數字化校園背景下高校檔案管理模式研究

吳晨 黑龍江外國語學院 黑龍江 哈爾濱 150028

引 言

近些年，各高校對數字化校園的建設提出了更高要求，相應的投入力度不斷增加，但是在檔案管理化建設方面沒有足夠重視，導致大量的數字資源缺乏安全性、可靠性，這也是影響檔案管理工作進展的重要層面。為了迎合時代和高校發展需求，應該提升對檔案管理信息化建設的重視程度，不斷提高檔案管理服務質量，借助數字化、信息化等高新技術的優勢，實現檔案信息數據的實時保存，從而提升檔案信息的應用價值，目前來看，如何提升高校檔案管理成效已經成為各高校的關注焦點，也是短時間內亟需解決的問題，助力于高校的持續穩定發展。

一、當前我國高校檔案管理現狀

(一)對檔案管理認識有待于提升

高校檔案管理工作是一項復雜且繁瑣的工作，表現出服務性、記錄性、業務性等強的特點，但是很多檔案管理人員對自身工作不夠重視，常以口頭形式開展工作，從根本上忽視檔案管理的重要性。檔案管理是隨著高校的發展逐漸形成的完整的信息資料，對當下高校的發展不會造成很大的影響，這也是檔案管理人員忽視這一工作重要性的根本原因。另外，很多高校沒有充分利用學校數字化資源，仍然采取紙質版的檔案管理形式，導致檔案管理模式與時代和校園發展脫軌，跟不上信息化建設的發展步伐，很大程度上影響檔案管理的時效性。

(二)檔案管理體制有待于完善

一些高校在檔案管理方面缺乏完善的管理體制，或者不健全或者缺失，造成檔案管理工作無據可依，影響檔案管理工作的規范性，這一問題的產生原因主要是高校對檔案管理的投入力度不到位，不重視管理人員培養，部分工作人員忽視數字化管理的開展，還存在高校檔案管理部門與其它部門的工作銜接不到位，最終導致高校檔案的完整性、統一性，并且缺少專業的技術保護和安全管理[1]，影響檔案管理的成效，制約著檔案管理水平的提升。由此可見，高校檔案管理若想跟上時代步伐，走入正軌的管理模式，需要采取行之有效的管理方法，全面貫徹各項制度的落實，保障檔案管理工作的秩序性，才能促進其穩步發展。

(三)服務技術有待于提升

如今是信息化時代，科學技術已經廣泛應用在社會各個領域，將其與高校建立聯系是高校發展的重要方向，促使很多高校開始配備信息化設施及設備，在這種數字化的校園背景下，對傳統的檔案管理造成了很大的沖擊，因而，數字化檔案管理是高校檔案管理的核心目標。結合高校檔案管理現狀來看，很多高校已經完成了信息化設施辦公設備的建設，可以完成檔案信息的錄入，但是沒有實現檔案信息資源共享，需要進一步完善。如果高校檔案管理仍然停留在人工為主的管理模式下，不僅會增加檔案管理人員的工作量和工作壓力，還會影響檔案管理效率和質量。另外，如果再缺乏先進的檔案管理理念及方法，將會造成檔案管理水平停止不前，嚴重缺乏創新意識，影響檔案信息化建設的發展。

(四)檔案管理人員綜合素質有待提升

往往高校檔案管理人員的綜合素質對整個檔案管理工作成效起到決定性作用，很多檔案管理人員對信息化技術認知不到位，沒有掌握信息化技術的操作方法及技巧，難以開展數字化、信息化的檔案管理模式，因此，若想保證高校檔案管理的與時俱進，必須要加強人員綜合素質的培養和提升，有針對的擴充檔案管理人員的專業知識和操作技能，能夠將信息化技術靈活運用到高校檔案管理中，從而形成一支高素質、高技術型的檔案管理隊伍，為高校的良好發展夯實基礎[2]。

二、優化數字化校園背景下高校檔案管理模式的有效措施

(一)強化對檔案管理工作意識

數字化校園為檔案管理信息化建設搭建了良好的平臺，為了實現檔案管理的理想目標，強化高校管理人員的檔案管理意識是首要任務，這樣有助于達到事半功倍的管理效果。同時應加強檔案管理信息化建設，落實責任制度，有計劃、有目的的推進檔案管理的信息化建設，嚴格執行相關的管理制度，樹立正確的聯合統籌資金理念，為實現多元化的信息化建設開辟道路，使信息化檔案管理的功能性更強，為高效檔案管理水平的進一步提升奠定基礎。

(二)加強檔案管理體制的建設

首先，結合高校檔案管理現狀，建立完善的檔案管理網絡，加強檔案各管理部門之間的配合度，明確劃分各管理部門的工作內容及各自責任，梳理高校檔案管理流程、要點及重難點，避免出現管理漏洞[3]；其次，制定完善的檔案管理制度，對所有管理環節如收集整理、保管、開發、統計等進行嚴格規范，要求所有人員務必安裝檔案管理制度執行工作，推進檔案管理工作的規范性發展。

(三)做好基礎設施設備建設

數字化校園背景下，基礎設施設備是開展高校檔案管理的基礎保障，若想加快檔案管理信息化建設，首先要配備齊全的信息化設備和管理軟件，將檔案管理信息化建設納入高校重點規劃建設內容，保證檔案管理信息化與校園數字化發展的一致性，嚴格遵照國家及高校的檔案信息化建設要求和標準，結合高校自身管理需求，選擇適宜的軟件設施，通過完善檔案信息數據庫以及檢索系統，實現檔案信息資源的共享性，這樣一來，為高校師生提供了極大的便利性，也是促進高校檔案信息管理不斷完善和優化的重要路徑。

(四)加強管理人才建設

加強檔案信息管理人才建設是實現信息化檔案管理的有效方式，也是一個首要問題，高校要具備一定的前沿性和預見性，明確數字化校園的發展方向，結合自身發展現狀，引入先進技術，為這些管理人員提供進修和互通學習的機會，不斷汲取他人優秀的工作經驗、方法，彌補自己的短板，從而更好的勝任檔案管理工作[4]。同時，定期開展專業技術培訓活動，以檔案管理現狀為出發點，制定完善的培養計劃，促使檔案管理人員具備豐富的專業知識和管理技能，滿足檔案信息化建設的管理需求。

三、結 語

綜上所述，數字化校園是各大高校的發展目標，在此大環境背景下，推動各高校檔案管理信息化建設的快速發展，但是縱觀我國高校檔案管理現狀，仍然存在很多弊端影響其管理水平的提升，為了保證檔案管理工作的有效性，迎合時代和高校發展需求，應采取正確、科學的決策，重點解決檔案管理問題，以提升高校檔案管理信息化水平，滿足高校的發展需求，一方面實現高校檔案信息化建設目標，提升檔案管理成效，為高校發展提供充足的信息資源，另一方面，推進數字化校園建設的發展，有效提升高校的形象和威望。