關于基層檔案收集工作的思考及建議

白宇紅

檔案收集工作是檔案整體工作的基礎，也是檔案工作的重中之重，“巧婦難為無米之炊”，收集工作不扎實，收集材料不齊全，重要材料遺失，造成檔案利用范圍縮小，利用價值降低，致使檔案利用者高興而來掃興而歸，也就失去了保存檔案的意義。下面僅以區直機關檔案收集工作現狀提出一些思考和建議。

一、區直機關檔案室檔案收集情況現狀

區直機關檔案室檔案收集不齊全，將直接影響區國家檔案館的館藏資源，影響全區各界人士對檔案的利用。區直機關、鎮鄉及街道基層檔案室檔案收集環節比較薄弱，一些單位只收集了辦公室形成的紅頭文件及工作計劃、總結、會議記錄、人員花名冊等，其他各業務科室只收集了工作計劃、總結等很少一部分應歸檔材料，齊全率不足。涉及到干部職工切身利益的人事部門形成的文書檔案，業務部門形成的專業性較強的文書檔案，本單位與相關單位簽訂的重要合同、協議，統計部門形成的年度報表，財務部門形成的會計檔案，基建部門形成的科技檔案，還有實物檔案、聲像檔案、電子檔案等重要檔案，存在未收集或收集不全現象，這些遺漏的檔案將會在工作活動、職稱評聘、干部任免、工資晉升、退休審批及辦公用房維修改建等過程中起到原始憑證的作用，無可取代，至關重要。這些檔案未及時收集，可能在短時期內影響不大，但由于年代久遠發生人員變動、機構撤并，大量未歸檔材料必定會損毀和遺失，損失不可彌補，此類實例數不勝數。所以說，加強檔案收集工作已迫在眉睫。我認為，區直機關檔案收集工作主要存在以下問題：

1.主管領導檔案重視程度低。部分單位的主管領導未將檔案工作列入議事日程，對檔案工作中的人員配備、庫房建設、所需經費未及時解決，對檔案執法檢查過程中和日常收集工作中提出的問題未及時整改，認為檔案工作不是硬指標，能勉強合格就行，存在問題在所難免，沒必要興師動眾召開會議立即完善。這種不重視檔案工作的思想嚴重影響了整個單位的檔案收集工作。

2.未配備專職檔案人員。檔案人員身兼數職，不能將精力全部投入到檔案工作中，檔案工作作為軟指標或有或無。正像有些兼職檔案人員所說，“剛剛坐下來想制定檔案保管期限表，就被領導叫走干別的著急的工作了，醞釀好的思路也就被打斷了，我們作為一名普通的工作人員，很無奈?。　睕]有專職檔案人員不能很好的保證檔案收集工作的正常運行，這也是區直機關普遍存在、很難解決的一個問題。

3.專兼職檔案人員業務素質低。機關綜合檔案室的專職檔案員業務素質低，人員更換頻繁，責任心不強，造成不能按時培訓、指導及檢查各部門兼職檔案人員的檔案工作，不能嚴格按照本機關的《歸檔范圍和檔案保管期限表》收集齊全各科室、各門類、各載體的全部應歸檔材料，不能實現機關全部檔案集中統一管理。各部門的兼職檔案人員檔案意識不強，認為將本科室形成的檔案應歸本科室所有，只歸本科室人員利用，沒有移交到綜合檔案室的必要，移交后本科室利用還不方便，會耽誤正常工作，而沒有想到不移交會使別的科室人員及社會各界人士不能正常利用該檔案，甚至散存于各部門年久遺失，后果不堪設想，既愧對后人，又愧對歷史！

4.檔案收集工作制度落實不到位。各機關檔案室應建立健全并嚴格執行文件材料收集歸檔制度等各項檔案工作專項制度，有些機關雖然建立了制度，印發到相關領導和有關部門，并懸掛上墻，但流于形式，并未嚴格貫徹執行，失去了制定收集歸檔制度的意義。

二、對今后檔案收集工作的建議

區直機關及各鎮鄉、街道或多或少存在上述問題，針對這種情況，我認為，基層檔案室應著重從以下兩方面入手：

1.提高機關主管領導重視檔案工作的意識。區直機關檔案人員要向主管領導多請示、匯報檔案工作，提高主管領導對檔案工作重要性的認識，引起他們對檔案工作的重視。主管領導還要經常學習相關檔案法律法規，提升檔案意識，徹底轉變檔案末位的陳舊觀念，樹立先行意識。原國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權在講話中曾指出，檔案工作者要主動發光，要成為“太陽”，不能做“月亮”，要想提高社會的檔案意識，首先得提高檔案工作的社會意識，檔案工作是可以起頭的，是可以領跑起步的，是可以引領其他工作的，檔案工作要主動作為，提前服務，給社會做出貢獻，檔案意識要靠自己主動放光，社會才會有檔案意識。在這種意識的引領下，主管領導將加大對檔案工作的重視力度，充分認識檔案收集工作的重要性，將此工作列入議事日程，按時召開會議，舉辦業務培訓班，認真部署相關工作，協調各科室全力配合綜合檔案室做好檔案收集工作。為綜合檔案室配備高素質專職檔案人員，并保證專職檔案人員的穩定性，切實保證檔案工作制度的落實。

2.提高檔案人員的業務素質和工作能力。各機關綜合檔案室專職檔案人員在不斷提升自己業務素質的基礎上，還要及時舉辦檔案業務培訓班，將自己的檔案業務知識傳授給各部門兼職檔案人員。每年開展歸檔工作之前，專職檔案人員要根據本單位具體情況開展不同規模不同形式的業務培訓，教會各部門兼職檔案人員及時完善、補充涉及本部門的檔案，經區級檔案行政管理部門審批合格后，按照《歸檔范圍和保管期限表》收集齊全本部門收到和形成的全部材料，確保應歸檔材料齊全完整。

專職檔案人員更要具備強烈的責任心，深知自己肩負的重任，真正體會到檔案收集工作的重要性。還要通過宣傳《檔案法》及相關法律法規，通過講解實際工作中開發檔案資源取得的顯著效益實例，提升各部門兼職檔案人員及全體工作人員的檔案意識，提高大家對檔案收集工作的重視程度。還要做好檔案利用服務工作，讓本機關全體人員隨時都能查閱檔案，并且方便快捷，利用效果顯著。讓他們感到收集齊全、實現集中統一管理不僅不會耽誤本身的工作，反而提高了工作效率，讓他們真正嘗到甜頭，根本扭轉原有的“管理混亂、利用不便”的觀念，進一步提升檔案意識，做好本科室檔案收集工作，為全機關檔案整體工作夯實基礎，為充分發揮檔案的歷史憑證作用、廣泛服務于社會各界夯實基礎。

作者單位：唐山市豐潤區第二人民醫院

參考文獻：

[1]照片檔案管理規范（GB/T11821-2002）

[2]文書檔案案卷格式（GB/T9705-2008）

[3]歸檔文件整理規則（DA/T22-2015）

[4]檔案著錄規則DA/T 18-1999

[5]李洪合 趙愛國《新編檔案管理概論》

作者單位：德州市臨邑縣檔案館