高校檔案現代化管理手段探究

侯建華 華北理工大學 河北 唐山 063210

引 言

完善高校檔案信息數據庫的建設，提升工作人員的專業素養，促進檔案管理工作步入數字化、智能化、現代化發展新路徑，將充分體現檔案管理工作價值[1]。相較于傳統檔案管理方式，其更側重于對檔案資料的留存與保管，工作推進存在一定局限性。立足于互聯網+時代背景下，重視對高新技術手段的應用，發揮高校檔案管理工作服務作用，有助于對本校辦學歷史、教學信息、辦學成果等進行分類錄入與有效保存，并可借助大數據、人工智能、云計算等進行檔案信息開發利用。從而，促進檔案管理工作的優化升級，提升工作效率、提高服務能力。

一、高校檔案管理工作存在的主要問題

(一)檔案管理工作的受關注度略低

隨著高等教育步入普及化時代，各高校的擴招、設置新的專業，使高層領導將主要目光集中于教學管理與科研工作中，對檔案管理工作重視度不足[2]。這便造成因資金、人力、物力等投入較低，檔案管理工作實際開展水平遠低于現代化發展需要。另外，檔案管理工作的智能化、現代化水平不足，也會在一定程度上掣肘決策、影響教學管理工作的開展。

(二)相關從業人員綜合能力待提升

在高校檔案管理工作的推進中，因相關工作人員專業素養較低、工作中責任意識淡薄，缺乏信息化工具應用意識，使信息化管理手段的運用受阻。他們大多時候還是依賴傳統的工作方式，進行對本校發展檔案信息、教職工檔案、教學信息、學生檔案及產教研融合檔案等進行分類收集、整理與歸檔，將檔案保管視為工作的全部。這便造成檔案信息無法發揮自身應有價值，歸檔后便陷入“沉睡”之中。

(三)檔案管理制度亟需進一步完善

提升檔案管理工作開展質量，需完善相關的檔案管理制度。為此，需要結合《檔案法》《檔案法實施辦法》《歸檔文件整理規則》等[3]，結合本校檔案管理工作開展的特點，制定相應的管理制度，促進管理責任的落實，提升工作開展效率。

但實際卻是，很多高校檔案管理制度缺乏健全性、規范性，因年代久遠，其可參照性也不強。這便造成了檔案管理工作帶有一定的隨意性，有時候對各類檔案的信息收集出現內容不全、不及時、數據更新較慢等問題。另外，因提檔入檔過程相對長，無法滿足多人共同查閱需求，造成檔案管理工作難以滿足實際需要。且在反復翻閱中，也會出現紙質資料損毀、丟失等不同的問題。這便造成高校檔案管理工作實效性、精準性及有效性低，廣大師生對其滿意度不高。

(四)檔案服務模式過于單一與局限

因檔案管理工作開展的信息化程度較低，檔案管理服務理念陳舊，造成無法對信息數據的共享與及時更新，且面對師生查詢不同檔案中某一項數據時，還要翻閱眾多文檔。這樣一來，不僅在無形中加大了檔案管理員、檔案信息需求者的工作量，也會使檔案管理工作價值被削弱。造成工作開展存在單一性、局限性問題，影響高校檔案管理工作開展質量。

二、促進高校檔案現代化管理主要手段

(一)加強對高校檔案現代化管理工作的重視

促進高校檔案現代化管理手段的有效運用，應自上而下的提升教職工、校領導重視，給予檔案管理工作更多關注與有效支持。為此，應立足于5G、物聯網、人工智能、大數據及云計算等先進技術快速發展的視域下，促進檔案管理工作與現代信息技術的融合。畢竟，檔案管理工作作為高校教育工作的重要組成部分，其管理的信息檔案內容包括相關文書、教研工作記錄、教職人員與學生的基本信息以及不同專業在學科研究中取得成績等。革新工作理念，加強工作重視，促進對現代化管理手段的應用，有助于批量進行檔案信息的錄入與存儲，使檔案留存方式更多樣化，讓高校檔案現代化管理工作煥發新的生機與活力。

(二)為促進現代化管理應提升工作人員素質

傾力打造一支專業化、高素質的檔案現地管理團隊，有助于保障各項工作實施。為此，應優化人才結構，重視對專業人才的引入，加強對自由人才的培養，使他們了解并應用現代化管理技術，具有信息化工作能力。只有這樣，才能為高校檔案現代化管理工作推進夯實基礎。在人本理念下，發揮信息科技優勢，使檔案現代化管理工作推進更加規范，增強工作人員的使命感、責任意識，使其具有良好的服務意識與能力。例如：可階段性展開檔案信息平臺應用培訓，密切檔案管理部門與技術研發部門的聯系，為界面設置、系統優化升級提供好的意見與建議。

(三)應構建健全的高校檔案現代化管理模式

促進檔案信息數據庫的建設，還應健全高校檔案現代化管理模式，優化工作開展流程。首先，應進行對管理制度的更新，使其為檔案現代化管理提供方向。其次，應關注信息的分類問題。可對不同形式的檔案，進行精準、完整、有效的信息轉化與錄入、歸檔。再利用信息識別技術，將其逐一進行自動分類，便于數據存儲，使后續的查閱工作也更快捷。最后，面對影音檔案、文件檔案及圖片檔案，可為其設置相應的觀看、錄制、打印、下載等功能。同時，在對檔案信息的錄入中，應提升工作的靈活性，確保信息內容的準確、更新及時。對于無法靠關鍵字識別的圖片、視頻檔案，可應用ORC技術進行對非結構化數據的智能化識別[4]。

(四)需拓寬高校檔案現代化管理的服務范圍

為提高對檔案信息數據的利用率，還需完善服務內容、拓寬服務范疇，滿足師生的檔案信息調取、查閱、運用需求。在檔案現代化管理中，可借助智能設備，利用自己的用戶名登錄檔案信息平臺，發起查閱申請，在智能系統完成對信息數據的處理后，便可及時獲取所需檔案信息。在這一過程中，便離不開大數據的應用支持，在海量的數據信息中，依據系統指令進行對龐雜檔案信息的篩選、處理、導出及傳輸。其不僅有助于滿足多人查閱需求，響應迅速，更省去了人力勞作，使傳統的查閱檔案卷宗向信息方式轉變。另外，還應結合不同專業師生的個性需求，進行多元化服務項目的設置，在系統平臺中進行相應功能的開設。

(五)應構建完善、安全的檔案管理信息平臺

促進高校檔案現代化管理手段的有效實施，還應關注網絡安全問題。為確保本校檔案信息數據庫的安全，避免其遭受不法分子的訪問、數據盜取與篡改，應升級云防火墻，進行檔案信息備份，建立獨立的機房。只有確保檔案信息平臺的有序、穩健、安全運行，才能使檔案管理工作高效推進、規范開展。例如：為控制訪問安全性，可應用無線入侵檢測系統、增加安全性能的密匙等，確保高校檔案管理工作的順暢、規范、有序發展。

三、結 語

綜上，在提升高校辦學水平、擴大招生規模中，應給予檔案管理工作高度關注。只有加強工作支持、提高投入力度，才能使其發揮自身的工作價值，助力教學管理、數據分析及科研創新等工作開展。在進行檔案信息開發、數據匯總中，形成對相關經驗、教訓的借鑒，提升決策精準性；構建完善的現代化管理模式，明確管理責任；健全管理網絡，提高教學管理質量；優化檔案服務體系，為有查閱需求的廣大師生提供精細化服務。并且，智能存儲有助于檔案資料的永久留存，既節約了檔案管理成本，也將助力高等教育發展[5]。