交通檔案管理的信息化構建思路分析

王娟

（陜西省交通規劃設計研究院有限公司，陜西 西安710077）

0 引言

交通檔案是交通事業發展的重要基礎，也是新時期智能建設的重點。在新時期智能城市發展中，智能交通占據一席之地，智能交通也是智慧城市建設的重點。現階段要最大程度發揮交通檔案管理的作用，完善交通檔案信息化管理，從而推動交通事業持續、健康、穩定發展，是交通事業發展的重要課題。在計算機技術的應用和互聯網技術快速發展的背景下，電子政務、辦公自動化運用越發受到重視，交通壓力日益增大，為滿足信息化暴漲的需求，交通檔案信息化管理成為交通運輸部門管理的重點。

1 交通檔案管理信息化建設的必要性

信息化時代背景下，檔案信息化成為趨勢。在現代互聯網技術的支持下檔案信息化格局已經形成，打破傳統管理模式的缺陷，促進交通檔案管理朝著辦公自動化與智能化方向發展。交通檔案管理信息化建設在新時期的必要性體現在以下方面。其一，智慧城市發展的需要。信息化網絡時代徹底改變了傳統的檔案管理模式，在數字化、信息化背景下信息共享成為主題，要求檔案管理工作也要進行創新，實現檔案資源建設的共享。比如，公路工程建設中包含大量文件資料，如環境勘測、道路建設文物調查、地震安全評價、防洪影響、水土保持等方面的評價材料，另外合同簽訂、成本計算、施工管理等資料均是交通檔案管理的內容，各種文件與項目紛紛錄入數據庫，成為檔案信息建設的一部分，為檔案管理提供豐富的數字信息，為社會提交了豐富的交通檔案管理資料，這也是智慧城市建設的重要步驟。其二，提升檔案管理水平的需要。交通檔案管理信息化建設需要依靠現代技術的支持與高素質人才隊伍作為支撐。在實際調研中發現，檔案管理部門缺乏高素質人才隊伍，從而限制了交通檔案的現代化發展，因此交通單位管理必須打造專業的素質人才，交通管理內容涉及面廣、專業性強，管理內容復雜，對管理要求極高。從交通檔案管理的特殊性出發，考慮檔案信息管理對數字資料質量要求極為嚴格，傳統檔案管理手段限制了交通檔案管理的現代化發展，缺乏專業人才的管理，很難滿足檔案信息化建設的需求。其三，信息化建設能夠有效發揮交通檔案管理的效果。檔案信息資料能夠發揮決策、借鑒、成本管理的效果。傳統管理忽視文檔資料的價值，導致檔案管理服務無法最大化。交通建設本就復雜，項目施工累積大量原始資料，技術單位管理人員需要進行真實記錄，這其中囊括大量數據資料、圖片、照片、影像，為后續檔案管理提供有效的借鑒，啟發公路建設者總結經驗，為項目圖紙設計、項目管理提供重要的參考意見，對管理進行指導。通過檔案資料的管理，讓基建項目施工更精確，節省勞力和財力等，降低管理成本[1]。

2 檔案信息化建設對交通運輸部門的影響

2.1 為交通運輸提供數據資料

交通運輸部門的信息化建設能夠為交通運輸運輸領域提供重要的參考資料，傳統交通運輸部門通過人工收集信息、處理信息的方式導致信息化建設存在諸多詬病。因此只有轉變觀念，借助現代化手段來改變檔案管理現狀。現階段受到人工智能的影響，交通運輸部門已經能夠有效保證檔案數據資料的實時性和有效性，資料收集技術已經成熟。在這種情況下，交通運輸部門需要積極構建完善的管理體系，避免檔案資料丟失，采取計算機存儲、加密的手段，加強檔案信息資料的管理，為交通檔案管理提供信息支撐。

2.2 節省交通運輸部門檔案業務的資金

在信息化背景下，交通運輸檔案運輸資料朝著信息化、海量化、復雜化的方向發展，交通運輸部門如果將太多資源投入到檔案業務管理中，不利于交通運輸行業的完善發展。為改變交通運輸部門成本管理情況，交通運輸部門負責檔案管理人員需要完善智能素養，借助現代化手段完善信息管理共享平臺，最大程度節省勞動成本、資金成本。

3 交通檔案信息化建設的思路

3.1 交通檔案信息需面向市場

交通檔案信息化建設是面向社會與市場的舉措，需要完善的檔案資料提供支持，構建更加完善的體系，讓交通檔案更好地服務交通市場，構建和諧社會。利用檔案信息分配責任、崗位，明確權責落實管理，樹立資源共享意識，促進檔案資源的現代化進程，讓檔案信息更好地為市場服務。

3.2 信息化工作對技術人才的要求

檔案工作開展需要面向大眾、面向互聯網，結合時代發展特征。

其一，明確檔案管理流程，促進信息化建設，保證信息數據歸檔的及時性、有效性。

其二，檔案管理人員素質需要提升，交通檔案管理部門人員流動性大，為滿足工作需要會招聘兼職人員，限制了檔案工作的高效開展。因此需要改革人力資源，創新用人制度，通過招聘專業人員和培訓老員工相結合的方式，打造更專業的檔案管理團隊，提高專業素質。

其三，檔案信息化設備需有序開展，如計算機、掃描儀等設備都需要定位維護與管理。

3.3 規范化管理

建立交通檔案管理系統是保證檔案管理工作有序開展的前提。檔案管理的規范化體現在總結、完善資料的基礎構建系統，促進行業發展。結合計算機網絡信息平臺的建設，搭建城市交通網絡，為信息檢索、檔案管理提供有效途徑，規范檔案資料，促進資料的更新，實現檔案的規范化管理。

4 交通檔案管理的信息化建設

4.1 建立信息化平臺

檔案信息化基礎設施建設需要了解檔案管理的設備、設施，是辦公自動化配備實現的關鍵。檔案操作軟件的信息化建設，軟件建設是重要的方面。軟件系統、數據庫構成復雜，管理人員需要對多個平臺進行管理。比如，以操作系統為主的IBM軟件，軟件的運行需要配備數據庫等。

檔案管理部門應針對檔案管理的需要，劃分檔案內容，借助掃描設備將不同的紙質信息形成電子文件之后統一管理，確保所提供信息的完善、齊全、及時、有效。當建立起強大的電子文件歸檔流程之后，使用標準的元數據處理方式，有效檢索數據信息。除了軟件設備之外，硬件設備也很關鍵，包括硬件配備服務器、數據備份設備等。實際上，信息化平臺的硬件與軟件配置也要根據實際情況及時更新，迎合時代的發展。最后是人才管理，管理人員需要提高自身技能、專業素質，通過提升管理人員的耐心、責任心來促進平臺的完善。為豐富人才構成體系，交通管理部門應該從年輕人中挑選出檔案管理的專業人才和專家，利用先進的技術手段來提高檔案信息化水平。信息化平臺硬件、軟件設備見表1。

表1 硬件軟件設備

4.2 轉變檔案服務觀念

交通檔案管理也是服務社會的一種方式，需要提供多樣化服務理念。完善檢索工具來及時掌握交通信息建設動態。在交通檔案的信息化建設中，一方面將實用原則與科學原則結合，豐富檔案內容，提高檔案資料的完整度，建立專業檢索途徑，通過多種方式和渠道為人們提供幫助。另一方面要及時收集、掌握信息，對信息進行加工和整理，匯編數據資料，對交通檔案項目進行介紹和管理，讓領導能夠充分了解行業情況，為領導決策提供合理建議。此外也要加強信息反饋，交通運輸部門的交通檔案是可利用資料，檔案管理需要在一定時間內將收集到的數據進行分析、整理、反饋。在檔案編制中可以結合案例來編制檔案，加強信息反饋能夠將檔案的內在價值表現出來，還可以在一定程度上適當宣傳檔案工作。交通服務建設中檔案信息有不可或缺的作用，信息反饋可以促進檔案管理工作的完善，充分發揮檔案管理作用。

4.3 建立電子存儲文件

交通檔案管理中電子文件受損非常多，穩定性也非常差。依靠單個交通運輸部門難以完成大量數據傳輸，一般都需要多個部門協助完成。網絡技術部門和檔案部門的數據傳輸可以利用專業的信息傳輸系統來完成，實現相互之間的信息傳輸。這樣能提高信息傳輸的穩定性，同時部門之間也可以充分發揮本身的特長，取長補短，形成質量優良的電子文檔。工作人員需要重視對電子文檔數據的更新和維護，促進電子文檔的高效利用。對于交通檔案而言，信息數據安全管理工作非常重要，因此需要高度重視交通運輸檔案管理，需要采取合理措施維護電子文件，確保電子文件的安全性，避免發生信息泄露，維護信息安全。

5 結語

綜上，交通檔案信息化建設工作的重要性非常顯著，實際工作中受到多種因素影響，仍存在諸多問題。在這種情況下，交通檔案管理工作需要有針對性地開展，完善規章制度、提升信息化水平、提升資金投入，為檔案建設工作的開展提供必要保障。