淺析數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)館員的要求

孫景芳

摘要：信息時(shí)代的信息量逐漸增加，也給檔案管理帶來(lái)了更多挑戰(zhàn)。原有的檔案運(yùn)作模式已不能滿足當(dāng)前人民檔案服務(wù)的需要。為快速適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的需要，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案的管理方式、存儲(chǔ)方式和管理技術(shù)，將信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)。在此基礎(chǔ)上進(jìn)行的工作必然會(huì)發(fā)生一定的變化，也會(huì)對(duì)館員的專業(yè)技術(shù)掌握程度提出更高的要求。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館;檔案信息;館員

數(shù)字化檔案管理的發(fā)展是時(shí)代發(fā)展的必然要求，主要體現(xiàn)在信息技術(shù)的重大影響。信息技術(shù)的逐漸推廣意味著獲取信息的方式不再單一，而數(shù)字檔案館作為信息資源的重要儲(chǔ)存庫(kù)，必須跟上時(shí)代的發(fā)展，了解人們的需求，提供檔案服務(wù)并適時(shí)引入新技術(shù)和創(chuàng)新文件管理模式。檔案事業(yè)的發(fā)展經(jīng)歷了幾個(gè)發(fā)展階段，數(shù)字檔案館的建設(shè)標(biāo)志著一個(gè)新的發(fā)展時(shí)代的開(kāi)始。為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案，必須了解數(shù)字檔案的特點(diǎn)和新需求。

一、數(shù)字檔案館的概念

數(shù)字檔案館有很多特點(diǎn)，如信息的數(shù)字化、信息的組織和網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)的廣泛性、信息資源的共享性和信息搜索的便捷性。

廣義上的數(shù)字檔案館是指一個(gè)儲(chǔ)存信息的空間，由一些檔案存儲(chǔ)庫(kù)、檔案信息資源中心和用戶組成。數(shù)字檔案在狹義上是個(gè)體檔案，除了檔案的數(shù)字化外，還包括檔案的收集、組織、存儲(chǔ)、檢索、傳輸和保存、保護(hù)、利用、識(shí)別、統(tǒng)計(jì)信息環(huán)境與基礎(chǔ)設(shè)施（軟硬件系統(tǒng)）的建立，是設(shè)計(jì)和建立檔案的組織結(jié)構(gòu)。它包括：

（1）接收必須歸檔的電子文檔及其原始數(shù)據(jù)，對(duì)提交申請(qǐng)的單位的電子檔案工作流程實(shí)施在線監(jiān)測(cè)和控制，以確保及時(shí)提交電子檔案到檔案庫(kù)，避免文檔丟失。

（2）將現(xiàn)有檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的在線發(fā)布和交付。

（3）支持對(duì)檔案館中各種歸檔實(shí)體的自動(dòng)化管理。

（4）可支持網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)業(yè)、政務(wù)信息資源等檔案的數(shù)字化收藏，提供對(duì)分散在不同地區(qū)的檔案信息源的訪問(wèn)，以及實(shí)現(xiàn)共享檔案信息源的可能性。

（5）高效地訪問(wèn)和搜索組織數(shù)據(jù)，允許用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)數(shù)字檔案信息（包括目錄索引和全文）。

二、數(shù)字檔案館的特征分析

2.1信息數(shù)字化

與傳統(tǒng)檔案相比，主要區(qū)別在于檔案的存儲(chǔ)格式和載體發(fā)生了重大變化，數(shù)字檔案中的信息以數(shù)字形式直接存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，管理效率好，因?yàn)樗梢詫?shí)現(xiàn)對(duì)各種信息資料的高效提取和利用。

2.2館藏資源的虛擬化

由于數(shù)字檔案是公共檔案，資源共享是數(shù)字檔案的唯一規(guī)則，數(shù)字檔案在維護(hù)一定數(shù)量的實(shí)物檔案的同時(shí)，此外，還強(qiáng)調(diào)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和點(diǎn)對(duì)點(diǎn)建立虛擬資源。檔案館是全球檔案館網(wǎng)絡(luò)中的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，在某種意義上是數(shù)字檔案的集合，它是無(wú)限可擴(kuò)展的。

2.3信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化

隨著提供和保存記錄的方式發(fā)生了重大變化，檢索記錄的方式也發(fā)生了變化，有效地超越了時(shí)間和空間的界限。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，檔案數(shù)據(jù)的檢索可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)直接訪問(wèn)，也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)傳輸信息。這種信息傳遞方式的轉(zhuǎn)換，不僅為存檔用戶提供了方便，而且有效地提高了文件提取的效率，文件丟失的問(wèn)題很少見(jiàn)。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)館員提出的新要求

數(shù)字檔案館館員是檔案管理的直接參與者，檔案的變化肯定也會(huì)影響?zhàn)^員。在檔案管理質(zhì)量不斷變化的時(shí)代，特別是在數(shù)字檔案部署方面，圖書(shū)館員必須能夠通過(guò)及時(shí)改變管理理念和掌握最新的檔案管理技能來(lái)完成這項(xiàng)工作。簡(jiǎn)而言之，在建立數(shù)字檔案館后，向圖書(shū)館員提出以下要求：

3.1更新觀念

檔案載體發(fā)生了變化，檔案?jìng)鞑サ沫h(huán)境和方式發(fā)生了變化，檔案信息的處理和存儲(chǔ)方式發(fā)生了變化，知識(shí)的組織方式也發(fā)生了變化。一些檔案館跟不上時(shí)代的步伐，未能獲得新的檔案管理技能，總是保留現(xiàn)有的知識(shí)并使用舊有的技能來(lái)處理檔案。

為了適應(yīng)這些變化，檔案館需要擺脫傳統(tǒng)觀念，認(rèn)識(shí)到自己的職業(yè)危機(jī)。這是因?yàn)椋S著時(shí)代的更迭，信息環(huán)境也在不斷的發(fā)生變化，傳統(tǒng)的檔案館藏構(gòu)成、檔案服務(wù)方式將被新的現(xiàn)代信息所改變。一些技術(shù)以及大家熟悉的業(yè)務(wù)，有的已經(jīng)落伍，有的正在落伍，因此館員必須學(xué)會(huì)區(qū)更好的適應(yīng)新形勢(shì)，跟隨時(shí)代發(fā)展，積極突破創(chuàng)新，盡快適應(yīng)并推出新時(shí)代下的信息服務(wù)。

3.2掌握新技術(shù)

3.2.1提高計(jì)算機(jī)技能水平，為獲取網(wǎng)絡(luò)知識(shí)提供便利。網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案制作中的應(yīng)用，給檔案制作帶來(lái)了許多便利。但對(duì)館員技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)和通信技術(shù)等技能的要求也顯著提高，借助信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)信息資料的有效收集。由于互聯(lián)網(wǎng)上的信息比較復(fù)雜，并不是所有的信息都有應(yīng)用價(jià)值，圖書(shū)館員可以從很多地方找到有價(jià)值的信息。為了過(guò)濾，必須靈活應(yīng)用信息處理技術(shù)，用于存儲(chǔ)管理。此外，還需要增加信息資源的提取，開(kāi)設(shè)不同的服務(wù)類型以滿足不同的用戶需求。

3.2.2精通信息技術(shù)。在數(shù)字檔案館中，檔案館藏的收集和管理對(duì)信息技術(shù)的依賴程度很高，為保證各項(xiàng)工作的高效開(kāi)展，館員需要增加對(duì)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)打好基礎(chǔ)，對(duì)提高檔案工作水平具有積極意義。

3.3提高自己的信息處理能力

衡量未來(lái)的現(xiàn)代檔案服務(wù)能力和水平的主要標(biāo)準(zhǔn)是處理信息的能力，即準(zhǔn)確和快節(jié)奏執(zhí)行信息檢索、信息分析和綜合，并確定檔案在歸檔操作中的信息資源的重要性。面對(duì)多媒體檔案信息資源，首先要關(guān)注的是掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，即使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的能力，應(yīng)該能夠使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息的日常操作的能力;服務(wù)人員還應(yīng)學(xué)習(xí)和提高使用計(jì)算機(jī)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中組織文件的能力，信息搜索、組織、郵件收發(fā)等各種基本操作技能，下載在線信息、文件轉(zhuǎn)換等。由于信息技術(shù)的發(fā)展，創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，構(gòu)建現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)新體系，獲取現(xiàn)代信息技術(shù)是完善檔案的重要組成部分，因?yàn)樗峁┝吮匾臈l件，是館員信息處理能力的核心。

結(jié)束語(yǔ)

館員的綜合能力在建立數(shù)字檔案館時(shí)對(duì)檔案的質(zhì)量有一定的影響，意識(shí)到這一點(diǎn)后，我們需要增加館員團(tuán)隊(duì)的組成，積極開(kāi)展業(yè)務(wù)和技術(shù)培訓(xùn)，加強(qiáng)館員隊(duì)伍建設(shè)，特別是信息化水平，提高檔案管理的整體質(zhì)量。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案工作的宣傳。提醒圖書(shū)館員數(shù)字檔案的創(chuàng)建是檔案行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，敦促他們繼續(xù)提高在發(fā)展方面的重要成就和專業(yè)水平、能力，積極學(xué)習(xí)新技術(shù)，轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，為建立數(shù)字檔案館做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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