關于企業文秘與檔案工作一體化管理的思考

摘要：文秘工作和檔案管理工作對企業而言非常重要，現今的自動化檔案管理大大提高了企業的管理水平，讓辦公室工作變得更加簡潔高效。文秘工作中，對文件資料進行整理和保存是非常重要的一部分，因此，文秘工作和檔案管理工作是無法分開的，企業必須推動文秘與檔案工作的一體化管理，將兩種工作結合在一起，讓工作內容變得更加科學。本文對企業文秘與檔案工作一體化管理進行了研究，提出了企業加強文秘與檔案工作一體化管理的相關策略。

關鍵詞：企業文秘;檔案工作;一體化管理

引言：

企業文秘與檔案工作的一體化管理，具體來說，就是在沿用原有的檔案現代化管理機制，將檔案的制作，發布和歸檔工作進行全程管理的同時，利用計算機程序實現一次輸入，多次輸出，并與文秘工作相關的工作人員共享檔案管理的過程，從而提高企業文秘工作與檔案管理工作的科學性，同時大大提高兩者的工作效率。

一、文秘工作與檔案工作的意義，以及工作中存在的問題

文秘工作的效果，可以直接影響到檔案管理工作的結果，檔案管理工作的成果又會影響到文秘工作的利用，因此，文秘工作和檔案管理工作之間是相輔相成的關系。

首先，文秘工作可以體現出檔案管理的意義，檔案管理可以讓文秘工作更科學、更便捷的展開。如果檔案資料準確、科學的被管理，文秘工作在取用檔案時也就更準確;其次，文秘工作中需要接觸到許多文件材料，并對其進行審閱和整理歸檔，保質保量的完成這些工作，能夠提高檔案管理工作的效率[1];最后，文秘工作中涉及到的文件資料，可以傳達企業的文化，將領導者的精神貫徹落實到各個部門，為工作人員提供了解企業各方面問題的渠道，最終提高其工作能力，用自己的能力為企業帶來經濟效益，因此，文秘工作可以幫助員工開展文檔管理工作。

當前的文秘與檔案管理工作中，存在著許多問題，解決這些問題，是實現文秘與檔案管理工作一體化管理的必要條件。其一，許多企業員工在撰寫公文時，存在許多格式上的錯誤，這些不規范的地方，對公文的應用性帶來了許多負面影響，讓公文無法發揮其本身的作用。例如“請示”和“報告”的混用，“意見”和“決定”的混用，“通知”和“通告”的混用等等。

其二，公文在檔案管理部門和文秘部門之間流動時，需要利用版記來將它們聯系起來，這是“一體化管理”的核心。但在很多企業中，員工處理版記時不注意其規范性，例如沒有標明印發時間或經辦部門，沒有抄送單位等等，這些不規范都會影響檔案管理工作的質量。其三，很多員工在整理文件資料時，不注重完整性，如某事項的請示和批復要放一起;文件的底稿和簽批頁要同正文放一起等等，久而久之就會導致企業部分資料存儲不完整，對實現一體化管理造成一定的阻礙。

二、實現一體化管理的有效策略

（一）提高公文輸入、輸出過程中的規范性

想要實現一體化管理，企業必須提高公文輸入、輸出過程中的規范性。要求員工清晰準確的了解公文各個要素的內容，及使用規范，減少其在撰寫公文時出現的錯誤。同時嚴格規定公文印發時的格式，對附件、抄送等問題都進行嚴格的規定，讓公文的輸入、輸出變得更加規范。

除了對文件處理進行詳細的規定外，企業也要對存檔方式有所要求，比如對文檔進行編號，號碼中包含文件的日期，宗號以及順序號等信息，再將編號一一對應的輸入到計算機內，并對其進行分類，最后打印出一份目錄，這樣能夠讓文件的調用，查詢變得更加方便。此外，企業還要定期對存檔的文件進行復核，更新文檔目錄，以便查漏補缺，減少檔案管理過程中出現的漏洞。

（二）建立規范的一體化管理流程

要進行一體化管理，必須制定科學規范的管理流程。企業在制定管理流程時，需要先對文秘和檔案工作的具體內容進行詳細梳理，分析并總結兩者之間的聯系，再通過這些聯系建立相應的流程，通過這種方式建立的管理流程，可以最大程度的實現文秘工作和檔案管理工作的相互配合。此外，在建立流程時也應該嚴格約束工作中的細節，甚至具體到紙張的選用和裝訂，都應該有所規范[2]。

同時，企業應該廣納專業性強的人才，提高整個團隊的綜合素質，嚴禁工作中出現私存、缺漏等現象，如果出現相應的問題，要及時、嚴肅處理相關員工，讓員工充分了解制度的嚴肅性，更加規范自己的日常工作。

（三）增強計算機技術的應用

目前，企業已經將計算機技術充分的利用到檔案管理工作中，基本實現了檔案的自動化管理，但在企業實現了文秘與檔案工作一體化管理后，也應該對計算機技術進行相應的革新，將其擴大到一體化管理范圍內。例如，企業在通過計算機對文檔進行存儲和管理的同時，也可以利用互聯網建立線上平臺，為文秘工作者添加相關的權限，幫助其更加快速的接收和查閱相關檔案，實現文秘與檔案工作的資源共享。

三、結束語

企業文秘與檔案工作的一體化管理，可以極大的提高這兩者的工作效率，讓企業的發展更加穩步向前。想要實現一體化管理，企業必須提高公文輸入、輸出過程中的規范性，建立規范的一體化管理流程，同時增強計算機技術的應用，將其擴大到一體化管理范圍內，利用這些策略將一體化管理廣泛應用到企業內部，讓文秘與檔案工作變得更加科學有效。

參考文獻

[1]袁麗英.如何加強文秘工作與文書檔案管理工作的一體化[J].辦公室業務，2018，000（011）：51-51.

[2]肖愛軍.現代文秘人才職業能力提升的思考與建議——以做好事業單位歸檔文書材料前期管理工作為例[J].人才資源開發，2020，No.416（05）：55-57.

作者簡介：

姓名：王博雯，出生年月：1978年6月13日，性別：女，民族：漢，籍貫：河北，職務/職稱：館員，中級職稱，學歷：大學本科

（中國航空油料有限責任公司?北京?100088）