試論數字轉型背景下的科研事業單位檔案管理工作

梁冬

摘要：數字科技的迅猛發展推動社會逐步進入數字化新時代。數字轉型，即以數字技術為支撐對組織的傳統流程及業務模式等進行改造重建，使其實現互聯、在線、智能運轉及管理，已成為各行業培育發展的新目標、新動能。科研事業單位是國家科技創新的主體，檔案是科研事業單位真實的歷史記錄、是重要的信息資源，檔案管理是科研事業單位不可或缺的一項基礎性工作，研究文件管理數字轉型理念、思考分析科研事業單位檔案管理工作數字轉型的重要意義、制約因素、目標及實現策略，有助于創新檔案管理模式，更好地服務科技創新發展。

關鍵詞：科研事業單位;檔案管理工作;數字轉型;策略

中圖分類號：F457

文獻標識碼：A

引言

科研事業單位的檔案管理工作對其發展來說是非常重要的部分。應全面了解檔案管理的發展情況，進一步優化管理手段，切實提高檔案管理的綜合水平，以促進事業單位的可持續發展。

1當前科研事業單位檔案管理工作數字轉型的制約因素

1.1信任缺失導致轉型動力不足

對傳統紙質檔案憑證功能的慣性信任促使人們懷疑新型電子文件是否能完全代替紙質檔案文件發揮憑證作用，因而習慣將系統中形成的文件打印后簽字蓋章歸檔，而非在管理系統內完成自動歸檔，最終導致數字資源增量不足。科技檔案因其信息的敏感性，使科研人員對檔案文件網絡化管理帶來的知識產權與信息安全風險產生顧慮。因此，檔案信息化止于檔案目錄和實體數字化，而不能實現檔案全流程數字化管理。總之，信任的缺失使人們對檔案管理工作數字轉型持遲疑、觀望的態度。

1.2科研事業單位檔案的特性增加了轉型難度

協同合作成為新時期科技創新發展的組織模式，依托于某一個單位的科研任務往往有若干個協作單位，同一項目檔案文件跨機構跨領域形成，增加了統一項目文件管理標準的難度和協調管理責任的難度。科學研究活動中形成的圖表、圖紙及實驗數據等原始記錄因研究內容與方法的不同而使生成格式大相徑庭，如何在檔案管理系統中以原生格式長期存儲這些格式迥異的文件而不被修改、實現格式之間的無損轉換，以確保用戶有效讀取利用檔案信息是一個關鍵問題。

1.3支撐保障不足使轉型持續推進乏力

數字轉型戰略框架缺失，使檔案管理工作數字轉型缺乏目標引領與統籌協調。因為沒有目標定位的引領、路徑規劃的指導以及責任體系的保障，檔案部門在推進數字轉型的過程中會遇到經費、人力不足等問題，而導致轉型進程緩慢。檔案管理人員缺乏數字素養，使檔案管理工作創新動能不足。“文件管理數字轉型的根本在于人才，數字文件的管理需要一支具備數字素養的人才隊伍的支持”，而科研事業單位檔案管理人員雖然有專業的檔案知識和豐富的業務經驗，但是數字化意識淡薄，對數字轉型理論和實踐的研究學習不夠深入，因此其應用數字化技術的意愿和能力就相對較低。

2科研事業單位加快檔案管理工作數字轉型的策略

2.1建立有效的檔案數字化管理體系

檔案數字化管理在當前依然屬于較為新穎的管理模式，事業單位在開展檔案數字化管理時應結合自身部門的實際情況，對硬件設施的采購、軟件系統的開發和運營等都應做好相應的研究。同時，建立行之有效的檔案數字化系統管理的規章制度，做到有章可依，在檔案管理過程中嚴格按照規章辦事，可以有效減少檔案的遺失、泄露等問題。檔案管理不論是傳統管理模式還是數字系統管理模式都是一項較為繁瑣的工作，針對這一特點，可以將檔案數字系統劃分為不同的模塊，包括檔案錄入管理、檔案系統管理、檔案密級管理、檔案分類管理等部分，各部分職能分開運行，以減少檔案管理人員的工作量，這樣的系統劃分可以降低工作中的失誤，提高檔案管理效率。

針對不同類型的檔案還可以針對其屬性進行分類管理。對普通類型的檔案資料可以利用數字化管理系統實現信息資源的共享。在現階段，一套檔案數字化管理體系是否行之有效最重要的指標依然是檔案管理的效率以及準確率。采用數字化系統可以極大提高工作效率，但檔案的準確性需要在信息采集過程中保證信息來源的準確性，因此檔案管理人員需要對檔案信息做定期維護，及時更新檔案中信息缺失或不正確的部分。一個數字系統是否有效最重要的還是要看在檔案管理中是否適應社會發展的需要，滿足人民群眾的需求，是否能在最短的時間里滿足查閱檔案的需要。

2.2完善檔案管理中的保密建設

第一，對不同的檔案保密級別做不同的分類，同時在數字化系統中對檔案管理人員的權限按檔案種類、保密級別進行不同劃分，想要查閱相關保密級別的檔案就要獲得相應權限的密鑰。第二，加強檔案管理系統的安全等級，構建防火墻。由于檔案保護的敏感性，因此無法保證不會有人想要采用手段而強行獲取某些檔案資料，針對這一點就要提前做好準備，盡可能減少系統被突破的可能性，提高安全性。第三，檔案管理人員也要提高檔案保密意識和安全意識，建設相應的保密政策，做到僅在需要時調用相關檔案。

2.3以數字檔案管理平臺建設為支撐，提升數字服務能力

一是依據《電子文件管理系統通用功能要求》和《數字檔案室建設指南》等標準和指南提出系統需求報告，設計符合業務規范要求的檔案管理流程和功能，確保系統功能齊全、穩定流暢運轉。二是開發利用數字技術與工具，提升系統的智能化水平。數字時代，檔案人員和用戶對檔案業務的智能化需求和期待越來越高，因此需要重點關注文件分類、鑒定、處置與利用業務的交互式智能設計與實現。例如，開發基于項目研究內容、名稱與研究階段等內容關聯分析的鑒定分類法，基于用戶反饋應用OCR識別、人臉識別、語音識別等數字技術對數字檔案資源進行智能開發，以提供智慧檔案服務。三是定期對系統進行風險與績效評估，確保系統安全高效運行。利用安全風險評估工具和標準體系分析系統業務的合規性，發現風險點并有效規避。通過業務評估體系對標檢查、用戶滿意度調查等方法，追蹤系統的質量和效能，以便系統更新升級。

2.4以數字檔案資源建設為抓手，向數字檔案信息服務轉型

一是基于各部門業務系統文件的調研分析，指導文件信息的規范創建和管理，確保可信可用。科研事業單位研究領域廣、文件信息類型多，分析總結各領域文件信息的共性，對電子文件的存儲格式、版本及技術環境等要素形成規范要求，可提高信息的真實性和可靠性。二是推行歸檔文件數字移交制度。通過單位發文將數字移交歸檔固化為制度標準，可為科技檔案增量檔案電子化提供制度保障，從而為科技檔案信息中心提供源源不斷的數字資源供給。三是建立跨機構合作機制，不定期采集/移交數字檔案資源。例如，科研事業單位針對跨機構的協作項目，簽訂項目數字檔案跨機構采集/移交協議，為科研項目留存豐富的數字信息資源，以便重復利用。

結束語

新事物的發展總是曲折的，作為一種新的管理模式必然會面臨各種各樣的問題，因此在現階段要能夠認清檔案數字化管理系統的現狀，建立完善有效的檔案數字化管理體系，加大資金支持，提高檔案管理人員的綜合素質，建立檔案保密制度。不斷創新、謀求發展，最終完善檔案數字管理體系。

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