新形勢下加強企業科技檔案管理工作芻議

摘要：新形勢下，信息技術發展越來越快，現代社會正在逐步趨向于數字化與信息化發展。在此背景下，企業要高度重視科技檔案的管理，合理利用現代化理論，突破檔案管理中存在的問題。對此，以下重點探討新形勢下強化企業科技檔案管理的具體對策和幾點思考，以供參考。

關鍵詞：信息化;科技檔案;檔案管理;新形勢

檔案管理工作的有效實施，必須要合理利用現代化信息技術手段，并改變管理理念，投入足夠的資金，加強基礎硬件設施的配備，為檔案管理工作的信息化建設與細節問題掌控提供有力的保障。文章重點探討企業科技檔案管理工作中的問題與對策，希望能夠為企業科技檔案管理工作提供一定的參考。

1企業科技檔案管理工作中的問題

首先，對檔案管理工作重視偏低?，F階段，企業科技檔案主要包含有技術科研成果等，但是企業科技檔案管理檔案不合理，而且人力資源與資金投入不足，導致管理工作存在較為嚴重的滯后性，在一定程度上阻礙了檔案管理工作的有序開展。其次，未能夠有效利用現代信息技術手段。很多企業科技檔案管理工作都是手工進行，而這種方式比較浪費時間，且勞動強度比較高。此外，還有部分企業把重點放在經營管理活動，未能夠建立起檔案管理信息化共享平臺，進而導致檔案管理工作難以滿足現代化管理工作需求。再者，未做好科技電子文檔資料的收集、整理?，F階段，許多工程技術資料，基建工程資料的設計、制作都是通過計算機進行的，手工制作的技術資料很少，因此，在工程設計資料交接時，往往只注重了紙質文件資料的接收，忽視了電子文檔資料的交接。例如，一項基建工程設計完成之后，設計方只按建筑方的要求提供了圖紙份數，對設計的電子文檔不提供給建筑方，今后必須堅強對電子文檔的收集歸檔工作。

最后，檔案管理水平整體偏低。主要體現在檔案管理理念比較落后，認為檔案管理工作只需要保證檔案的完整性即可。在管理要求方面，很多企業并未制定出清晰的管理要求，且對管理要求的認知模糊，導致檔案管理實效性整體偏低。以檔案搜集為例，雖然一部分企業已經制定出了有關的管理制度，但是并未在實踐中進行落實，存在較為嚴重的形式主義。

2新形勢下企業科技檔案管理工作的轉變

2.1企業科技檔案管理理念的改變

每一種新生事物的產生與發展，第一步都是改變思想意識，只有思想意識的變化，才能推動其創新與發展。在新形勢下，企業科技檔案管理模式開始逐步實現紙質管理到信息化與自動化管理，有效的提升了企業科技檔案管理的便捷性與安全性。企業科技檔案管理人員需要緊跟時代發展的步伐，改變自己的管理思想與理念，把企業科技檔案進行存檔與共享等合理規范的管理，進而讓檔案管理工作效率得到有效的提升，這對企業科技檔案應用個資源共享有著重要的作用。

2.2企業科技檔案載體產生了轉變

一般情況下，企業科技檔案是通過文字進行記錄，并通過紙質媒介進行管理的。在一定程度上，這種檔案管理方式比較浪費紙張，而且非常浪費時間與精力，大大降低了工作效率。

新形勢下，企業科技檔案管理開始采用電子信息化模式，借助于網絡技術手段，實現了企業科技檔案的高效管理。利用這種方式進行檔案管理，可以適當加入一些聲音與視頻等，不但可以讓企業科技檔案管理內容更加的豐富，還有助于后續的查閱。

除此以外，新形勢下，企業科技檔案存儲方式也產生了巨大轉變，U盤、移動硬盤等新型存儲設備產品的應用，實現了企業科技檔案管理模式結構的改革。

2.3企業科技檔案管理服務手段的轉變

新形勢下，企業的辦公服務開始趨向于智能化與自動化方向發展，且檔案管理存儲方式變得更加的先進。借助于信息技術與網絡設備等形式，開展新形勢下企業科技檔案管理工作，使其服務方式與服務手段產生了一定的變化。從之前的被動且形式單一服務狀態，轉變為企業辦公人員能夠直接提供動態的且實時的服務，有效的提升了企業科技檔案管理工作效率，并推動服務手段趨向于便捷化發展。

3企業科技檔案管理工作的有效實施措施

3.1強化管理層的認知

意識是行為的先導，只有管理層能夠高度認識到檔案管理工作的重要性，才能在實踐中推廣檔案管理工作，而這也是企業科技檔案工作的前提。第一，管理層需要轉變自己的觀點，并強化對檔案工作的正確認知。以推動企業的發展為目標，深度分析檔案管理工作中的問題，從而更好的把握檔案管理工作的內涵，可以更進一步推進檔案管理工作在日常管理中的滲透。其次，以端正的工作態度，創設出良好的檔案管理氛圍。逐步增強檔案管理工作人員的管理能力，有效提高檔案管理工作的實效性。第二，強化信息化管理理念。為了推動檔案管理信息化建設，改變傳統的手工操作檔案管理模式，需要樹立信息化管理理念。積極引進各種先進的信息技術，進而檔案管理趨向于現代化發展，達到企業科技檔案管理工作信息化與數字化建設目標。比如：企業科技檔案管理工作人員在設計教案時，可以利用公司局域網共享網絡資源，并搭建出一個信息化的檔案管理平臺，推動企業科技檔案管理工作的自動化發展。第三，進一步完善企業科技檔案管理硬件設施。信息技術在企業科技檔案管理中得到的有效的應用，也顯著的提升了企業科技檔案管理效率。但是信息技術的應用也帶來了一定的安全風險。在這一情況下，企業科技檔案管理人員需要強化管理人員的培訓，強化其安全意識，并加大網絡安全建設力度，投入足夠的經費，做好網絡安全風險的防范工作，最大程度的規避信息技術應用帶來的風險。

3.2實現企業科技檔案管理的信息化

利用信息化手段，制定出檔案管理系統，將企業科技檔案真實、完整的錄入到系統中，同時，需要制定出完善的制度標準，嚴格審查零散的檔案資料，確認檔案資料的完整性，制定出檔案查詢的電子目錄，從而確保電子檔案信息更加規范化。制定檔案信息審核制度，定時對檔案資料進行檢查，避免出現檔案作假的現象。第二，明確企業科技檔案的歸屬問題，可以將其歸屬為企業的檔案管理部門，這也是實現檔案信息化的重要保障。在條件許可的情況下，企業可以建立出獨立的檔案機構，從而有效的提升企業科技檔案的實用性。重視檔案管理人員的專業技能，合理配置檔案管理的相關資源，最大程度的降低檔案管理的經費支出，推動企業科技檔案管理工作的信息化建設進程，同時也能夠確保檔案管理更加專業，有專門的機構管理企業科技的檔案是未來檔案管理工作的必然趨勢，這種管理結構也能夠確保檔案管理工作的科學性與合理性。第三，檔案管理工作的業務能力與信息化水平，對企業科技檔案管理工作信息化建設具有直接的影響。專業的管理人員是檔案規范化管理的必要保障，要求企業注重檔案管理人才的計算機知識培訓，并增進各企業科技檔案管理工作之間的交流，相互分享檔案管理辦法與經驗。

3.3嚴格執行檔案管理規程，做好科技檔案收集、整理、保管工作

《國務院科學技術檔案工作條例》規定：“各單位應建立，健全科技文件的形成、積累，歸檔制度，做到每一項科研、生產，基建等活動，都有完整、準確，系統的科技文件材料歸檔保存”?！案鲉挝粦敯芽萍嘉募牧系男纬伞⒎e累、整理和歸檔納入科技工作程序和科研、生產、基建等計劃中，列入有關部門和有關人員的職責范圍”。“各單位在對每一項科研成果、產品試驗、基建工程或其他技術項目進行鑒定、驗收的時候，要有科技檔案部門參加，對應當歸檔的科技文件材料加以驗收。沒有完整、準確、系統的科技文件材料的項目，不得驗收?！鄙鲜鲆幎鞔_了科技檔案人員的職責，職權和工作規程，為科技檔案管理提供了法定的依據。企業領導應支持檔案人員依法履行職責，企業各職能部門應積極支持和配合檔案部門工作。同時，檔案管理人員要本著對事業認真負責的精神，搞好部門之間的協調，把檔案管理的“關口”前移。變事后管理監督為事前、事中和事后的監督。

3.4搞好檔案基礎設施建設

庫房是實施檔案管理的物質基礎，先進的庫房條件，有利于實現檔案資料的高效管理。目前，許多企業的科技檔案管理，絕大多數是單機管理，僅僅是實現檔案目錄計算機檢索，檔案現代化管理嚴重滯后于其他管理工作。檔案沒有實現網絡化管理，其他業務部門與檔案管理部門各自為政，重復勞動的現象極為嚴重，檔案管理人員的精力只能集中在檔案整理及目錄輸入上，不利于檔案信息資源的開發，無法滿足企業生產經營、開發建設的需要，不能適應現代化企業快速發展的需求。為此，實現企業管理的現代化，首先必須解決檔案管理信息資源共享的問題。

4優化企業科技檔案管理細節問題的思考

可以從以下幾個方面入手，第一，完善科技檔案管理中存在的細節問題。需要加大對企業科技檔案管理工作的認識，加強企業科技檔案管理人員團隊建設，新時代背景下，企業科技檔案管理模式轉變是必然趨勢。在此背景下，企業科技檔案管理人員要從思想上認識到檔案管理模式轉變的重要性，高度重視檔案管理工作。在日常的檔案管理工作中，要保持積極向上的工作態度，不懈怠、不放棄。同時，檔案管理工作人員需要在管理工作中仍需要總結管理經驗，發揮自己敬業精神，并在自己的崗位上實現人生價值。提升職業道德素養和專業技術能力兩個方面著手。一方面，在進一步提升企業科技檔案管理人員的專業技術能力時，從我國檔案管理人員招聘各個環節的角度入手，構建行之有效的考核和人才選拔標準。另一方面，在增強檔案管理人員的職業道德修養等各個方面，需要進一步地加大對他們的培訓，使得檔案管理人員切實意識到了新時代下自身在檔案管理工作中的重要性。還需要通過構建有效的職務晉升和績效考核機制及薪酬體系，以提升各級檔案管理人員的工作熱情。第三，檔案管理工作的業務能力與信息化水平，對企業科技檔案管理工作信息化建設具有直接的影響。專業的管理人員是檔案規范化管理的必要保障，要求企業注重檔案管理人才的計算機知識培訓，并增進各企業科技檔案管理工作之間的交流，相互分享檔案管理辦法與經驗。第四，加強硬件設施的配備，進一步豐富企業科技檔案的內容，并讓檔案管理工作的功能更加多樣化。為了提升檔案管理工作的實效性，需要制定出科學合理的硬件方案。對于企業來講，可以建設處固件優質的檔案室，適當增加一些現代化的檔案管理設施，尤其是防火與防霉等設備，從而更加有效的提升檔案管理的安全性與準確性。檔案管理是一項非常復雜的工程，其中記錄了豐富的科研方案，企業方面要探索檔案的搜索方式，有助于檔案資源更加的豐富。

5結束語

綜上所述，企業科技檔案管理工作的有效實施與細節優化，可以有效的提高企業科研水平與效率。現階段，企業科技檔案管理工作中仍存在一系列的問題。在信息化背景下，如何達到最佳的檔案管理效果，必須要對檔案管理工作中的細節問題進行合理的優化，從而更好的滿足檔案使用者的實際需求，并為學生未來的數學知識學習提供有力的依據。

參考文獻

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[2]白雅文，吳景泰.大數據時代企業科技檔案信息化建設對策研究[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2021（04）：142-143.

作者簡介：趙夢娟，（1994.8.3-），女，本科，河南洛陽市，助理館員，從事檔案管理方面的研究。