關于加強企業固定資產管理的思考

陳業玲

摘要：固定資產是企業一項重要資產，尤其是重工業企業，固定資產在企業總資產中占有相當大的比重。固定資產在企業資產中占據重要地位，加強對固定資產的管理，對于提高企業資產運作，改善部門間協同，提高員工的積極性有著非常重要的意義。文章就目前企業固定資產管理中普遍存在的問題，探討如何加強固定資產管理。固定資產按照生命周期可以劃分為購入、使用和報廢三個階段。固定資產管理中的大部分問題存在于使用階段，如沒有實行歸口管理，沒有使用管理系統或者管理系統不夠完善，沒有執行定期盤點等。就上述存在的問題，文章粗淺地探討下應對策略。

關鍵詞：固定資產管理;重要性;問題;對策

一、企業固定資產管理的重要性

（一）固定資產是企業運營基礎，協同各個部門有效運轉

固定資產是企業的運營基礎。加強對固定資產的管理，對于協同各個部門運轉，讓生產有條不紊地進行，從而促進生產提高經濟效益。固定資產管理也是現代企業資產管理的一個縮影，管理好固定資產對于管理其他資產有著非常重要的借鑒意義。

（二）管理好固定資產，延長其使用壽命，節約采購成本

大部分的固定資產使用期限長、單位價值比較高。管理好固定資產，能延長固定資產的使用壽命，最大化提高固定資產本身投入產出比，進而節約固定資產采購成本。因此，管理好固定資產在一定程度上可以節省資產購買支出，間接提高企業整體的經濟效益。這對于重資產、現金流緊缺的企業有這非常重要的意義。

二、企業固定資產管理存在的問題

（一）大量采購，庫存積壓

企業沒有合理預計固定資產的需求，單純追求價格優勢，過量采購導致固定資產庫存大量積壓。尤其是初創期的企業，在市場需求不穩定，在行業發展政策不明朗的情況下，企業的采購部門一定要綜合考慮企業的需求，謹慎購買。一旦閑置成二手資產，變賣幾乎沒有價值，尤其是定制化的資產很難找到買家;如果不變賣，也需要有專門場地和人員來管理，這也占用企業有限的資源。對于存儲空間有限的市區辦公樓，閑置的固定資產如通過外包給第三方倉儲公司，這又是一筆不小的開支。所以合理采購，精準庫存管理是非常重要的。

（二）企業的固定資產沒有實行歸口管理，沒有明確管理人員責權利

企業沒有明確資產的管理部門和管理人員。有一些企業為了節約成本，甚至把固定資產管理外包給第三方公司勞務，勞務公司派遣其簽約合同工上門管理。筆者曾經歷過企業把電腦類固定資產外包給第三方公司管理，運營幾年后不得不聘請專職的員工負責全面清理舊賬。有些企業雖然有專人管理，但是沒有相關人員進行專業的培訓，其管理技能和專業意識都不強。公司也沒有實行有效的績效考核，責權利未能有效執行。還有些企業，他們的資產管理人員變更頻繁，離職交接不夠完善，這也給固定資產管理帶來很大的障礙。

（三）企業未使用完善的固定資產管理系統管理資產

有些企業沒有借助系統管理固定資產，僅僅使用可編輯的Excel表格在各個部門間流轉。部門內數據在同一個表格上累加，由于表格的可編輯導致歷史容易被修改，對于以前月份無法追溯，這很容易出現差錯。表格一般記錄固定資產名稱，購入時間，購入價格以及使用部門等信息。但對于內部調撥，回收入庫等這些不涉及固定資產原值和累計折舊變動的事項很難在表格中反映全貌。

有些企業雖然有固定資產管理系統，但是這個系統和企業其他運營系統未能契合，沒有發揮出信息系統的管理優勢。比如，企業有固定資產管理系統，財務記賬系統，公司運營系統，人事系統等。實力雄厚的企業實現ERP，打通各個系統對接。有很多中小企業沒有實現ERP，多個系統額對接需要手動導出輸入，這過程中很容易出差錯。比如員工離職，相關的離職流程在人事系統進行，通知到人事系統中的固定資產管理人員和財務記賬人員。固定資產管理人員收到通知后，切換到固定資產系統或者固定資產管理表格，操作資產回收入庫，同時線下把固定資產信息共享給財務記賬人員。這里僅僅舉例兩個系統，系統間沒有鏈接，系統本身就有時間差，也帶來了不小的工作量，還很容易出差錯。而且回收入庫不涉及固定資產價值變動，僅僅就管理資產管理部門獨立操作，很容易造成遺漏或者過度延緩。

（四）企業沒有定期盤點

盤點是一項大工程，需要各個部門、各地辦事處、各分支機構配合，才能盤出相對精準的數據。正因為如此，組織一次盤點費時費力有一定的難度，所以有些企業就沒有定期組織盤點。久而久之，尤其是在各個運營系統模板未能無縫對接，數據不能及時同步的情況下，固定資產實物和財務賬面記載就會出現差異，這種差異簡稱賬實不符。若差異未能及時處理， 差異就會積累越來越多。再加上資產管理人員頻繁變動，固定資產實物和賬面的差異就會由一條小縫隙日夜演變成巨大的鴻溝。糾錯查漏補缺耗費的人力和物力遠遠超過日常精細化管理所需要的精力。

（五）報廢的固定資產未能按照規定流程處理

報廢的固定資產處于固定資產生命周期的最后端。管理的末端很容易被大家忽視。通常出現問題是沒有按照制度規定的報廢流程處理，往往一賣了之。固定資產實物賬，財務賬都未能及時處理。

三、加強固定資產管理的對策

（一）制定合理固定資產管理制度，思想上引起全員重視

擬定固定資產管理制度征求意見稿，征求相關的部門、人員的意見，或者公布到公司內部網站或者運營系統中，征詢每位員工的意見。集思廣益，制定適合企業發展的管理制度。同時針對實務中不斷出現的新問題，定期完善固定資產管理制度。每次的修訂都要留有記錄，諸如修訂日期、人員，修訂的事項及修訂的原因，以便后期檢閱。固定資產大到生產設備、小到辦公電腦，幾乎關系到企業內每位員工。要管理好固定資產，一方面要加強對固定資產管理人員的培訓教育，另一方面也要發動全員，引起大家的重視與配合。不斷完善的管理制度，配備強有力的執行，再加上完美的配合就能打造出至善至美的固定資產管理體系。

（二）合理評估資產需求，謹慎采購

對于資產使用部門的需求，要通過管理部門充分評估。根據公司制度，對于擬采購固定資產的單位價值超過一定金額，要上報董事會等權利機構層層批準，獲批后才能開始采購。采購時，對于供應商選擇要經過詢價比價流程，相關的采購資料都要留檔備案。

（三）實行歸口管理，責任到部門，落實到人，實行績效考核

固定資產管理，要落實到相關部門，具體到每位責任人，不建議使用外部派遣人員來管理。制定和固定資產管理掛鉤的績效考核指標，比如差錯率，延誤率，盤盈盤虧數量和金額，建立約束機制，以此管理資產的管理人員;并且結合實際情況不斷調整績效指標以及各指標的權重，以便實現有效的管理。不建議外包固定資產，即便是中小企業。當然如果能對派遣人員進行很好管理，日后可以追蹤派遣公司責任的另當別論。由于固定資產使用周期比較長，盤點周期一般按年度或者半年度組織，一些差錯是在日后一段時間才發現。由于外包有一定合作期限，對于這種事務性差錯，無重大疏忽又給后續日常工作帶來很大的煩擾，一般合同結束后都無追溯權。

（四）兼顧與公司其他的運營系統的協同

最好能選擇一個USB接口式即插即用系統。市場上相關系統林林總總，綜合考慮企業需求，乙方公司的研發實力、運維能力，以及上線、運維等相關人員的穩定性，選一款適合固定資產管理系統。甄選系統的時候也要考慮，與企業現有或者計劃購買的運營系統的協同。諸如人事系統，財務系統和公司OA運營系統。一是固定資產采購入庫。對于采購到貨的固定資產，及時辦理入庫手續。編制固定資產卡片，貼在預定的位置。同時把采購入庫單，發票，銷售公司出庫單等單據及時傳遞財務部門。二是固定資產領用出庫。根據企業審批后的資產領用流程，發放固定資產。同時登記領用部門，領用人及保管人。并告知領用人公司不允許個人調用，如果需要調換等，一定第一時間通知管理部門調撥。三是固定資產內部調撥。企業人員內部調動，比如從A部門調動到B部門，固定資產管理部門要根據人事調動信息，及時變更資產的使用人信息并記載在冊。企業要健全調撥資產信息流的傳遞，以確保信息及時、準確傳遞固定資產相關部門。四是固定資產回收。固定資產管理部門根據人事部門同步的信息及時回收資產。回收時需要校對固定資產型號和當初發放是否一致，是否有毀損。如果不一致，有毀損等問題，及時聯系相關人員處理，并把相關情況記錄在資產管理系統。五是固定資產處置。固定資產處置包括出售和報廢，指的因固定資產毀損或者使用年限已到或者閑置需要處理。根據企業固定資產管理制度規定的審批流程，獲得上級部門的同意后處理。處理完成后，及時同步相關信息給固定資產管理部，財務部等人員。

（五）定期盤點

制定固定資產盤點制度，定期盤點。按照慣例，大部分企業的盤點安排在年度資產負債表日，即每個自然年度的最后一天。根據企業的實際情況，也可以在年中組織盤點。盤點工作一般由審計部門發起，由盤點人，記錄人、監盤人組成，人員分別來自己固定資產管理部門，財務部門，內部審計或者外部審計等。企業要號召全員參與，鼓勵大家積極配合。由于固定資產是企業運作的基礎，與日常作業密切相關。尤其是生產制造業，盤點對于他們來說就是要停工停產，所以要結合實際情況，制定合理的盤點制度，加強日常的固定資產管理，減少盤點壓力，加快盤點進程，減少對生產作業的影響。對于盤點中出現盤盈、盤虧等問題及時處理。對于盤點中出現的問題，按照問題性質和涉及資產的價值及時報備，針對不同的情況采取不同措施。對于工作的日常差錯比如標簽漏貼錯貼，責令管理人員積極修補。對于盤虧，一定要引起重視。按照制度追究當人事的責任，計入當月的績效考核。同時反思下固定資產管理制度、管理流程是否有漏洞，如果有，第一時間修補、堵住漏洞。

參考文獻：

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（作者單位：上海秦蒼信息科技有限公司）