淺析基于SPMat的工程項目材料管理信息化實施思路

梁維民 杜玫玫

惠生工程(中國)有限公司 上海 201210

傳統項目工程材料管理基本采用人工操作的方法，要求每一位材料控制人員都具有豐富材料管理和控制經驗。在一個規模不大的小型工程項目中，工程材料的需求量不大，材料管理和控制不會碰到太多的問題。而如果承接一個數億、數十億或上百億的工程總承包項目，由于專業跨度大，參與管理的人員多，材料品種標準及技術要求錯綜復雜，在過程中又伴隨著設計變更等諸多不確定因素，再沿襲傳統的人工操作方法勢必嚴重影響材料需求的準確性、信息跟蹤的有效性、材料接收與發放的及時性與可控性，從而造成施工工期延長，直接影響項目進度。此外，由于人工操作方法會造成信息流失，因此，項目完工后大量的材料流失和結余，也會成為總承包單位的難題。如何進行材料管理才能降低項目成本、使項目效益最大化成為了眾多工程總承包單位的重要課題。

“建設工程項目總承包”既具有工程項目的基本特性，更需要借助科學的手段和工具，對工程總承包項目實施有效的可控管理，特別是要在項目各個環節實施對工程材料的精細化管理：從工程材料供應鏈的科學化、現代化管理入手，通過項目前期定義過程和設計階段、控制階段、采購階段、檢驗階段及項目施工等各階段的材料控制過程，循序漸進地整合資源，在精細化管理中合理降低成本，提高利潤。

SPMat(Smart Plant Material)是由Intergraph 公司提供的一個可應用于整個工程項目、工廠生命周期的材料供應鏈管理系統。不僅為設計、請購、采買、入庫、領料、出庫、財務結算各環節提供了一個公共的協作、管理平臺，而且從流程管理入手，對模板制定、材料定義、材料需求、材料采購、材料追蹤、材料入庫、有序發放、財務報銷核算等一系列步驟進行梳理，真正實現了材料信息資源共享和材料有序控制。目前，基于SPMat系統的材料控制體系已經成為大型項目管理體系架構的一部分，并且正發揮著巨大的效用，展示出了良好的推廣應用前景。

1 使用SPMat前后的關鍵性指標比較分析

SPMat系統的應用成果，可以通過下面一組數字，從一個嶄新的層面說明一切。圖1及表1列舉了兩組案例，展示了實施SPMat前后的關鍵性指標。

圖1 使用SPMat軟件前后的項目關鍵指標對比分析

通常，工程領域(業界)有一種衡量剩余物資的潛規則度量值(經驗值)，普遍認為，國際先進工程公司“與采購總額相比”剩余物資百分比為1%～1.5%；國內先進工程公司“與采購總額相比”剩余物資百分比為1.5%～2.5%。通過某公司使用SPMat軟件前后的項目關鍵指標分析(見圖1及表1)可以看出，通過對該軟件的使用，使公司總體材料控制管理水平高于業內平均水平，與國際先進工程公司水平相當。而通過使用SPMat軟件，管理水平提高幅度更大，效益回報率更高。假設，總投資20億的項目，使用SPMat軟件可以節省剩余物資(0.44%-0.14%)×20億=600萬元人民幣；采購總額為12億的項目可以節省采購金額(1.11%-0.46%)×12億=780萬元人民幣。除此之外，可以有效提高工效，縮短施工中間損耗時間，保證各種數據的完整性、準確性、可靠性，保證材料資金的有效性和準確性，同時還可以節約項目中交后大量的結算人工時。詳見圖2。

表1 使用SPMat軟件前后的項目關鍵指標分析

圖2 中交后與有效工期相比結算占用時間百分比

針對材料控制過程，搭建基于SPMat系統的管理體系架構，使軟件和實際管理事件融為一體，做到人機合一，就可以在規范流程、創新增值、降低成本、節約資金、提高功效、有序管控等方面發揮出巨大的作用。

2 某公司使用SPMat的情況及帶來的效益

(1)2006年首次在中石油獨山子乙烯項目上使用，到目前為止已在撫順、四川、內蒙、寶雞、潞安、沙特、阿聯酋、美國、南美等60多個項目上成功應用。

(2)2007該公司自主開發了材料綜合管理控制系統(E-MCMS)，對材料動態進行分析、統計、核算，完成項目急需的各種材料狀態、核算報表。

(3)2008年開發了與財務軟件的接口，實現費用支付、成本確認、庫存盤點等工作程序化。

(4)2010年開發了與公司項目管理平臺的接口，打通了數據錄入、合同審批、計劃、文檔系統等采購管理、材料控制的全流程。

(5)2016年開發了基于SPMat系統和國際會計準則的財務多幣種系統，徹底解決了國際工程采購供應鏈領域的財務核算，特別是多幣種、多稅制、多匯率核算。

(6)2017年開發了與財務EBS、新版OA的集成接口，實現了資源共享。

(7)2018年開發了WPOS系統，解決了材料管理流程，實現與SPMat、E-MCMS集成。

(8)2020年開發了基于SPMat的WQRS，實現設備、材料、預制件掃碼管理功能，大幅提高功效。

(9)申請國家級軟件著作權13個。

3 SPMat軟件實施前準備

SPMat實施的過程，首先要強調的是實施前的必要準備工作。只有搭好了以下這些穩固的基石，才能步步為營，推進項目順利實施。SPMat的實現基礎是一個集成的數據庫，它包含從設計、材料的采購、供銷一直到施工過程的完整的、精確的項目材料數據，涉及到整個工程項目的多個專業和環節。為此，在實施之初，針對內部系統和外部環境必須詳細策劃，精心準備。

3.1 外部環境準備

相關環節職責定義，流程制定、梳理，接口銜接規定，程序文件編制，用戶手冊編制，人員培訓等內容。

3.2 內部系統準備

(1)公司層面：①項目定義；②專業定義；③各種單位定義；④材料規范定義；⑤材料分類定義；⑥材料編碼規則定義；⑦供應商長名單定義；⑧系統配置文件編制等內容。

(2)項目層面：①各種標準模板定制；②專業配置參數定制；③系統配置參數定制；④材料屬性定制；⑤材料狀態及版本定制；⑥材料表的導入方法及程序定制；⑦請購、訂單、入庫、領料以及出庫等各種單號規則定制；⑧各種WBS架構定制；⑨變更定制；⑩建立供應商、施工分包商、倉庫、貨位、稅制等數據庫。

3.3 關鍵問題

項目實施前，須梳理和解決下述問題：

(1)以往的總承包項目是否應用過材料管理類軟件，應用的深度和廣度如何？有哪些可以借鑒的經驗？有哪些必須規避的風險？吸取了哪些教訓？

(2)培訓工作是否完成？效果如何？你的用戶群是否已經做好了“心理準備”？各環節是否有專人負責？遇到阻力是否有對策？

(3)是否有詳細的實施計劃？是否制定了詳細的實施方案？針對具體實施項目，是否對SPMat系統做了精心地準備、策劃和定制？

(4)是否具備二次開發的能力？開發應用是否有總體規劃，是否符合現狀，是否具有前瞻性？

(5)實施方案、管理流程是否滿足項目的材料管理的實際需求？如果不符合，如何改進，有何對策？

(6)為什么要選擇SPMat系統作為項目材料管理的基本平臺？

(7)預計SPMat系統能否切實達到項目材料管理的的期望值？

(8)事前對公司或項目管理層是否有過度的承諾？

3.4 項目材料控制策劃實施關鍵要點

(1)需要什么材料？數量多少？

(2)設計圖紙材料數量(BOM清單量)？

(3)已經請購了什么？

(4)已經采購了什么？

(5)何時交貨？

(6)交付日期？延期了？

(7)設備材料催交與檢驗狀態？

(8)已經接收了多少材料？

(9)發放了多少？

(10)材料發給誰了？

(11)還需要多少材料才能完成管段/區域/模塊預制安裝？

(12)哪些材料設計人員允許替代？

(13)那些材料在運輸途中？

(14)設計變更引發的材料采購變化？

(15)哪些材料短缺？

(16)今天哪些區段可以開工？

(17)10天、30天、60天后哪些地方可以開工？

(18)材料足夠嗎？

(19)材料是否過量？過量如何核銷？

(20)是否可以退回材料？

(21)是否有成熟的項目采購結算方法？

(22)財務退稅方案？

(23)多幣種解決方案？匯率如何計算？算法模型是否融入系統？

如果在實施之前，對以上問題都有滿意的答案，則項目的實施實際上已經成功了一半。

4 SPMat軟件實施過程中的關鍵控制

實施中的關鍵過程控制是項目成敗的關鍵，當然流程的設計、管理控制點的設置的合理性也要在實際開展過程中不斷調整。

(1)關鍵控制點1：如果涉及客戶化開發，要盡快確定開發方案，不能因為開發問題而導致現場項目材料控制的延期或滯后。

(2)關鍵控制點2：如果出現對接不暢、情緒抵制的情況，要耐心細致地與對方溝通，要充分地分析情況，提出方案，并展示其依據和思路，讓對方理解并支持你的方案；如果是由于系統不能滿足應用需求，要放下權威的架子，尊重用戶的提議，繼續研制開發新功能，直至滿足應用需求為止；要充分展示SPMat的亮點，尤其是針對提高效率、標準化管理模式以及手工管理所欠缺的方面，必須予以充分展現。

(3)關鍵控制點3：要盡量的改變用戶層固有的操作習慣和定勢思維，觀念的轉變對于后續實施的成功至關重要。

(4)關鍵控制點4：要控制用戶的需求，就現代化管理項目而言，管理層的期望值一般較高。如何有效地溝通，確定合理的實施目標，并取得項目管理層的確認，同樣至關重要，否則到了項目實施后期，可能因為實施目標某一方面產生分歧或偏離目標，而導致實施受挫。

(5)關鍵控制點5：在項目實施過程中，材料控制要始終扮演主導者的角色，不要被用戶牽著鼻子走。因為對于總包項目而言，用戶往往因為具有豐富項目實戰經驗，而希望按照他們的思維和方式進行，而且因為也許以前有不成功的經歷，使得他們變得謹慎。此時如果僅僅扮演執行者的角色是非常危險的，常常會因為觀念上的沖突而使實施過程走入死胡同。所以一定要去主導整個項目材料管理的進程，要一遍遍不厭其煩地與客戶溝通，轉變其觀念，要按照既定的目標和計劃去開展SPMAT實施工作。

(6)關鍵控制點6：項目經理的核心作用。作為項目管理的領軍人物，如果因循守舊、不識利器、不識約束、不思創新、不善改革，必將導致執行效率低下，無法確保工程目標的順利實現。為此，實施過程中一定要獲得項目經理的理解和支持。

5 夯實基礎、集成整合

作為為客戶提供服務的工程公司，需具有客戶至上的服務思想，對客戶的任何問題，依托自有的靈活運行體制,做到迅速反應、及時處理，以確保客戶利益最大化，并不斷為客戶創造價值。

信息化、數字化要作為實現管理目標的工具和支持手段。某工程公司的管理軟件包括了INTERGRAPH的SPMat材料控制系統、E-MCMS系統(自主研發)、OA資金計劃支付系統(自主研發)、金碟財務管理軟件等，但由于信息系統應用的局限性，造成了這些軟件在功能上無法涵蓋采購、倉儲、資金支付、財務結算的全過程，數據尚無法完全共享。隨著應用的不斷擴展和管理的精細化，建立上述諸系統集成的材料綜合管理系統和業務運作平臺已經迫在眉睫。

建立基于SPMat的材料綜合管理系統，實現與SPMat、E-MCMS、OA支付、財務EBS、WPOS(可視化流程管理)、WQRS(二維碼管理)項目綜合管理平臺的有效集成已經成為工程公司信息化建設過程中的迫切需求。通過該系統實現，將會形成工程公司以材料供應鏈為主線的結算體系，形成各環節的信息集成和高效的動態管理模式，提高工作效率，實現信息的全面共享，從而建立工程公司項目工程材料管理業務和管理工作的協同辦公平臺，提升整體業務執行效率，增強企業的核心競爭優勢。

為此，在今后若干年內，SPMat的應用推廣應朝此方向發展，使材控、采購、倉儲、施工、財務入口唯一，最大限度地減少各環節錄入工作量，使大家感覺好像就在一套軟件中協同工作，實現硬件、軟件、數據等資源的全面共享。要實施這些目標尚需解決以下屏障：

(1)重視積累，夯實基礎，逐步整合與提升工程材料綜合管理系統，建立工程材料資源數據庫。一是規范、優化和提升材料管理工作流程和信息流程，理順各環節崗位的信息資源，提高共享和集成程度；二是規范各種代碼與編碼，建立較為完整的材料供應鏈主數據體系；三是建立和提升材料控制與材料供應鏈管理系統，建立企業級和項目級的材料數據庫，實現EPC項目物資管理的材料標準編碼、材料表、請購、詢價、評標、訂單、催交、檢驗、運輸、接運、入庫、倉庫、領料、材料發放嚴格有序的全過程管理，進一步加強材料控制、采購過程管理、狀態跟蹤、電子商務、成本與費用管理等以及與其他項目管理軟件系統集成，優化材料供應過程，細化材料和采購過程管理，促進采購工作程序國際化。

(2)為了做好各項目中交后剩余物資的退庫收集工作，需建立公司級剩余材料平衡庫，出臺相關的規定和程序文件保證體系；與此同時，組織人力研制開發物資一體化管控平臺的“剩余物資平衡數據庫系統”，以保證資源的二次利用，避免或減少資源浪費，實現項目成本最低化，項目效益最大化的終極目標。在實施過程中，從物資回收、質保驗證、質量鑒定、分類管理、進度安排、協同配合、交接方案等方面作出明確規定，確定相關環節責任人。

(3)學習理論，培養人才，創新為要。從事項目材料管理的各崗位人員，要不斷學習項目材料管理理論、數據庫技術和軟件開發技術，更新管理理念，調整自身知識結構，勇于實踐，積累經驗，強化科技創新意識，包括知識創新、技術創新、管理創新，探索深層內涵，為SPMat賦予新的活力，使其成為項目管理人員不可或缺的工具。同時，企業要重視項目管理、進度、費控、合同、材料、軟件研發等方面的培訓工作，在較短的時間內解決項目復合型管理人才嚴重短缺的現象。

6 數字標準化建設、資源整合、異構系統集成融合整體解決方案

作為一個工程材料管理軟件，SPMat是一個貫穿項目全過程的材料管理工作平臺。參與材料供應鏈過程的各個不同的部門，如設計、采購、物流、施工、財務、施工單位等部門，都通過這個平臺共享數據，實現資源集成，信息共享，同時優化工作流程，快速高效，實現精細化管理。

下面介紹設計、材控、采購、物流、財務、核銷體系架構：

(1)基于SPMatE-MCMSMDMPUPMPP6WPOSEBS全生命周期材料供應鏈一體化框架集成解決方案。見圖3。

圖3 基于SPMatE-MCMSMDMPUPMPP6WPOSEBS全生命周期材料供應鏈一體化框架集成解決方案

(2)基于SPMatE-MCMSMDMWQRSWPOS二維碼一體化框架集成解決方案。見圖4。

圖4 基于SPMatE-MCMSMDMWQRSWPOS二維碼一體化框架集成解決方案

7 結語

SPMat是一個集成的工程項目生命周期材料和供應鏈管理系統解決方案，是一個真正針對所有關于材料管理事物的工程項目材料管理工作平臺，可以幫助公司降低材料費用、加快工作進度、改善風險管理，并使公司進行統一管理，以利于公司在一個高度復雜、國際化、競爭激烈的市場上保持優勢。

任何一個新的管理軟件上線后，都會遭遇是否能“人機合一”的問題，如何調整和優化企業材料管理體系使其與SPMat軟件的架構相合是材料控制的最高境界。這對今后工程公司如何運用技術工具去優化管理流程，是一次有益的經歷和思考。