論檔案數字化的未來發展前景

徐越

前言：現階段，我國檔案數字化發展進入到技術融合與應用階段。國家檔案局局長陸國強于2020年6月召開的“區塊鏈技術視頻專題講座”中提到：“在不斷推進檔案信息化建設，為經濟社會提供更為穩定服務的基礎上，逐步將區塊鏈技術應用于檔案管理中，并發揮出重要作用。而檔案的數字化建設及管理，也將呈現出更加安全、穩定的態勢。”此番講話，在一定程度上為檔案的數字化發展，明確了技術方向。基于此，本文從檔案數字化發展角度做出分析和研究，旨在為檔案數字化建設水平的提升，逐步實現檔案現代化管理模式，奠定下堅實的基礎。

一、檔案數字化發展現狀

20世紀90年代初期所構建的“三金工程”，標志著我國正式進入到信息化建設階段。而21世紀初期針對檔案事業所發布的《信息化綱要》與“十五”規劃，則成為新時期檔案信息化建設的關鍵性節點。隨后，北京、天津等地在愈發成熟的互聯網技術推動下，逐步開設了數字化“試點”，正式開啟了針對檔案信息化模式的探索。更是在而后的“十一五”規劃階段，將檔案數字化規范，正式納入到檔案法制建設規劃發展目標之中。自此，轟轟烈烈的紙質檔案數字化工作在全國范圍內展開。

“十二五”時期，檔案數字化建設進入到數字檔案館建設階段。此時，傳統載體檔案數字化被歸為檔案利用體系建設范疇之內，強調檔案數字化副本的提取與利用，并積極推進檔案數字化安全建設工作。以數字化方式對檔案原件加以保護，成為該階段檔案數字化建設發展的重要內容。而此階段的檔案數字化建設，也為進入新常態模式的“十三五”規劃，指引出更為明確的檔案管理現代化方向。

時至今日，檔案的數字化建設已卓有成效，在不同歷史時期所達成的建設成果與政策導向也呈現出穩步推進的狀態。

二、檔案數字化面臨的困境與挑戰

（一）法律問題

若要真正提高數字化檔案的法律效力，需要一個非常漫長的過程。現階段，雖然我國數字化檔案法律法規尚未完善，但可通過國外發展經驗和自身優勢加以彌補。

首先，法律效力。法律效力體現了檔案的真實性與原始記錄性，其所展現出的憑證價值優勢并非其他材料所能夠替代。而隨著我國檔案數字化程度的不斷加深，越來越多的數字化副本應用于各個行業及領域。這也使其數字化檔案憑證的法律效力未能做到同步保障。傳統形式下，紙質檔案所具有的存儲問題顯而易見，而數字化檔案在將傳統紙質檔案轉化成圖像及電子文檔后，仍會因外界干擾問題而導致其真實性與完整性失去保障。在數字化檔案副本成幾何倍增長的今天，具有針對性的法律效力文件尚未得到完善，但在2019年10月所提審的《檔案法》（修訂草案）中，對于檔案數字化政策法規的構建與完善，也給予了極大的促進和推動。

其次，權屬問題。針對數字化檔案的著作權與隱私權，雖然在《著作權法》

中已經做出了明確的規定，如實事匯編、公務文書等不受版權法保護。然而，檔案館中所存儲或藏有的其他類別作品，如各類技術圖紙等仍需受到有效的權屬保護。同時，一些需要捐贈或購買的檔案，權屬問題仍是數字化檔案館亟待解決的問題。

（二）技術應用問題

加大技術投入。檔案數字化管理是以信息技術為支撐的，要保證檔案數字化管理的工作質量和效率。必須要加強對電子檔案管理的科技投入，通過不斷引進先進的科學技術來保證檔案管理的工作質量。例如，需要引進國際上先進的防火墻技術和保密技術，加強對電子檔案的安全保護。還需要適時更新檔案管理的硬件和軟件，防止因為技術設備過于落后而給不法分子以可乘之機。檔案數字化存在的另一發展問題，便是技術問題。其中最為主要的技術問題來自于安全與標準兩方面。一方面，檔案數字化或數字檔案信息所關乎的安全問題，涵蓋信息真實性完整性，以及信息的長期可讀性。由于各類數字化信息充斥于網絡之中，而網絡環境中的安全隱患或安全威脅眾多。當電子檔案與載體分離開來，則其信息便會出現受到肆意篡改而失真的情況。在此基礎上還伴隨著各類軟硬件的升級與存儲設備的更迭使用等情況，也均會導致電子檔案信息在轉存或提取多次后，出現讀取威脅問題。另一方面，我國現有的檔案數字化標準為《紙質檔案數字化技術規范》《單子文件歸檔管理規范》等多側重于檔案數字化技術層面的標準，對于檔案數字化的管理規范卻較少提到。

三、檔案數字化未來發展對策

（一）持續推進檔案治理體系建設

針對檔案數字化發展中所存在的法律效力及權屬等問題，應在健全檔案管理體制機制的前提下，形成完善的檔案數字化標準規范，并從普法與執法角度加以強化。從檔案管理體制機制方面：對檔案法中與相關工作機制與管理體制的內容加以完善，提升各檔案部門指導與統籌標準。實現新時期檔案局與檔案館之間的網絡化協同發展，以此促進各基層黨建機構在管理與工作方面能力的增強。在此基礎上，依照檔案館數字化標準，設定出科學的規劃與布局，逐步從館內部門到區域、行業，形成聯合性的協同模式，從檔案法規與標準方面：一方面，進一步完善全新修訂《檔案法》的立改廢釋工作，明晰法制法規與行政規范;另一方面，組織各行業存于到檔案標準的制定與修訂工作之中，實現檔案的國際化通用標準。從普法與執法方面：可對檔案法律法規作用機制加以完善，優先在檔案局與各地區檔案館中，實行針對檔案數字化的行政管理責任明晰，對“放管服”改革力度進一步加大，并全面推進檔案數字化發展階段的行政執法方式與執法記錄，實現新時期檔案行政職權規范化標準與水平。與此同時，國家檔案局與各地區檔案館之間，應構建起聯合執法協調工作機制，在不斷進行普法宣傳的同時，強化檔案管理干部法治意識與觀念，以此提升檔案數字化未來發展的普法水平及執法水平。

（二）先進科學技術的融入與應用

現階段，檔案數字化發展所面臨的技術問題，涉及到數字化加工中所生成的質量問題，以及數字化安全問題。其中，針對數字化加工所生成的質量問題，需進行檔案數字化各工作環節上的質量控制。首先，優化加工流程。檔案數字化具有其特殊性，在檔案種類、數量等方面千差萬別，針對不同的檔案形式，所選用的加工方式應做好優化方案予以實施。如針對面積較大的圖紙檔案時，需應用專業化的工程類圖紙掃描儀;又如，針對珍貴的歷史檔案，應對其考證與修復后方可實施掃描工作等。其次，提升加工質量。在確保各項數字化檔案加工標準的情況下，努力提升加工團隊成員綜合素質水平，使數字化加工意識符合數字化加工水平。同時，做到全流程規范操作、完整記錄、安全保密等。而在數字化安全問題方面，應進一步提升檔案數字化的技術質量水平。尤其在數字化安全方面，所應用的技術形式也將愈加完善。2022年6月，國家檔案局局長陸國強指出將區塊鏈技術應用于檔案數字化加工與管理之中。將區塊鏈技術應用于檔案數字化或數字檔案管理活動中，將會發揮其不可篡改的特性，使檔案信息的真實性得以提升。例如，區塊鏈中各個區塊之間都由哈希值進行緊密關聯，若隨意改動某一區塊，則與之相連的前、后區塊的狀態均會發生改變。將其應用于檔案管理環節，將確保檔案信息真實可信，并具有可追溯性。同時，區塊鏈網絡會將各個連接終端定義為節點，且各個節點會由檔案管理部門加以認證，這便確保了區塊鏈各節點的可信度。具有可信度的節點在獲取到使用權限后，便可進行檔案信息的調取、查閱。

結語：綜上所述，檔案數字化未來發展的基礎，是復合型人才在檔案管理中的有效輸出，也是檔案管理體制機制愈發標準與完善背景下，人們檔案數字化觀念與意識的有效提升。與此同時，全新科學技術在檔案數字化模式中的應用程度不斷加深，也將成為檔案數字化模式逐步轉變為檔案數據化模式，強化檔案數字化未來發展的必然趨勢。