事業單位人事檔案電子信息化管理分析

陳勝丹

摘要：近些年，在我國高速發展的背景下，科學技術的迅猛發展將人們帶到了信息化時代。傳統的人事檔案基本上是以紙質的形式存在的，檔案一旦發生變更，就要重新打印一份檔案。這樣不僅耗費時間，浪費紙張，整個事業單位的工作效率也會大幅度下降。因此，事業單位的人事檔案管理工作應該與時俱進，朝著信息化管理的方向積極做出轉變，這樣人事檔案管理工作才能夠在事業單位管理中發揮更大的作用。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;電子信息化;管理

引言

檔案管理作為事業單位管理的重要組成部分，對事業單位的協調、高效運轉產生至關重要的作用。隨著我國信息化技術的不斷發展，檔案的信息化管理已經逐步深入各個單位。新中國成立以來，信息化技術不斷發展，人事檔案管理工作得到了轉型升級，特別是針對事業單位，檔案管理是基礎性的工作，切實有效做好該項工作，能夠使其人事管理效率和各項管理工作取得更大的發展。

1事業單位人事檔案電子信息化管理的價值

1.1讓檔案管理更為規范化

在以往的、老式的檔案管理工作中，由于大部分的檔案數據、信息都需要工作人員來填寫和錄入，但是工作人員之間的個體差異比較大，不同部門的工作人員在填寫、審核檔案數據信息的時候，存在一定的差異性，最終會影響檔案數據信息中整體的內容和格式，無法保證檔案數據信息內容、格式的規范化。由此，單位要借助于信息化手段來開展檔案管理工作，能夠讓檔案管理更為規范，方便檔案信息、資源的統一管理，實現檔案信息、資源及時共享。同時，在檔案信息化建設、管理中，通過專人專崗的形式，讓檔案管理更為規范化、系統化。

1.2有利于促進事業單位人事制度改革不斷深入

事業單位在發展過程中會面臨人員流動頻繁的情況，而事業單位人事檔案電子信息化管理能夠有效地促進事業單位人事制度的不斷改革，能夠有效地解決一系列的招聘問題。比如，事業單位在招聘相關工作人員的時候，他們通過信息化電子檔案進行篩選，所選擇的范圍更為廣闊，能夠挑選更為精準的人才。通過這種方式選擇的人才，能夠給事業單位帶來巨大的效益，進而深入地實現事業單位人事制度的改革。

2事業單位檔案信息化建設與管理的方法

2.1強化基礎設施的建設

只有做好基礎設施的建設工作，才能夠為檔案信息化管理奠定扎實的基礎。檔案室通常是事業單位中的重要行政部門，在具體的檔案信息化建設、管理之中，要及時更新或置換老舊的設施設備，更換已經有損壞、使用不便的資料庫架，可以使用滿足檔案管理標準的帶鎖資料架，把一些涉密載體放置在帶密碼鎖的文件柜之中。在檔案信息化建設中，要安置通風設備，配置專業的電子溫濕度檢測儀，以此來探測到檔案室中的溫度、濕度情況，確保檔案室的溫度濕度滿足檔案管理的需求。同時，相關部門一定要結合自身的發展需求、業務需求，設定相符的檔案信息化建設與管理系統平臺，以此來滿足長期檔案信息化管理的標準需求。在檔案信息化管理系統平臺之中，一定要檢測系統中的存儲功能、計算功能、負載功能，注重檔案信息化管理系統平臺的日常維護，讓系統能夠順利運行下去。

事業單位要保證檔案存儲格式與拓展接口之間的兼容性，結合用戶、管理人員實際需求，對當前的系統平臺進行更新與優化，為之后的信息轉移、存儲工作奠定良好的基礎。除此之外，在事業單位的檔案信息化建設、管理工作中，一定要重視軟件、硬件管理，提升其安全性、利用率，對管理人員展開知識培訓、知識學習活動，必要時要聘請專業的檔案信息化管理人員，引入相關的密鑰技術、防火墻技術，提升檔案信息系統的安全性。

2.2提升檔案管理人員的綜合素養

新形勢下對檔案管理工作人員的要求較高，因此，人事檔案管理工作人員一定要有較高的綜合素養。在日常工作中要不斷對事業單位人事檔案管理人員進行專業素養、思想政治、職業道德、數據保密性等方面的培訓，提高工作人員的綜合素養。檔案員要注重數據庫本身的安全和機讀目錄的保密，嚴格執行國家有關涉密網絡信息保密工作的法律法規，嚴格管理計算機設備、網絡、數據磁盤等載體，加強數據安全意識，做好物理隔絕，建立健全數據庫質量控制體系。建立一支專業素質扎實，思想覺悟高，業務能力強的干部人事檔案工作隊伍，為檔案管理工作的有序進行奠定基礎。

2.3采取多元化管理模式和手段

傳統的人事檔案管理通常是以紙質材料的形式進行，從上文可以得知，紙質檔案管理其實是存在諸多問題的，不僅不容易長時間保存，占據的空間大，還極容易損毀，在調查和查找的時候費時費力，工作效率也極其低下。所以在展開電子信息化檔案管理的時候，要采取多元化的管理模式和手段。相關工作人員要充分利用一切可以利用的資源，最大限度地建立起更加完備的電子信息化人事檔案。比如針對于檔案的查找，工作人員在錄入人事檔案系統的時候，就應該將“身份證號碼”作為重要的檢索信息，將其劃分成一個“檢索源”，其他的檔案信息在后面依次補充，這樣就能夠方便后續的查找與應用。又比如，在針對于人事檔案信息的共享方面，事業單位之間可以建立一個“云檔案”平臺，單獨設置密碼，要一定級別的人員才能夠打開“云檔案”平臺，實現信息共享，這樣既可以避免人事檔案信息的泄露，也可以實現檔案信息的高效利用。

2.4確立人事檔案信息化管理晉升機制

在事業單位中，對于習慣以往紙質人事存檔的老員工來說，可能存在年齡較大，對新時代的信息化知識學習能力不強，且學習意識不高，不愿與時俱進地學習新的人事檔案管理知識，這種情況普遍存在各個事業單位。但是，在互聯網快速發展的信息時代，逐漸在日常工作中植入信息化技術且進行實踐應用，是每個事業單位以及每位職工必須了解的，為了順應時代的發展，實行人事檔案信息化管理已是必然趨勢。因此，這就要求事業單位采取措施，讓事業單位職工充分了解到信息化的優勢所在，鼓勵信息化管理工作，并確立相應的晉升機制，以培養出更多符合現代化標準和高技能的優秀人才，提高事業單位職工的綜合素質和專業技能水平，從而提高人事檔案信息化管理的工作效率和質量。

2.5嚴格執行當前的檔案管理制度

在進行檔案管理工作過程中，首先要要求工作人員熟知當前國家的檔案管理制度。目前《機關檔案工作條例》《檔案法實施辦法》等國家檔案管理的政策法規對機構合并、裁撤過程中檔案管理工作作出了明確的規定。因而在實際工作過程中，需對工作人員進行相關法律法規的培訓，讓其在一定程度上了解檔案管理工作的具體流程和實施方法，有助于后續的檔案管理工作順利開展，也能夠促進檔案管理的規范化。相關機關裁撤合并的情況下的檔案管理在《機關檔案工作條例》中有明確的規定，要求其檔案必須向主管單位和有關的檔案館進行移交，從而避免了該過程中可能出現的檔案歸屬不明確的問題。

結語

綜上所述，隨著科學技術的不斷發展，事業單位的人事檔案管理工作也應該不斷發展和提升，要契合信息化時代的特色，讓整個管理工作能夠朝著電子信息化的方向發展。這樣既可以提高人事檔案管理工作的效率，發揮人事檔案管理的價值和作用;也能夠保證人事檔案的安全性，可以讓其更為長久的保存;還能夠實現云共享，從整體上提高事業單位的工作效率。

參考文獻

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