淺談煤炭企業(yè)物資采購內(nèi)部審計(jì)實(shí)踐

張雯昭

[摘? ? 要] 煤炭企業(yè)對物資采購開展內(nèi)部審計(jì)，既是依法依規(guī)的要求，也是煤炭企業(yè)降低生產(chǎn)成本、管控各類風(fēng)險的重要手段。文章基于近年來的內(nèi)部審計(jì)實(shí)踐，突出煤炭企業(yè)的行業(yè)屬性和物資采購特性，結(jié)合新冠疫情爆發(fā)以來煤炭企業(yè)的處境，分析了煤炭企業(yè)當(dāng)前存在的普遍問題，提出改進(jìn)建議和保障措施，以期對我國煤炭企業(yè)的物資采購內(nèi)部審計(jì)工作提供參考價值。

[關(guān)鍵詞] 煤炭企業(yè);物資采購;內(nèi)部審計(jì)

0? ? ? 引? ? 言

在煤炭企業(yè)內(nèi)部審計(jì)中，無論是財務(wù)收支審計(jì)、經(jīng)濟(jì)效益審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)等，都涉及對物資采購及管控情況開展審計(jì)，物資采購審計(jì)已成了內(nèi)部審計(jì)的常規(guī)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，在煤炭企業(yè)內(nèi)受到越來越多的關(guān)注。但煤炭企業(yè)由于其自身的特殊性，物資采購占用的資金較大，同時煤炭企業(yè)招標(biāo)不規(guī)范、供應(yīng)商數(shù)量眾多、貨物質(zhì)量參差不齊，導(dǎo)致物資采購內(nèi)部審計(jì)工作量巨大、流程煩瑣，加之很多煤炭企業(yè)并未合理開展內(nèi)部審計(jì)工作，只是按照內(nèi)部制度刻板執(zhí)行，直至引發(fā)各類風(fēng)險。因此，煤炭企業(yè)應(yīng)加大物資采購內(nèi)部審計(jì)力度，結(jié)合企業(yè)內(nèi)外部的實(shí)際情況科學(xué)開展審計(jì)工作，使物資采購內(nèi)部審計(jì)真正成為改進(jìn)物資采購管控、減少效益損失、防范法律風(fēng)險和廉潔風(fēng)險的重要手段。

1? ? ? 煤炭企業(yè)物資采購內(nèi)部審計(jì)存在的問題

1.1? ?計(jì)劃管理不到位

煤炭企業(yè)由于其特殊性，通常在生產(chǎn)之前需要采購大批物資，因此采購計(jì)劃的制定就顯得尤為重要。但煤炭企業(yè)所處的大宗商品行業(yè)與國家政策密切相關(guān)，一旦出現(xiàn)環(huán)保限產(chǎn)等政策變化，前期制定的物資采購計(jì)劃應(yīng)有所調(diào)整。同時，我國很多大型煤炭企業(yè)都采用了集團(tuán)化、統(tǒng)一化的采購模式，這種模式雖然提升了采購效率、杜絕了徇私舞弊等問題，但由于管理信息系統(tǒng)（如ERP）設(shè)計(jì)不科學(xué)、存在漏洞等問題，往往會導(dǎo)致信息傳遞渠道不通暢。因此，在實(shí)踐中很可能出現(xiàn)管理層已獲取了環(huán)保限產(chǎn)的信息，但制定采購計(jì)劃的部門卻不了解，仍然按照之前的生產(chǎn)計(jì)劃制定采購方案，最終導(dǎo)致計(jì)劃不準(zhǔn)確形成滯庫或積壓的現(xiàn)象。

1.2? ?供應(yīng)商管理不規(guī)范

我國大多數(shù)煤炭企業(yè)從規(guī)模上看屬于中大型企業(yè)，所需采購的物資范圍廣、數(shù)量多、規(guī)模大，同時由于大多數(shù)煤炭企業(yè)需要地下勘探與開采，所需采購物資的專業(yè)性也較強(qiáng)，因此煤炭企業(yè)對供應(yīng)商必須要規(guī)范化管理，堅(jiān)持以風(fēng)險為核心、控制為導(dǎo)向，從供應(yīng)商準(zhǔn)入、評估、招標(biāo)、合同履行等多個環(huán)節(jié)規(guī)范供應(yīng)商管理，提高采購業(yè)務(wù)質(zhì)量。但在近年來的審計(jì)實(shí)踐中，很多煤炭企業(yè)對供應(yīng)商的管理并不規(guī)范，對供應(yīng)商準(zhǔn)入、審批只是“走流程”，供應(yīng)商無資質(zhì)、合謀圍標(biāo)等現(xiàn)象時有發(fā)生。同時，有些技術(shù)含量較高的進(jìn)口設(shè)備往往由于煤炭企業(yè)不具備進(jìn)出口資質(zhì)只能向國內(nèi)的商貿(mào)公司采購，導(dǎo)致采購成本較高，甚至采購到不合格的生產(chǎn)設(shè)備，繼而引發(fā)安全事故。

1.3? ?內(nèi)部控制不科學(xué)

近年來，我國煤炭企業(yè)受環(huán)保政策及宏觀經(jīng)濟(jì)形勢的影響較大，生存較為艱難。特別是2020年新冠疫情爆發(fā)以來，由于全世界范圍的停工停產(chǎn)，煤炭企業(yè)作為基礎(chǔ)能源行業(yè)的源頭更是步履維艱，為節(jié)省開支只能縮減人員工資，最終造成大量人才流失，導(dǎo)致很多以前從事財務(wù)的人員或是非專業(yè)的人員不得不執(zhí)行內(nèi)部審計(jì)工作。因此，煤炭企業(yè)只能在缺乏專業(yè)人員和專業(yè)知識的基礎(chǔ)上構(gòu)建內(nèi)控制度，特別是在內(nèi)部控制測試的設(shè)計(jì)中，有些企業(yè)只是根據(jù)《內(nèi)部審計(jì)實(shí)務(wù)指南》的要求做了基礎(chǔ)測試，并未結(jié)合煤炭行業(yè)特點(diǎn)和所處地區(qū)的實(shí)際情況、企業(yè)性質(zhì)等方面設(shè)計(jì)測試內(nèi)容，內(nèi)部控制無法科學(xué)地反映企業(yè)當(dāng)前的真實(shí)情況。

2? ? ? 煤炭企業(yè)物資采購內(nèi)部審計(jì)改進(jìn)的建議

2.1? ?改進(jìn)管理軟件并加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)審計(jì)技術(shù)的重視

煤炭企業(yè)在設(shè)計(jì)ERP結(jié)構(gòu)時，應(yīng)根據(jù)內(nèi)外部實(shí)際情況和人員分工，在改善財務(wù)賬務(wù)處理與管理效率的同時，利用ERP將物資采購涉及的信息及時傳遞到每個環(huán)節(jié)中，及時并準(zhǔn)確地傳輸物資采購業(yè)務(wù)信息和反映財務(wù)經(jīng)營狀況，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，覆蓋每個風(fēng)險點(diǎn)。如采購業(yè)務(wù)員將具體物資采購情況錄入系統(tǒng)中，同時倉儲管理人員將庫存變動情況也及時錄入，財務(wù)人員得到信息后做賬務(wù)處理，這樣內(nèi)審人員可直接登錄系統(tǒng)調(diào)取業(yè)務(wù)、倉儲、財務(wù)等相關(guān)數(shù)據(jù)信息，及時獲取相關(guān)物資采購的實(shí)時情況，無需翻閱大量憑證甚至等到期末再開展內(nèi)部審計(jì)，進(jìn)而使內(nèi)審工作從事后審計(jì)轉(zhuǎn)為實(shí)時審計(jì)，化“靜態(tài)”為“動態(tài)”。但有些煤炭企業(yè)由于人員流失導(dǎo)致內(nèi)部開發(fā)能力不足，可考慮聘請外部企業(yè)為其設(shè)計(jì)或開發(fā)智能化信息系統(tǒng)，這樣不僅使內(nèi)審人員獲得更為準(zhǔn)確、充足的物資采購數(shù)據(jù)，更能使內(nèi)審項(xiàng)目得到擴(kuò)展，從而提高內(nèi)審工作的廣度和深度，全面規(guī)避由物資采購引發(fā)的各類風(fēng)險。

2.2? ?深化內(nèi)部控制測試

內(nèi)部控制測試是指企業(yè)內(nèi)部審計(jì)人員在了解被審單位內(nèi)部控制的設(shè)置和運(yùn)行情況之后，制定相關(guān)測試，并根據(jù)測試結(jié)果對內(nèi)部控制的健全性、合理性和有效性作出評價，以評估被審單位內(nèi)部控制是否有效。在近年來的審計(jì)實(shí)踐中，很多煤炭企業(yè)并未根據(jù)自身實(shí)際情況設(shè)置內(nèi)部控制測試，甚至有些獨(dú)立的物資采購公司只是照本宣科地使用上級公司制定的測試體系，導(dǎo)致在采購環(huán)境、采購風(fēng)險管控、采購信息溝通及采購監(jiān)督方面存在著不充分、不健全的問題。因此，本文按照《內(nèi)部審計(jì)實(shí)務(wù)指南》的具體要求，并結(jié)合煤炭企業(yè)的特殊性和共性，補(bǔ)充內(nèi)部控制測試內(nèi)容如表1所示。

2.3? ?強(qiáng)化風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲?jì)在物資采購中的作用

由于煤炭企業(yè)的特殊性，物資采購流程較為煩瑣、占用資金較大，一旦產(chǎn)生風(fēng)險，將會給煤炭企業(yè)帶來較大的損失。因此，企業(yè)在開展物資采購內(nèi)部審計(jì)工作中應(yīng)堅(jiān)持以風(fēng)險為導(dǎo)向，并根據(jù)企業(yè)當(dāng)前的內(nèi)外部環(huán)境和實(shí)際情況不斷調(diào)整內(nèi)審制度，要逐步形成風(fēng)險評估范圍廣、審計(jì)程序多樣化、審計(jì)方法多元化、審計(jì)重點(diǎn)突出的內(nèi)審工作模式，并在最終出具內(nèi)審報告時要緊扣風(fēng)險要素，突出風(fēng)險控制。內(nèi)審人員應(yīng)將風(fēng)險管控觀念貫穿于內(nèi)審工作的始終，將整體風(fēng)險與局部風(fēng)險、外部風(fēng)險與內(nèi)部風(fēng)險緊密結(jié)合起來，從而更為全面地開展內(nèi)部審計(jì)工作并把控風(fēng)險。

3? ? ? 完善煤炭企業(yè)物資采購內(nèi)部審計(jì)的保障措施

3.1? ?強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)人員綜合素質(zhì)

雖然煤炭企業(yè)當(dāng)前面臨著人才逐漸流失的困境，但管理層可從現(xiàn)有員工中入手，強(qiáng)化激勵作用，提高員工學(xué)習(xí)的積極性。如鼓勵員工考取專業(yè)資格證書，如CIA、CPA等，并對考取證書的員工給予一定的獎勵，以促進(jìn)內(nèi)審員工積極學(xué)習(xí)。此外，隨著煤炭行業(yè)的經(jīng)營環(huán)境越來越復(fù)雜，物資采購的煩瑣性和復(fù)雜性將會加劇，作為內(nèi)審員工應(yīng)提高自身的綜合素質(zhì)，這就要求員工不僅要具備專業(yè)知識技能，還應(yīng)充分了解煤炭行業(yè)的動態(tài)和其他經(jīng)管知識，以期內(nèi)審工作能更好地發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)內(nèi)審增值功能。

3.2? ?推進(jìn)內(nèi)部審計(jì)制度建設(shè)

煤炭企業(yè)在制定物資采購內(nèi)部審計(jì)制度時，通常以上級公司的要求為準(zhǔn)，難免在制度中存在照本宣科、不切實(shí)際等問題。因此，煤炭企業(yè)應(yīng)在充分考察調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合當(dāng)前的內(nèi)、外部形勢與自身的實(shí)際情況，并堅(jiān)持以風(fēng)險為導(dǎo)向制定內(nèi)部審計(jì)制度。首先，應(yīng)優(yōu)化內(nèi)部審計(jì)流程，避免出現(xiàn)為了符合上級制定的制度而做的無用工作，在合理的范圍內(nèi)適當(dāng)簡化流程;其次，應(yīng)確定參與內(nèi)部審計(jì)員工的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)合理分工，避免重復(fù)工作、浪費(fèi)人力;再次，應(yīng)在制度中約定審計(jì)周期，根據(jù)物資采購的實(shí)際情況，規(guī)定在每季度末或半年等時間節(jié)點(diǎn)開展內(nèi)審工作;最后，參與內(nèi)審工作的員工應(yīng)關(guān)注在審計(jì)過后不予更改的采購業(yè)務(wù)，分析不予更改的原因，可在制度中規(guī)定限期更改和不予更改的處理方法。

4? ? ? 結(jié)? ? 論

在煤炭市場不斷變化的環(huán)境下，煤炭企業(yè)物資采購內(nèi)部審計(jì)應(yīng)引起企業(yè)管理層的高度重視。加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)不僅能節(jié)約成本支出、防范采購風(fēng)險，甚至能幫助煤炭企業(yè)提升盈利能力，進(jìn)而擺脫困境。在實(shí)踐中，煤炭企業(yè)應(yīng)堅(jiān)持以風(fēng)險為導(dǎo)向，不斷提高自身的專業(yè)知識能力，并充分調(diào)研內(nèi)外部環(huán)境和自身的實(shí)際情況，不斷調(diào)整內(nèi)部審計(jì)工作內(nèi)容和工作開展方式，實(shí)現(xiàn)“動態(tài)”的工作模式，為煤炭企業(yè)的持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

主要參考文獻(xiàn)

[1]劉宇蔚. B公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部審計(jì)改進(jìn)研究[D].長沙：湖南大學(xué)， 2019.

[2]張希萌. 審計(jì)信息化對企業(yè)內(nèi)部控制流程改進(jìn)研究——以ZF公司為例[D].長春：吉林財經(jīng)大學(xué)， 2016.

[3]陳平. 企業(yè)物資采購審計(jì)實(shí)踐與思考[J]. 新會計(jì)， 2019（8）：47-50.