大數據背景下檔案管理與數字化建設思考

額定其其格

摘要：在大數據時代背景下，檔案管理部門需要與時俱進，轉變傳統的工作方式和理念，加快構建大數據體系，更好地發揮檔案管理的實際價值和作用，充分挖掘檔案信息背后的價值，確保檔案管理工作的有效開展，推動檔案管理工作的創新與完善。

關鍵詞：大數據;檔案管理;數字化建設

引言

隨著社會經濟的發展，現代信息技術的飛速發展，各類數據、信息呈現爆炸性的增長，用傳統的方法很難對這些數據進行高效的分析、整理，于是就出現了大數據。利用大數據可以不斷優化企業的經營過程，提高企業的決策與分析能力，同時也可以通過新的理論模式來儲存和使用各種不同的信息。大數據具有數據量大、功能多、數據類型豐富、數據傳送速度快等顯著特征。充分利用大數據的優勢，是實現檔案管理及數字化建設信息化的一種重要手段，也是提升檔案管理數字化水平的必然選擇。

1淺析大數據背景下檔案管理與數字化建設現狀

1.1檔案管理的觀念與方法陳舊

目前，依舊有部分檔案管理人員未對檔案工作的重要性形成正確認識，而且缺乏對數字化建設的價值與內涵的全面了解，不利于檔案管理和數字化建設的有效開展。由于傳統的檔案管理內容屬于日常管理工作的一部分，因此工作人員對紙質檔案比較依賴，在其看來網絡以及電子檔案存在著不安全性，在這一觀念的影響下，阻礙了檔案管理信息化建設的開展。

1.2檔案管理工作缺少總體計劃

目前由于一些檔案管理部門缺乏整體的規劃和部署，導致數字化建設受到一些阻礙，缺乏對整體目標的細化，未將具體的工作部署落到實處，建設過程中盲目引入與本單位發展現狀不相匹配的檔案管理體系，或是沒有對檔案管理進行集成化的處理，導致在檔案管理過程中存在不少問題。比如所購置的管理信息系統與現有的信息管理技術不相匹配或是無法兼容，不僅會導致信息處理效率較低，還會造成資源的浪費，影響檔案信息化建設的質量。

1.3信息安全未得到保證

當前我國檔案管理數字化建設面臨的主要問題之一是缺少統一的規范，使其無法保證信息的安全。檔案的保存和使用是檔案從建立到歸檔的全過程，涉及到大量的珍貴資料和保密資料，因而要確保檔案的安全。

1.4檔案數字化管理的輔助設備不健全

盡管目前從大的環境來看，檔案管理職能部門都提升了對數據化檔案建設的重視程度，可是對一些基礎比較薄弱的部門而言，尚無足夠的資本投入到檔案數字化建設中，也缺乏對相關技術以及人才的引進。而要想建立科學高效的檔案信息數據庫，就必須借助于計算機服務器和其他相關技術設備的支持，因此要想真正實現數字化管理的目標，就必須要加強軟件與硬件的雙重配合，這相較于傳統的檔案管理而言就需要投入更多的人力、物力和財力，并且需要對網絡進行定期的優化和完善，這對于那些級別相對較低或者技術薄弱的檔案管理部門來說，其生存與發展都面臨著挑戰，自然沒有更多的精力投入資本去進行數字化建設。

1.5檔案管理人員缺乏對計算機技術及檔案信息化管理技術

在大數據時代背景下，對檔案管理人員的專業技能及綜合素質均提出了更高的要求，但由于信息化能力的欠缺，致使其難以有效勝任數字化建設工作。更因長期受到傳統檔案管理方式和理念的影響，大多檔案管理人員缺乏對計算機技術以及檔案信息化管理技術的學習和了解，因而難以有效勝任檔案管理信息化建設的具體工作。

2大數據環境下的檔案管理與數字建筑的優化

2.1拓展檔案的內涵

由于大數據背景下對檔案管理提出了更高的要求，因此需要檔案管理部門優化和完善檔案管理方式，對其內涵予以延伸，從而提出新的管理辦法。比如對事業單位而言，在構建數字檔案管理的過程中可以將有實際價值的相關信息記錄也視為檔案，因為單位每時每刻都會產生大量新的數據信息，需要將其收集到計算機中并進行保存，以便于在需要之時可以有效訪問和查找相關信息。這些都是人工所無法完成的，因此需要充分運用大數據以及云計算等信息處理手段和方式，同時也需要檔案管理人員提升技術手段和認知水平，對海量數據進行有效地歸類。

2.2制定檔案系統，完善歸類工作

檔案管理數字化建設的一個重要前提就是信息的收集分析和整理，而傳統的人工手段難以對海量數據進行高效管理，因此必須要借助現代信息技術和互聯網的支持，形成完整的檔案管理鏈條，用科學化的管理方式對檔案管理各個流程和環節中的信息與數據予以有效把控，對關鍵信息和核心數據進行嚴密保管，這就離不開對檔案體系的合理優化，并做好檔案信息的精準分類，從技術層面為檔案管理工作的開展打下堅實的基礎。

2.3拓展利用檔案的途徑

要想充分發揮大數據背景下檔案管理工作的實際價值，就要全面開拓檔案的使用渠道，充分發揮檔案管理的價值。檔案管理人員要改變傳統被動的管理方式和理念，充分發揮互聯網等現代信息技術手段的作用，對數據進行有效傳遞，構建新的檔案管理體系，并且在交互文件以及信息端口等方面進行進一步的優化，以此增強檔案管理的實用性，同時加強檔案數據的實時性和有效性，更好地滿足新時代背景下廣大用戶對檔案管理的實際需求。

2.4增強檔案管理人員專業技能與綜合素質

檔案數字化管理與體系建設的前提就是要對檔案信息進行有效地收集、整理和分析、儲存，因而需要對軟件和硬件進行有效運用，對相關設備如計算機、掃描儀、大型高速交換器等信息處理設備熟練地掌握和使用，同時對檔案管理部門的網絡環境進行定期優化，構建檔案管理網站實現對檔案的數字化和網絡化管理，這就需要全面提升檔案管理人員的專業技能和綜合素質，不斷更新知識結構，對相關軟硬件設備進行全面地了解與學習，從而為檔案管理數字化建設貢獻力量。

3結束語

綜上述，在信息化和信息化的飛速發展中，我國已邁入了一個新的時代，在這一新的形勢下，檔案管理系統的數字化和網絡化建設必須不斷深化，不斷創新，更好適應新時代背景下的檔案管理工作。

參考文獻

[1]孫美珠.淺析大數據時代背景下檔案管理模式轉變路徑[J].蘭臺內外，2021，（24）：21-22.

[2]任星.大數據時代背景下檔案管理和數字化建設研究[J].蘭臺內外，2021，（13）：1-3.

[3]杜欣欣.大數據時代背景下檔案管理工作方法優化分析[J].商訊，2020，（21）：156+158.