大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理策略研究

郝秀連

摘要：隨著大數(shù)據(jù)手段的日趨完善，小到分析用戶喜好程度，大到?jīng)Q策公司戰(zhàn)略部署，企業(yè)對大數(shù)據(jù)分析的依賴程度日漸增強(qiáng)，而其中，檔案管理的作用尤為重要。基于此，本文對大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理策略進(jìn)行深入研究，希望本文的探討能夠?qū)ζ髽I(yè)完善信息化檔案管理提供幫助，使企業(yè)檔案管理工作能夠享受到大數(shù)據(jù)帶來的紅利。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;企業(yè)檔案管理;策略

引言

中國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，有助于我國企業(yè)建立完善的信息化系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)工程行業(yè)呈現(xiàn)出了上升趨勢，這無疑為大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、信息化發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)為了謀求生存和發(fā)展，往往需要從海量的、低價(jià)值的數(shù)據(jù)信息中提煉出有價(jià)值的信息。為此，只有直面大數(shù)據(jù)時(shí)代所帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，才能幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)既定的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

1大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案管理優(yōu)勢

1.1大大提高管理效率，成本降低

隨著信息化社會的到來，大數(shù)據(jù)時(shí)代為企業(yè)檔案管理工作提供了電子版的信息儲存模式。檔案管理者通過將信息錄入到管理系統(tǒng)中就能實(shí)現(xiàn)儲存效果，并且還能自動將信息進(jìn)行分類。相比于從前傳統(tǒng)老舊的紙質(zhì)版存檔模式而言，大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理工作簡化了工作步驟，降低了人力和工作成本，從而提高了管理工作的效率。

1.2存儲效果顯著提升

傳統(tǒng)的紙質(zhì)版儲存模式不是很安全，如果遇到意外，比如火災(zāi)、洪水、地震等，檔案將會遭遇毀滅。即使就算是沒有發(fā)生意外，一些自然因素也會導(dǎo)致檔案破損，比如天氣受潮、儲存時(shí)間過久字跡變得模糊等。相對于老舊的傳統(tǒng)模式，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的企業(yè)檔案管理工作可以通過計(jì)算機(jī)的電子化，進(jìn)行長時(shí)間的保存，并且還可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，這樣就不會再擔(dān)心文件的丟失或者破損。

2大數(shù)據(jù)背景下檔案管理存在的現(xiàn)狀

2.1檔案意識方面的問題

企業(yè)屬于市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主體，所以在市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的形勢下，管理人員要及時(shí)更新管理觀念，解決管理中的問題。但是在實(shí)際中，一些管理人員所具備的管理意識并未及時(shí)更新，甚至一些企業(yè)在達(dá)到管理目標(biāo)后出現(xiàn)滑坡現(xiàn)象，表現(xiàn)出不求精進(jìn)等問題，難以對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督。加之檔案管理并不能夠產(chǎn)生出直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以一些企業(yè)逐漸認(rèn)為檔案管理工作可有可無，雖然表面上提出了檔案管理工作的重要性，但是形式化問題嚴(yán)重。甚至一些企業(yè)中的管理者采取了短期行為，只是針對自身工作范圍內(nèi)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)進(jìn)行了處理，而并不愿意從長遠(yuǎn)發(fā)展的角度來開展檔案管理。由于企業(yè)中的管理者對檔案管理重視度不夠，使得許多工作難以落到實(shí)處，甚至出現(xiàn)機(jī)構(gòu)被削弱、人員數(shù)量減少等問題，最終影響到檔案管理工作的開展。

2.2企業(yè)檔案信息安全問題

信息化時(shí)代的到來，雖然為各行各業(yè)提供了便利，但同時(shí)也存在信息泄露等方面的安全問題。所以，如果將企業(yè)檔案管理中的收集檔案、整理檔案、儲存檔案等一系列流程視為提高檔案管理工作質(zhì)量的必要環(huán)節(jié)，那么如何確保檔案信息在這些環(huán)節(jié)中的安全性則成為急需解決的問題。

2.3檔案管理人員水平落后

由于傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)管理模式對相關(guān)工作人員水平要求比較寬松，不需要掌握相關(guān)大數(shù)據(jù)知識，此時(shí)突然引用大數(shù)據(jù)信息化管理，對人員素質(zhì)要求較高，此時(shí)管理人員學(xué)歷不足的弊端便顯現(xiàn)出來，其不能在較短時(shí)間內(nèi)了解相應(yīng)運(yùn)作方式及操作方法，導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理效率降低，不能發(fā)揮原有技術(shù)的本質(zhì)作用，造成資源浪費(fèi)及時(shí)間增加，導(dǎo)致企業(yè)白費(fèi)資金引入相應(yīng)技術(shù)，想要系統(tǒng)良好運(yùn)行，必定要對工作人員進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，使企業(yè)負(fù)擔(dān)加重，所以現(xiàn)在企業(yè)大部分偏向于傳統(tǒng)模式，原因是受制于管理人員的素質(zhì)水平。

3大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理的優(yōu)化策略

3.1加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化已經(jīng)成為行業(yè)發(fā)展的共識，在具體的實(shí)踐環(huán)節(jié)，應(yīng)著重做好以下幾點(diǎn)工作。首先，需要了解檔案管理工作的設(shè)施設(shè)備，提高硬件設(shè)施的技術(shù)程度，將傳統(tǒng)老舊的紙質(zhì)版管理模式轉(zhuǎn)換為現(xiàn)代新型大數(shù)據(jù)存檔管理模式。其次，要將檔案管理工作的硬件設(shè)施進(jìn)行全方位的升級，加快基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)程，盡快實(shí)施現(xiàn)代化檔案管理模式，整理現(xiàn)存的各種檔案資料，為新模式下的檔案儲存工作做好準(zhǔn)備。最后，需要對相關(guān)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，從當(dāng)今社會需求角度出發(fā)，加大對系統(tǒng)軟件的研發(fā)工作，多方位考慮客戶的多種需求，更新管理理念，汲取當(dāng)今先進(jìn)管理思想，應(yīng)用最新科研成果，提升檔案管理的整體技術(shù)水平。

3.2優(yōu)化檔案管理模式

對于企業(yè)來說，要響應(yīng)國家號召，對相應(yīng)的檔案管理部門進(jìn)行現(xiàn)代化改革，要保持具體問題具體分析的原則不改變，對檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，開創(chuàng)低消耗高效率的新局面，為推動應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的新模式奠定良好基礎(chǔ)。再者，需要完善相關(guān)的制度體系，確保整個檔案錄入過程的完整，同時(shí)增加相應(yīng)的監(jiān)管職位，相應(yīng)專業(yè)人員負(fù)責(zé)相應(yīng)專業(yè)數(shù)據(jù)的錄入工作，做到責(zé)任到人，確保出現(xiàn)問題時(shí)能及時(shí)找到源頭并快速彌補(bǔ)漏洞。有了制度的保障，才能充分改善檔案管理效率低下的局面，并且提升企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的安全性，使得數(shù)據(jù)被盜取或泄露的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

3.3提升檔案管理人員自身素質(zhì)

在自身實(shí)力允許的前提下，企業(yè)應(yīng)該定期舉行大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用培訓(xùn)班，及時(shí)傳遞各種大數(shù)據(jù)技術(shù)的信息，使相關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)得以提高，能夠更好地運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來開展檔案管理。同時(shí)，在招聘相關(guān)員工時(shí)，要精挑細(xì)選，優(yōu)先錄用相關(guān)專業(yè)的人員，此標(biāo)準(zhǔn)招錄的員工不但可以快速適應(yīng)崗位，熟練運(yùn)用軟件，還可以幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)軟件的技術(shù)漏洞并進(jìn)行相應(yīng)的彌補(bǔ)，可謂一舉兩得。同時(shí)企業(yè)要制定相應(yīng)的激勵措施，鼓勵檔案管理人員勇于創(chuàng)新，緊跟時(shí)代步伐，只有這樣，才能使大數(shù)據(jù)技術(shù)完美融合到檔案管理工作中。

結(jié)束語

總而言之，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的企業(yè)檔案管理工作，受到了越來越多企業(yè)管理者的重視。面對發(fā)展中存在的問題，企業(yè)應(yīng)該抓準(zhǔn)機(jī)會，迎難而上，將挑戰(zhàn)化為動力，將困難轉(zhuǎn)變機(jī)會，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下取得更好的發(fā)展。

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