新形勢下基層事業單位人事檔案管理工作的優化策略

孫立堅

摘? 要：人事檔案管理工作是事業單位工作的一個重要組成部分，為了提升我國基層事業單位人事檔案管理工作效率和服務質量，本文闡述了新形勢事業單位檔案管理的基本內容和重要意義，提出熱點問題和優化策略，促進基層事業單位人事檔案管理工作的持續健康發展。

關鍵詞：基層事業單位;人事檔案管理;信息化系統;流動人員

一、人事檔案管理工作的現實意義

1. 為人事管理工作提供真實有效的信息

人事檔案系統能夠準確、真實記錄個人的政治思想、能力、經歷和工作業績等重要的基本信息，是記錄個人成長的重要歷史資料，也為用人單位聘用提供理論依據。事業單位的人事管理者根據人事檔案來了解個人以往的工作經驗、業績情況以及品行道德，最大限度地使員工發揮出其自身潛力，在一定程度上能夠促使用人單位的決策趨于合理化。通過對人事檔案的查詢，清楚地了解每位員工各方面的真實信息，便于人事的管理工作。

2.是人事管理工作的重要依據

隨著當前我國特色社會主義制度改革不斷推進，基層事業單位的人事檔案管理工作必然出現了許多的新問題，面對此種情況，涉及每個崗位員工的具體利益的基層人事檔案管理工作有著重要指導意義。人事檔案相關資料主要是在干部的業績考核和提拔選用、單位未來人才培養梯隊建設、對員工的績效考核等方面的參考依據，通過對相關人事檔案的信息進行全面綜合分析，可以對相關人力資源信息進行合理利用。

3.對人力資源配置的優化作用

人事檔案資料在一定程度上證明了干部和職工本人的品德素養和業務能力表現，在人力資源的收集管理使用過程中，出現工作人員的變動、崗位的變動情況時，事業單位管理部門干部可以通過簡單便捷的方法發現和使用專業的人才，人事檔案管理資料對人力資源配置進行優化就顯得尤為重要。

二、 基層事業單位人事檔案管理工作的特殊性

1. 基層事業單位人事檔案管理重視度不足

在我國基層事業單位普遍存在對人事檔案管理專業工作重要性的一個認知性誤區，一般人事檔案管理人員均為基層單位即將退休人員或臨時工作人員，認為檔案管理工作只是簡單針對檔案信息進行記錄、整理和調閱即可。由于部分基層單位內部人員從上到下人都對檔案管理工作重視不夠，人事檔案管理人員從事工作的積極性不高，這對于人事檔案管理帶來不利的影響。

2. 缺乏完善的檔案管理制度

人事檔案管理工作離不開完善的制度保障，但是目前部分基層事業單位人事檔案制度并不完善，導致人事檔案管理工作存在無章可循的情況，或制定好的人事檔案管理制度，沒有得到有效的落實，溝通協調不順暢，檔案資料管理的真實性、時效性得不到保障。

3.人事檔案管理人員綜合素質優待提升

在部分基層事業單位中，一些非專業的人事檔案管理從業人員承擔著人事檔案管理工作，這部分從業人員沒有經過系統的人事檔案管理專業知識的學習、缺乏相應專業技能培訓，缺乏檔案管理制度嚴謹性，這就嚴重影響了人事檔案管理工作的質量和效率。同時，人事檔案管理信息化系統建設相對滯后，基層事業單位人事檔案信息化建設軟硬件基礎設施不夠完善，由于人事檔案信息化管理工作保密性較高，這也對黨政機關事業單位人事檔案信息化系統建設工作的開展運行帶來了很大的困難。

三、 基層事業單位人事檔案管理工作創新路徑建議

1. 提高人事檔案管理工作的制度化建設水平

要想全面提高基層事業單位人事檔案的管理水平，必須使檔案管理制度的不斷優化，以保證人事檔案管理工作更加順利地開展。在具體檔案工作的過程中，基層事業單位的檔案管理人員必須做到掌控檔案資料的形成、積累、整理、歸檔工作等各個環節，落實好各崗位的工作職責，引入績效考核制度。在內部管理上，檔案管理部門要建立對自身工作監督指導制度。

2.研究流動人員人事檔案管理適用方法

基層人事檔案管理工作需要結合時代發展特點，積極對人事檔案管理方式和方法進行優化和創新。第一事業單位需按照流動人員自身檔案的特征，根據其專業能力與工作水平，滿足并匹配流動人員人事檔案管理方面的各類標準;第二是事業單位人事檔案管理過程中加強檔案服務窗口建設，讓人才、單位享受到更加便利化的服務。第三做好人事檔案信息化的基礎設施建設，并通過建立人事檔案信息管理平臺和信息管理系統，構建人事檔案信息數據庫，積極改變事業單位人事檔案分散化的特點，從而提供更加優質的檔案信息服務。

3. 加強人事檔案管理現代化信息化建設

基層單位人事檔案管理工作引入先進的人事檔案管理信息系統應用技術，規范地推進基層人事檔案信息化管理的進程，可以全面提高人事檔案管理工作的效率和質量。一是推進基層單位人事檔案管理辦公信息化，可準確及時管理傳輸基層人事檔案資料，提高管理人事檔案資料的時間效率;二是人事檔案管理資料辦公信息化，僅憑借電腦屏幕便可查閱人事檔案內容的電子版文檔，另一方面能夠減輕事業單位在檔案存儲方面的難度，更好地服務企業、服務社會。

4. 加強人事檔案管理人員隊伍自身建設

基層事業單位人事檔案管理工作應組織配備一套全面地人才選用體系。首先，各級組織人事部門優先選擇責任感、作風優良的干部，關注其在教育、工作、生活方面的情況。其次，加強檔案管理者的業務能力，人事檔案管理人員對基礎知識、檔案收集、歸檔以及檢索等業務方面的知識等應予以講解，讓檔案管理人員更好地了解相應工作辦法、優化工作技能。最后，定期對檔案管理人員開展專業化培訓，使其能夠更好地滿足人事檔案現代化發展的要求。

結語

總而言之，在新時期基層事業單位正確認識人事檔案管理工作的重要性，優化人事檔案管理工作制度，創新人事檔案管理工作的理論方法，加快推進人事檔案管理信息化體系建設，提升人事檔案管理工作的運動效率和服務質量，使其更好地服務于基層事業單位的發展和建設。

參考文獻：

[1]艾紹金.新形勢下事業單位人事檔案管理的效能提升策略[J].辦公室業務，2018（15）：133.

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