醫院檔案管理的現狀及應對策略

王靜冰 隋佳昕

摘要：隨著我國醫療衛生事業改革的不斷深入，醫療衛生系統特別是大型三甲公立醫院受到了前所未有的挑戰和沖擊。醫院檔案管理工作的好壞，不僅關系著醫院內涵建設發展，而且對醫院是否能保持健康發展起著尤為重要的作用。面對新一輪醫療衛生體制改革，醫院檔案管理工作怎樣發揮好為臨床、醫技、科研等服務的作用是當前公立醫院所要解決和面臨的新問題。當前，醫院檔案管理工作還面臨著制度缺失，體系不夠完善等諸多問題，我們只有不斷改進和完善相關制度和體系，創新管理方法和模式，促進檔案工作更加科學、系統。本文圍繞某三甲醫院檔案管理工作的現狀和應對策略談一點體會。

關鍵詞：醫院;檔案管理;應對策略

1 醫院檔案管理工作的現狀

1.1 檔案管理意識淡薄

計劃經濟時代大多數公立醫院對檔案管理認識比較模糊和片面，醫院領導和職工普遍存在“重業務，輕檔案”的思想和意識，認為醫院只要把醫療工作和業務收入搞上去，檔案工作可有可無。由于的檔案管理工作的不重視，導致醫院許多發展時期重要的歷史資料未能有效的保存，阻礙了檔案工作的連續性和完整性。

由于醫院是業務單位，大多數職工忙于繁重的醫療救治工作，缺少對工作中產生的珍貴資料的記錄和保存意識，片面的認為保存資料與自己沒有關系，檔案工作和臨床工作相比不重要，檔案管理工作配備專職人員就夠了。更有甚者，雖然有保存資料和檔案的習慣，但是未交有專職檔案管理人員保存，嚴重制約了檔案工作的連續性。

1.2醫院檔案內容界定不清， 管理方式落后

隨著互聯網和現代科學技術的發展，檔案管理工作也在不斷的變化和發展，然而，醫院的檔案管理還是處于落后、封閉的狀態，跟不上時代發展的要求。醫院的檔案管理工作未能形成一套標準的管理規范和模式，主觀的根據人為理解，想當然地進行管理，致使許多應該保存和歸檔的珍貴資料沒有保存兒丟失，不利于檔案工作的發展。其次，多數公立醫院的檔案管理方法嚴重滯后，檔案利用率低下。第三，在醫療衛生改革不斷深入發展的今天，醫院檔案資料的管理方式上卻沒有根本改變，檔案管理的硬件、軟件等都跟不上新時期衛生改革發展的需要，尤其是一些珍貴的文字、影像等資料，一旦造成損毀或遺失，其損失是難以估量和彌補的[1]。

1.3檔案管理制度不健全，管理缺乏現代化手段。

在醫院眾多的管理制度中，有關檔案管理的制度極需進一步建立和完善。多年來，未出臺行之有效的檔案管理制度，導致很多需要保存的各類資料未能移交檔案室，造成許多檔案資料的遺失或遺漏，未能給醫院發展提供證據支持。隨著近幾年現代科技和互聯網的不斷發展，電子病歷和電子檔案越來越被人們所使用和接受。然而，醫院的檔案管理人員由于未能掌握必要的信息存儲安全和電腦病毒防御的相關技術，導致現代科學技術在醫院檔案管理中的利用率不高。當前，檔案管理軟件的許多功能未能有效的利用，造成檔案管理工作效率不高。所以，要充分利用檔案管理軟件系統的強大功能，提高電腦在檔案工作中的使用效率是當務之急。

1.4檔案管理人員業務能力不高

檔案管理工作效率的高低主要取決于檔案管理人員的業務能力和素質，而我們現有的人才培養模式是一味的提高臨床科研人員的培養力度，忽視了對檔案管理人員的教育培訓，檔案管理人員普遍業務能力不高，使檔案管理水平和方式嚴重滯后。醫院的檔案管理部門負責人多數存在“雙肩挑”，整天忙于臨床救治工作，行政事務疲于應付，多少制約了檔案工作的順利發展。檔案管理人員有些是從臨床工作退居二線的老醫生老護士，有些是非檔案專業畢業的大學生，缺乏專業的檔案管理知識和技能，從而影響了檔案工作的發展。醫院科室內部人員時有調動，使得一些經驗豐富的檔案管理人員流失，新來的工作人員需重新培養，對檔案工作的有效開展增加了很大阻力。

2 加強醫院檔案管理工作的應對策略

2.1 提高檔案管理意識，創新檔案管理方式

醫院管理包羅萬象，其中檔案管理是最重要組成部分，公立醫院要提高對檔案管理工作的認識和重視程度，把檔案管理工作作為醫院年度中心工作，全院上下要統籌兼顧，通力合作。另一方面，要加大檔案管理的宣傳力度，通過報紙、網站、微信等方式，讓全院職工充分知曉檔案工作的復雜性和重要性。全院職工要改變“重業務，輕檔案”的管理思想，尤其是檔案工作從業人員更要解放思想，轉變觀念，創新工作方式，變被動為主動，為臨床一線人員提供檔案方面的服務。

在當今互聯網及信息化時代必然對檔案管理人員提出更高的要求，要時刻保持積極向上的精神面貌，把創新管理作為工作重心來抓，將專業知識和醫院實際情況有機的結合起來，為醫院科學規劃未來發展提供檔案保障。同時，檔案管理人員要打破過去傳統的思想觀念和工作方式，加強檔案管理專業知識學習和培訓，進一步拓寬檔案管理工作的輻射范圍，圍繞醫院中心工作，主動作為，將檔案管理工作的效率發揮到極致，為醫院實現可持續發展做出應有的貢獻。

2.2 建立健全醫院檔案管理機制

建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進醫院檔案工作規范管理的關鍵[2]。大多數公立醫院由于缺乏一整套比較科學、系統、規范的檔案管理制度，導致檔案管理工作嚴重滯后，所以各公立醫院要根據自己實際情況，遵循《檔案法》以及醫療衛生相關檔案管理條例等法律、法規，出臺一整套系統和可操作性強的檔案管理制度或條例。

規范的制度是所有管理工作的核心，上到國家，下到普通企事業單位，若沒有規范合理的管理制度約束大家，那整個國家和社會將會變得雜亂無章，失去生機。所以，我們要結合醫院的具體實際，將已經適用的檔案管理制度進行完善和修訂，使之更加符合醫院發展的需要。

此外，還應開發檔案管理信息化軟件，對檔案資料進行分門別類，充分利用現代科學技術手段，提高檔案資料的存儲量，進一步提升檔案管理的工作效率。某些檔案資料設計單位和個人隱私，因此，為提高檔案管理系統的安全性和可靠性，要設置檔案室的防火、防盜、防病毒等自動監控系統，切實保障檔案資料的安全。為加強檔案管理，醫院還應該成立由院領導掛帥的檔案管理監督領導小組，院長和黨委書記是檔案管理監督第一責任人，各科室負責人為本科室檔案管理監督第一責任人，切實對檔案管理工作進行監督指導，確保檔案管理工作的完整性和統一性。

另外，檔案管理工作由檔案收集、采編、整理、保存、統計等多項內容組成，醫院檔案內容多，專業性強，其中檔案收集最為重要，因此，建立健全檔案管理制度顯得至關重要。

檔案管理人員要依據醫院發展實際，對收集到的材料是否真實，是否完整等方面應嚴格篩查、甄別，然后再進行歸檔。要建立健全檔案資料信息員制度，每個科室設置檔案資料信息員，隨時對可能存在價值的檔案資料與檔案管理部門進行通報，確保醫院的每一份珍貴資料和信息的安全與完整。

2.3 加強培訓，提高檔案管理人員素質

檔案管理人員素質直接影響到檔案的管理水平[3]。所以，醫院要重視檔案管理人員素質的提升，加大對檔案管理人員的培養力度?，F代醫院管理制度要求醫院管理人員既要懂專業知識，又要熟練掌握現代科學技能的綜合型人才，因此，檔案管理從業者不僅要有較高專業理論水平，還要具備吃苦耐勞、嚴謹求實的精神面貌。醫院要定期對檔案管理人員進行專業知識培訓，邀請檔案管理專家來院講課或去北京、上海等大型三甲醫院進行參觀訪問，學習先進的管理經驗，提高檔案管理水平。

此外，在醫院人才培養中，要堅持以人為本的原則，將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，重視對專、兼職檔案員隊伍的培養和培訓，通過專業培訓、知識更新、進修學習等，提高業務水平，建立檔案管理人才梯隊，最大限度地實現醫院檔案隊伍素質的整體提高。

3.小結

醫院檔案是醫院最寶貴的無形資產，建立健全醫院檔案管理制度是促進醫院發展的重要手段，更方便了全院職工準確無誤的調取檔案資料。雖然醫院檔案管理工作已經取得了長足進步，但是未來醫院檔案管理工作離實現專業化、信息化等還有很長的路要走，只有持續加強檔案管理工作開發和利用，進一步提升檔案管理人員的綜合服務水平，嚴格按照檔案相關制度規章和標準，實現檔案管理工作的科學化、規范化、系統化，最終為醫院發展奠定堅實的基礎。

參考文獻：

[1]陸培蘭，程英升.醫院檔案管理的現狀與對策[J].中國衛生資源，2006，12（4）：85-86.

[2]張景華，徐柏林，厲紅霞.淺析醫院檔案管理工作的現狀與對策[J].中國病案，2004，36（11）：105-106.

[3]韓雪.淺談如何加強醫院檔案管理工作[J].黑河學刊，2013，（3）.180.