基于RFID的醫院智能檔案管理系統建議

黃辛卉

（福建中醫藥大學附屬康復醫院，福建 福州 350003）

醫院檔案記錄著醫院在行政管理、醫學研究、病歷資料等運行過程與結果，是醫院的最基礎的信息資源，也是醫院管理工作中不可或缺的寶貴資料。然而，過于刻板的檔案管理措施，是無法充分調動資源去提升醫院的管理水平，推動醫院的健康發展。

為了適應新時代下社會的經濟發展，持續提高檔案利用效率，切實縮短人力成本，加快檔案管理向自動化、智能化方向發展至關重要。本文將分別從醫院檔案管理的重要性、主流檔案管理技術以及RFID技術的應用，逐步深入，探討智能化檔案管理系統的設計思路與應用在檔案柜的可行性。

1 醫院檔案管理的重要性

醫院檔案是醫院管理的重要憑證，是醫院發展歷史的見證[1]。不僅如此，醫院檔案記錄的內容可全面、客觀地反映醫院發展歷程中各個時期、各個階段背景下的重大事件、工作及人物，有助于推進醫院的深化改革，提升醫院醫療質量水平，在醫院制定決策、執行計劃以及開展各項協調事務等工作中扮演著十分關鍵的角色，是不可或缺的重要資料。同時，隨著社會的進步，檔案管理也逐步為各大醫院重視。此時如何結合新時期醫院的實際特征，探索醫院檔案管理的新理念、新方法是醫院管理人員所需要達成的一項能力要求，筆者認為RFID技術是被低估地可以促進檔案信息智能化建設的重要工具，RFID 技術還有許許多多可以與檔案管理系統相結合的地方，然而在查閱近幾年的文獻資料過程中，發現關于此類技術的研究少之又少。

2 主流檔案管理系統中運用關鍵的技術

然而，傳統的檔案庫房管理已不能適應新時代的發展需要，作為檔案管理人員，該如何在信息化技術迅猛發展的今天，尋求技術幫助，全力推進檔案管理系統自動化、智能化？我在應用RFID技術（射頻識別技術）的主流檔案柜上看到了曙光，應用RFID技術可以通過閱讀器與標簽之間的非接觸式數據通信進行識別，提升檔案庫房的科學化管理程度，可以實現自動分揀、排序的功能（就如同快遞運輸一樣），還可以提升歸檔編目的自動查重的精度和速度，進而有效地提升檔案工作效率。

1）RFID技術加快智能檔案柜讀取與管理效率。物聯網概念科普，物聯網指的是利用感知技術以及采集技術等提取到外部環境中的特定信息，然后將采集到的信息傳輸到處理器中進行處理和分析，根據處理后的結果做出對應的響應，其具有明顯的智能化特征，使得各種類型的設備通過統一的網絡進行連接，便于進行管理和操作[2]。在物聯網技術發展中最核心的技術就是無線射頻技術、無線傳感器網絡，其中常用的無線射頻技術主要是RFID技術，該技術作為一種高可靠的通信技術引發了較大的關注，RFID技術是通過無線電波實現讀寫及識別標記，從結構上來看，其主要包括電子標簽和閱讀器，它在檔案管理的應用中，能夠識別物體信息通過讀取寫入RFID標簽的數據實現快速入庫檔案，并就實際儲位情況快速調整，提高管理效率與質量[3]。RFID系統總體劃分為讀寫器、電子標簽、主機以及天線等部分，運用RFID技術構建的檔案管理系統需要增設相應的讀寫與接收設備。在檔案盒貼上電子標簽，實現終端的管理。在檔案室設置主機及天線等各個部分，在成功建立通信之后（即實現了信息的傳輸功能），由此可以完成檔案信息的感知、處理。同時，包括了檔案信息以及外部環境信息等。檔案管理系統具體的功能架構如圖1所示。

圖1 系統功能架構

2）分級權限技術方便檔案錄入兼顧檔案信息安全。當前主流的檔案管理系統通常會采用權限分級進行管理，方便向不同等級用戶提供不同的權限操作。這一功能的實現只要需要在每件檔案盒上貼上RFID標簽，用以明確物品的位置信息，檔案管理人員就能夠通過模糊查詢、精準查詢等檢索方式查詢、輸入檔案柜號將柜門打開，獲得檔案資料所在的位置，實現對檔案資料的自動識別及自動存取。其中，精準查詢功能能夠將檢索到的檔案柜號發送到打開輸入區域，檔案管理人員要想取走檢索的檔案資料，只需要點擊打開按鈕。此外，主流的檔案管理系統還應配備人臉識別功能，通過人臉識別系統獲得相應權限[4]。

另外，增設具有自動報警功能的監控設備，能大大提升了智能檔案柜自動化的安全性。

3 基于RFID的檔案管理系統升級優勢

如今，已有許許多多檔案館開始運用自動化輔助的手段進行信息管理工作,并設計了符合自身需求的管理系統。事實證明，利用RFID技術的優勢構筑的檔案管理系統促進了傳統的人工數據采集向信息的自動采集的轉變，節約了大量人力成本。

1）數據比對實現在歸檔過程中，檔案自動查重。通過RFID技術對往年未完結事件添加標簽，在新檔案編碼的過程中對標簽事件進行提取組合，有效避免因檔案管理人員變化而導致檔案順序紊亂，利用不及時等問題，并有利于檔案信息進行二次文獻利用。

為實現檔案柜即時自動查重功能，同時避免花費過多的成本進行系統更換，可以從硬件、數據庫以及軟件功能三個部分分別對檔案管理系統進行優化。其中，硬件部分就是在原硬件設備的基礎上，為RFID技術的運行提供硬件支持，在此次檔案編目自動查重的硬件系統中需要安裝的硬件設備包括RFID讀寫標簽、檔案盒閱讀器以及網絡通信設備，將網絡通信設備安裝在檔案室內，形成醫院檔案管理內部的局域網絡，并將書架、傳感器、RFID讀寫標簽以及書籍閱讀器等設備接入到網絡環境當中，實現檔案編目數據信息的實時調取與傳輸；然后，通過與數據庫內容的比對，計算出同類事件，在軟件上增設合并功能，對同一事件不同歸口問題進行組合歸檔。

2）檔案柜搭載智能檔案管理系統，庫房安全可視化。伴隨網絡環境下黑科技術的日趨成熟，發展電子檔案的同時亦要兼顧實體檔案的建設。RFID技術在智能化檔案柜中的應用是推進檔案室高效管理進程的重要手段，也是針對傳統的檔案管理方法進行改革的可靠方 法[5]。因此，針對基于RFID技術的智能檔案柜的研究可以大幅度提高管理效率，完成傳統方法所不能完成的任務。

通過升級檔案柜，利用RFID技術在檔案管理系統搭建智能庫房模塊，由計算機來處理檔案信息，生成可視化檔案存儲的文檔平面圖，將檔案柜中所存儲的檔案文件的位置、內容等信息進行可視化展示[6]。檔案管理人員則可以隨時隨地（遠程）監控檔案室情況，確保庫房安全；其次，通過操作智能檔案柜控制屏幕，輸入關鍵詞查詢，檔案管理人員權限下點選打開對應檔案柜，能更快地處理借閱需求，且借閱與歸還過程均需經過掃碼識別檔案編碼，生成相應借閱記錄，此舉確保了檔案實體的完整、準確和可追溯，實現對文檔的快速查詢及有效管理，減輕了工作量，提高了工作效率。特殊情況下，檔案管理人員還可以通過機械鎖打開柜門等應急方式對檔案直接管理。最后，集成的智能化檔案柜還可以直接導出利用統計數據，自動生成醫院歷年重大事件、重要工作及主要人物的時刻表方便檢索與獲取檔案。

檔案的管理雖無直接作用卻亦與醫院的發展息息相關。總而言之，為了發揮醫院檔案的有效作用，應全面提高信息化技術水平，推動醫院檔案電子化建設，提供更加優質、便利的檔案服務。