“文件連續體理論”在企業檔案工作中的應用

李恕

一、文件連續體理論在企業管理系統中的體現

目前企業內較為常見的檔案管理系統主要是針對文件歸檔后檔案的儲存、查找、利用來設計的，屬于獨立的文件歸檔后檔案管理系統。而文件連續體理論認為文件的運動是一個連續的過程，雖然文件的內容和結構是固定的，但從文件形成的背景來看，文件始終處于生成的過程中。文件連續體理論概念中模糊了文件與檔案的界限，強調“文件——檔案”的全程連續管理，企業使用單一的檔案管理系統雖然可以有效管理歸檔后檔案，但無法對歸檔前文件也一并進行統一管理，企業想依照文件連續體理論做到文件全程管控，需要將原先獨立的檔案管理系統與企業辦公系統配合使用，讓檔案管理人員介入到企業辦公系統文件流轉過程中去，企業運營過程中產生的各種文件在檔案管理人員的監督下先在企業辦公系統中生成，再與檔案管理系統銜接，也就是運用“企業辦公系統（歸檔前）+檔案管理系統（歸檔后）”的檔案全程管理模式，這樣才能做到對企業運轉過程中產生的所有文件進行全方位的有效管控。

歸檔前企業辦公系統經歷了由辦公自動化系統向協同管理系統的更替，原本的以“OA”為主的辦公自動化系統是比較傳統的辦公工具，主要專注于紙質文件電子化，是將線下辦公轉成線上數字化辦公的系統，并不能體現文件連續體理論連貫統一的管理要求，雖今仍被一些中小型企業使用但未來會逐漸被協同管理系統所取代。目前使用較多的協同管理系統是對辦公自動化系統的改良，打破了傳統辦公自動化系統的信息孤島模式，企業可以利用協同管理系統連接CRM、ERP 等其他業務信息系統，將企業運營各個管理模塊有效協同起來。協同管理系統的核心是部門企業之間的交流、協作辦公，在企業運營過程檔案管理工作實際中，使用協同管理系統相對更能處理好文件連續體理論指導下的檔案連貫統一管理，如寬帶公司在運營過程中對歸檔前文件進行管理所使用的系統就選擇了可以跨地域審批、跨區域分支機構協作、批量交付、異地管理的協同管理系統中的“致遠”協同管理系統，并借助此系統實現了業務模塊的共享、管理痕跡可視、過程信息可追溯的企業歸檔前文件管理目標 ，很大程度上提高了企業歸檔前文件的監管效率。

歸檔后企業檔案管理系統有很多可以選擇，在安全性、開發工具、售后、價格等方面進行綜合考慮，并不一定要追求功能復雜多樣，應結合企業檔案工作實際選擇合適的檔案管理系統。在經濟實用的基礎上還需要注意是否可以與企業辦公系統兼容，保證文件管理的連續性、是否可以做到數據共享，統一于一個業務流程中。如果市面上成型的檔案管理系統無法滿足企業檔案工作實際需要，還可以與科研機構合作，在信息安全得到保障的前提下有針對性地開發專門的企業內部檔案管理系統。

二、文件連續體理論在具體工作流程中的體現

運轉流程清晰明確對于企業檔案管理工作來說十分重要，這就要求檔案管理者要在合適的節點介入到歸檔前文件流轉的環節中去，確保文件流轉的有序、高效、符合規范，并在歸檔后對檔案進行合理的分類整理保管并提供利用。

歸檔前，在協同管理系統工作流程實際操作中寬帶公司按照檔案類別不同進行有區別的運轉流程。公司檔案類別主要分為文書檔案、采購招標檔案、經濟合同檔案、工程建設檔案、照片音像檔案、會計檔案、實物檔案。其中照片音像檔案及實物檔案是要求隨時歸檔，所以沒有歸檔前文件運轉流程，采購招標檔案及工程建設檔案以項目進展為標準，項目竣工驗收后歸檔。其余類別檔案則都需要經過歸檔前文件運轉流程，各部門檔案的歸檔前管理可以在檔案部門監督下由各部門自行在管理系統中進行操作，不同類別流程有所區別但關鍵節點是統一的。

如經濟合同檔案形成前需要由需求部門發起，提出立項審批申請，寫明詳細立項理由，再由承辦部門、相關部門、綜合管理部、財務部、副總經理、總經理進行線上立項審批，通過后再進行正式審批。審批同樣需要由需求部門線上發起，在審批中需要附上之前的立項審批結果以及附上按照相關要求乙方需要提供的材料。在審批發起時需要依照相關模板說明承辦人、合約期限、公司總部對口部門等信息，在這個步驟所使用的模板根據文件類別不同而有所區別。審批發起后在協同管理系統中就會建立一個半公開的待辦事項，依次由對應業務部主任、公司副總經理、綜合管理部主任、財務部主任審核通過，再由公司副總經理確認同意財務部意見，由公司總經理審核通過后業務部主任進行接收反饋，最后由公司總部對口部門審核。整個審核過程都在系統上完成，各環節審批意見在最后會進行一個匯總并由需求部門形成終版合同（可編輯word格式）上傳系統，由綜合部檔案管理人員將電子版終版文件下載并進行格式修正、添加水印、信息預錄，再次上傳（PDF格式），需求部門再次接收并打印出紙質材料加蓋公章、與甲方進行蓋章簽字，將蓋章簽字后法律上生效的合同再次上傳系統。公司不同類別檔案歸檔前都專門安排一位以上的檔案管理人員進行跟蹤監管、初步統計、匯總。能夠做到提前對文稿中的用詞給出修改意見以達到在檔案歸檔時統一格式。以上運轉流程在管理系統中可以隨時調取存留的文件審批記錄，真正做到了文件連續體理論中對傳統文件管控的擴展，檔案管理人員介入檔案形成過程，做文件管理系統的“設計師”、文件標準的“制定人”，從檔案保管者向過程監管者過渡。

歸檔后則需要將紙質檔案與電子檔案分別整理保存，其中紙質檔案由需求部門人工遞交對應類別的檔案管理人員，電子文件是對應檔案管理人員直接在協同管理系統中下載。雖然歸檔前所使用的協同管理系統也有保存電子檔案的功能，但協同管理系統更側重于便捷高效的工作流轉，對于文檔管理的功能不如專業的檔案管理系統，所以為了達到文件連續體理論連貫統一管理的需要，應定期從協同管理系統中將文件轉移到合適的檔案管理系統。在這個步驟公司采取的辦法是由檔案管理人員對需要長期保存的文件進行接收，同時接收電子與紙質文件，在這之前各類檔案管理人員會根據待辦事項將需要接收的檔案編號、承辦部門、合作方名稱、檔案名稱等基本信息整理填入匯總表格方便統計，檔案管理人員對歸檔前文件按照來源部門進行初步分類并將時間等信息填寫在電子文件名稱位置，每年3月份進行一次對前一年接收的文件的統計，對照預錄信息確認不存在協同管理系統中有記錄但是紙質檔案沒有接收的情況，確認完畢后于4月份將前一年的紙質版與電子版文件全部打包發送給綜合的檔案管理人員。綜合檔案管理人員接收后將紙質文件歸類、蓋章、裝盒、貼簽、放入檔案室后還需將電子文件歸類按要求上傳檔案管理系統進行后續管理。公司總部及分公司均為獨立全宗，需要分別組織歸檔、編號、排列、保管。如有利用需求，可填寫《檔案查借登記表》并采用直接查閱、網上查閱等方式提供利用原件、電子檔案復印件。寬帶公司檔案管理人員工作主要分為兩類，一是負責歸檔后檔案管理，二是參與歸檔前文件流轉過程管理。這樣既能減少歸檔中繁瑣的步驟，又能最大可能地保證檔案完整性、真實性。

三、文件連續體理論實際運用中存在的問題及改進方向

1.檔案管理人員介入文件形成過程時機選擇問題

文件連續體理論強調了文件生成、保管與利用應該一體化管理的理念，要求檔案管理人員有效介入到檔案的生成過程。寬帶公司檔案生成流程中可以發現，檔案管理人員確實有介入到文件生成過程中去，但第一次介入的時機是在需求部門完成立項審批并且上傳文本之后，檔案管理人員再對文本用詞及格式進行二次修改。雖然修改后會在word文檔中體現修改痕跡，但需求部門已經默認了檔案人員負責文本修改工作，往往是直接將檔案人員修改后的版本拿來用，下一次提交文本時依然存在類似問題，這就導致基本上每一份文本檔案管理人員都需要做重復性的工作。如果能從一開始就對全公司的各項文件定下格式、用詞等方面的規定，要求需求部門按照規定來上傳文本，檔案人員則只需要負責審閱，偶爾進行修改即可。這樣可以省下許多時間成本。

2.檔案交接細節問題

全程管理作為文件連續體理論中國化后衍生出的新理念，在全程管理過程中應注意各個關鍵節點檔案交接的細節問題。寬帶公司檔案在各部門之間交接過程多是線上完成。但是在同一部門的交接環節有一些問題存在，因為公司有專門對接各類檔案的管理人員，各部門的檔案都由其進行收集匯總，但專門負責接收分類別檔案的管理人員不負責最后綜合歸檔，歸檔以及歸檔后提供利用則由同一部門的其它員工負責，這就存在部門內檔案交接的情況，而這種類型的大批量檔案轉移沒有留下工作痕跡，往往是分類別檔案管理人員將該類別一年的檔案統計好壓縮后直接通過系統聊天框傳給負責歸檔的同事，有工作痕跡丟失的風險，對于公司整個嚴謹的檔案管理來說是一個小漏洞。建議通過有保存記錄功能的郵箱等的形式傳遞。

3.協同管理系統與檔案管理系統對接問題

為了實現文檔管理連貫統一的目標，文件與檔案工作人員需要更廣泛的建立聯系。目前寬帶公司的檔案管理中檔案管理人員已經可以介入到文件生成過程，但是兩個系統各自為政的局面仍然存在，通過協同管理系統導出電子文件，或者對紙質文件進行掃描，再錄入檔案管理系統，這種操作方式加大了檔案人員的工作量，因此需要考慮兩個系統之間的數據對接。在保證紙質文件與電子文件對應的前提下使檔案管理人員參與度再次提高，對文檔一體化管理更規范。對接問題目前主要在技術及對接措施兩方面，協同管理系統與檔案管理系統歸屬不同的系統開發公司，二者對接需要在三方介入的前提下完成。在兩個系統之間搭建一個可以相互兼容的數據接口，使兩個系統構成一個整體。此外，在對接過程中需要注意信息安全方面、售后維修方面及企業文化方面的維護，為不同單位分配不同的查詢制度權限，防止商業秘密泄露。這樣做到簡化流程，更高效的利用文件連續體理念來管理檔案。

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作者單位：遼寧大學