。為早日成長為復合型人才，相關檔案管理人員應該積極參加專業知識、信息技術應用相關培訓活動。當檔案管理人員理論知識、經驗十分充足后，可以應用大數據、信息技術開展檔案管理工作。在工作中，檔案管理人員應該秉持真實性原則，將相關內容準確記錄，并做好相應的鑒定、分類等多項工作。檔案管理人員認真做好以上工作，能夠使有效信息被準確地記錄在檔案系統當中，檔案管理工作也將因此順利完成[4]。

當代社會，用戶對檔案信息的需求存在差異。面對這些差異，檔案管理人員應該堅持以人為本的服務原則，用心給用戶提供服務，使其多元化需求能夠得到真正滿足。在現實工作中，檔案管理人員應該深入挖掘大數據應用優勢，并借此優化檔案數據分析方面的服務方式。在這一過程中，檔案管理人員還應該細致研究、合理借助系統聯想以及關鍵詞檢索的功能性特征，給用戶提供服務。現如今，上述工作已然得到有效落實，用戶能夠因此獲得更多信息，其對檔案信息的需求也將因此得到滿足。在檔案服務過程中，檔案管理人員應該全面調查、分析用戶的檔案類型、檔案信息使用方式和效果。該環節工作的有效落實，能夠使檔案管理人員真正獲知目標用戶的檔案使用方式、方向。相關檔案管理人員借此優化自身檔案服務方式，開展檔案管理工作，其服務質量、檔案管理質量將顯著改善。為真正了解用戶實際需求，檔案管理人員還應該定期組織、開展相關調查活動。在滿意度調查活動中，檔案管理人員可獲知用戶的想法、建議。并借此優化檔案系統，對自身服務方式加以改進、優化，能夠在未來工作中給用戶提供更為優質的檔案服務。電力企業檔案管理創新工作也將因此順利開展[5]。

2.2 落實企業檔案信息化建設工作

經調查發現，各城市已然陸續開展檔案信息化建設工作。在這一大環境下，技術人員愈加重視檔案管理信息平臺研究、建設工作。新的電子檔案存儲方式因此出現，其存儲質量也因此改善。基于這一背景，電力企業已然能夠基于所在城市實際情況、檔案管理工作開展需要，建立、借助數字檔案館系統開展工作。該系統的有效應用，能夠帶來一系列積極影響，具體表現為：數字檔案館系統的有效應用，能夠使各類公文實現在線歸檔的檔案管理效果。在這一條件下，上述系統將與所在電力企業的辦公系統相連接。檔案管理工作也將真正達到信息化的管理效果，其管理質量將顯著改善。數字檔案館系統的有效應用，還能使檔案數據的存儲質量及安全性大幅提升。在檔案信息化建設期間，電力企業應該正視時代發展形勢，給本企業檔案管理工作帶來的積極影響。這就要求相關檔案管理人員合理借助大數據開展工作，并將云存儲模式有效地應用在檔案管理工作當中。檔案數據將被完整、安全地存儲。新的檔案存儲方式、模式將因此出現，現上述模式已然被各電力企業廣泛地應用在檔案管理工作當中。大數據時代給電力企業檔案管理工作帶來的積極影響，更是在這一過程中充分體現。

2.3 做好檔案信息的安全保護工作

當代社會，科學技術領域、信息技術領域飛速發展，人們也迎來了大數據時代。在這一時代下，電力企業應該重視數據安全問題，積極采取有效措施，保障檔案數據的安全。經研究發現，電力企業內部管理方式、外部網絡安全防護方式均會影響檔案信息的存儲質量、安全性。當信息設備、硬件出現故障問題時，檔案數據資料容易丟失。當工作人員操作失誤時，也極容易遺失檔案數據。這些都是內部管理方面的問題，而外部網絡本身存在一定風險性。如果電力企業未做好前期的安全防護工作，將無法保障檔案數據的存儲質量。面對以上問題，電力企業應該立足于實際，有針對性地優化檔案信息安全保護方式。在這一過程中，電力企業應該做好以下工作，以保證大數據背景下本企業檔案管理工作的開展質量。

其一，電力企業應該正視思想教育帶來的積極影響，并在日常工作中，定期組織、開展相關教育活動。經實踐發現，檔案管理人員積極參加相關教育活動，能夠從思維方面發生改變，且有效提升個人檔案安全管理意識。相關檔案管理人員真正認識落實檔案數據安全管理工作的重要性，并做好設備、庫房等多方面的安全檢查工作，能夠及時發現隱患問題、風險問題。檔案管理人員以相關規章制度為依據，及時上報問題并有針對性地解決問題，將從根本上落實檔案數據安全管理工作。所在電力企業經濟損失也將因此得到有效控制。

其二，電力企業應該基于大數據背景以及所在企業檔案數據安全管理需要，主動構建、借助網絡安全屏障開展工作。在這一過程中，檔案管理人員應該明確個人職責，并在實際工作中，合理應用、借助各式各樣的安全軟件、權限設置、身份識別手段等，做好網絡防護工作。該環節工作的順利開展，能夠幫助電力企業有效抵擋不法分子的網絡攻擊，相關電力企業檔案資料也將借此得到有效保護。為進一步提升檔案數據的安全性，檔案管理人員還可以從網絡使用方式角度入手，做好安全管理工作。在這一過程中，檔案管理人員應該根據不同工作開展需要，分別使用內網計算機、外網計算機開展工作。經實踐發現，檔案管理人員將檔案系統應用到內網的計算機當中，并要求在職人員禁止將其與未經過有效處理的設備進行連接，能夠從根本上保障檔案數據的安全性。為保證相關數據的準確性、完整性，檔案管理人員還應該在各個計算機內，安裝相應的殺毒軟件。并定期做好軟件升級、更新等工作。檔案管理人員重視、認真做好上述網絡安全防范工作，能夠保障檔案數據的安全性，使相關數據能夠得到有效保護、存儲。

其三，在檔案管理過程中，檔案管理人員還會遇見檔案數據丟失、遺失等問題。針對這些問題，檔案管理人員應該做好數據備份工作。這就要求檔案管理人員基于現實需要，從多角度開展備份工作。為進一步提升備份質量，使相關檔案數據能夠得到有效保護，電力企業還應該做好遠程異地方面的數據備份工作。這就要求目標電力企業主動和各個兄弟企業、檔案館進行交流。在有效合作、配合下，遠程異地數據備份工作將圓滿完成。現如今，上述電力企業檔案數據安全管理工作已然順利落實，部分電力企業更是主動優化災害應急恢復機制。在相關機制的再次保護下，電力企業檔案數據將得到有效地安全保護，數據丟失等問題將因此得到控制、解決。

總而言之，檔案管理人員明確個人職責，在檔案管理期間，結合信息時代發展形勢，合理借助大數據技術優勢，對檔案管理模式加以創新、優化，能使所在電力企業檔案管理質量顯著改善。在上述工作中，相關檔案管理人員還應該主動采取有效措施，致力于提升檔案管理服務質量。現如今，上述工作已然全面落實。所在城市電力行業更是借此邁進高速發展階段。