基于Excel和Access的學生成績單設計與實現

許婧婧 唐磊

摘要：針對高校教務管理工作運用Excel對成績數據進行統計、整理，保證成績的及時性、準確性和完整性。然后，利用Access較強的數據庫管理功能和不用編程的優勢，對成績進行管理和輸出。主要功能包含成績查詢，成績單的設計、打印輸出，具有易實現，易上手的特點。實現快速、準確、高效的成績管理，并能依托成績系統開展相關工作，方便師生，促進教學教務管理。

關鍵詞：成績;Excel;Access;報表

中圖分類號：TP317? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2021）02-0062-03

隨著高校擴招和教務管理信息化的發展，高校教務管理也越來越便捷，越來越高效。然而在教務管理系統的使用和教務管理信息平臺的應用過程中，會存在一些問題，比如教學管理系統功能不穩定，不全面。那么在對系統完善的過程中，作為教務工作人員就需要根據實際情況另辟蹊徑來輔助工作。本文學生成績單的設計與制作，主要針對學校教務管理信息系統不完善的情況進行設計并運用。比如系統打印出來的成績信息不全，或者不能顯示學生學號姓名等。鑒于這樣的情況，制作一份格式統一、信息完整的成績單不但能提升學院、學校形象，對學生順利辦理出國手續、找工作也有幫助。

學生成績是學校非常基礎和重要的資料檔案，如何更科學地記錄、保存以及管理學生成績是各學校面臨的一個重要問題[1]。通過對教務管理人員、學生對成績需求調研發現，學生對成績的打印，教務人員對成績的管理、查詢是兩個主要方面。本文主要針對這兩個方面進行成績單的設計與實現。基于Microsoft Office Access 2003，和Microsoft Office Excel2003實現1.0版本，在此版本平臺上經過兩年的實際運用后又在Microsoft Office Access 2007和Microsoft Office Excel 2007平臺上進行改進和完善，本系統已實際應用在教學管理中九年，服務于九屆52個畢業班，共計2611名畢業生（見表1）。實踐證明該系統具有易于維護和使用方便的特點，兼具推廣性和獨特性，如在成績表中加入院標。

Excel電子表是一款功能強大的應用軟件，它操作界面友好、簡單易學，在數據處理、統計等方面有出色的表現[2]。利用Excel強大的數據處理能力，結合Access的報表輸出，實現學生成績的管理與輸出等工作。它的最大優勢在于不必編程就可以完成其他數據庫系統必須編程才能完成的功能，并且能滿足一般用戶的需要，比較適合非計算機專業人員應用[3]。Access的報表非常實用，它不僅可瀏覽數據、對數據進行分類匯總和計算，而且可根據需要的格式預覽和打印數據。本文以2019屆畢業班環境15-1班為例，現將技術路線圖（見圖1）和實現過程介紹如下。

1 數據準備和整理

首先，導出成績，從學校教務系統中導出所有成績。

其次，檢查成績，由于系統的不完善，可能存在成績漏登、錯登，需要根據紙質成績進行檢查并核實。

第三，整理成績，根據學校成績格式，補充完整各項信息，如學號、姓名、課程類別、成績類別。

第四，規范數據格式，為避免導入時出現數據轉換錯誤，應根據數據庫要求的格式調整數據格式，尤其是數字類型的數據。

第五，排序，根據成績表輸出的需要設置排序條件，在此以“學號、課程名稱、學期”的先后順序進行排序（見圖2）。

數據準備和整理在Excel中完成，為保證數據的完整性，需要保留原始成績中不及格的、補考的、重修的成績，這樣可以全面反映一個同學的學習情況。此外從Access中導入Excel成績時要求成績基礎表的數據以數字格式存儲，表格中不能有標題，第一行應是字段名稱，而且不能有多余的合并的單元格。

2 數據導入

在Access中從“外部數據”-“Excel”選擇數據源，需要注意的是在操作到第二步的時，要勾選“第一行包含標題”的復選框，讓Excel中首行的字段名稱作為Access中的記錄名稱，否則報表中找不到對應的字段信息，會有錯誤提示（見圖3）。一般情況下，系統默認勾選。

3 創建報表

3.1 利用報表向導創建報表

打開Access 中的表“環境15-1”，選擇報表向導創建報表。根據向導提示，選擇需要的字段，和需要分組、排序的字段，布局方式、樣式等創建完報表（見圖4）。

3.2 設置報表

在此基礎上根據需要對報表進行調整和更改，設置前一定要注意報表頁眉、頁面頁眉、報表頁腳、報表頁眉的區別。報表中的內容，包括表中已有的字段、文本框或者標簽、頁眉、頁腳，都要根據實際情況進行調整（見圖5）。需要連續出現的內容放在主體中，本例中主體只是課程成績，即主體中只能有成績，如果還有其他內容則這些內容也會連續重復出現。

添加學號的頁腳節，是為了計算每個同學的總學分，并添加應修總學分，這樣可以對同學的學習情況進行總體概覽。

在報表中有一些內容是固定的，如班級、專業信息。這種情況有兩種辦法可以解決，第一是直接在Access報表中加入固定標簽或者文本框，第二，在Excel基礎數據表中加項目，導入Access后，添加字段到相應的位置即可，如環境設計專業名稱。

3.3 輸出報表

做好的成績表此時輸出只能按順序輸出整班的成績，為了能分班并按學生打印，則需要在Access中進行分組與排序。分組在“設計”菜單下，利用“分組與排序”功能選擇要分組的字段，設定為組頁眉或者組頁腳，設定“將整個組放在同一頁上”（見圖6）。如本例中必須用學號首先進行分組，并選定將學號組放在同一頁上，這樣才能按學號分頁打印。

在此還可對成績內容進行進一步的排序處理，使輸出的成績更整齊規范。本例中首先根據學號分組，讓每個同學的成績分開打印，其次學號分組的基礎上進行學期排序，第三，學期排序的基礎上再進行課程名稱排序，這樣輸出的成績單就是以班、以個人為單位，并且能根據學期從前往后排序，相同名稱的課程排在一起，這樣每個學期補考過的科目成績一目了然（見圖7—圖8）。

3.4 批量制作報表

重新導入新班級數據項后，需要用相同格式輸出不同班級的成績時，只需復制已有班級的報表文件，然后修改報表的數據源（見圖9），同時在設計視圖下修改班級名稱、應修總學分等信息。同樣，如果是要輸出不同年級的成績單時，則根據情況修改數據記錄源、成績審核時間、班級、應修總學分、學分績點等信息即可。

學會使用報表功能后，在需要批量進行數據處理時，都可以舉一反三利用報表功能實現，如結業申請表。這樣就完成了成績單的制作和輸出以及擴充運用。成績管理面向全體一線教師，要求必須簡單、方便、易用，能夠在現有的操作系統及基本辦公軟件中運行[4]。而成績的查詢、打印又是成績管理工作中的重要環節操作[5]。本文基于Excel和Access的學生成績單設計與實現方法優點為：簡明易懂，易于操作，適用性廣，能滿足各學校對于成績管理的不同要求，有效提高管理工作效率，實現成績管理的信息化。

參考文獻：

[1] 馬赫，馮思度，張紅偉.學生成績管理系統的設計與實現[J].電腦知識與技術，2019，15（6）：61-62.

[2] 田杰.Excel函數在學生信息及成績管理工作中的應用[J].科技資訊，2016，14（15）：19，21.

[3] 溫錫芬.應用小型數據庫Access制作中文報表[J].大眾科技，2010，12（3）：53-54.

[4] 顏曉佳，張勝.基于Excel軟件的成績管理系統設計與開發[J].教學與管理，2020（7）：15-17.

[5] 黃偉，何蘇.Excel在學生成績管理中的應用[J].大眾科技，2012，14（3）：30-32.

【通聯編輯：謝媛媛】