利用高校畢業(yè)生檔案信息資源提升就業(yè)服務質量研究

龔沙沙 鹽城市大豐區(qū)人才服務中心

隨著時代的發(fā)展，社會對人才的需求量愈發(fā)大，而為了滿足這一要求，高校隨之提升了招生范圍，逐步實現了高等教育的普及化。伴隨著這一趨勢，高校畢業(yè)生就業(yè)難的問題愈演愈烈，為了幫助高校畢業(yè)生成功就業(yè)，高校畢業(yè)生的檔案將保存在人力資源服務中心中，是以幫助高校畢業(yè)生及時就業(yè)及為其提供良好的就業(yè)服務已然成為了人事檔案管理方所肩負的重大責任。但就目前而言，我國在檔案信息資源管理方面仍存留著許多問題，其中比較明顯的問題主要包括但并不僅僅限于高校畢業(yè)生仍然存在對檔案重要性認知不足，檔案管理機制不盡完備、管理手段落后等等。現為了對該類狀況做出改善，文章將對畢業(yè)生檔案管理的重要性、高校畢業(yè)生檔案管理現存問題進行分析，并以此為依據提出相應的改善對策，從而為高校畢業(yè)生檔案信息資源管理提供理論參考。

高校畢業(yè)生檔案管理是人事檔案管理的重要內容之一，其實施不僅能為就業(yè)單位反映高校畢業(yè)生的綜合素質，而且也是單位、企業(yè)招賢納士的重要參考依據。其不僅能提高高校畢業(yè)生就業(yè)率，更可在一定程度上對就業(yè)市場形成規(guī)范。由此可見，高校畢業(yè)生檔案管理對高校畢業(yè)生及社會皆具有切實而深遠的積極意義。該類檔案除卻記錄高校畢業(yè)生的身份信息外，其內容還囊括了高校生于高校時期內的成長履歷，如高校求學期間的成績及活動參與狀況等等，這些內容雖然不能夠完全反映畢業(yè)生的綜合素質，但也能夠從某種程度上為企業(yè)及單位提供信息參考，其價值不言而喻，因此提升高校畢業(yè)生檔案利用率，令其實現價值最大化是當今人力資源服務中心的“當務之急”。

畢業(yè)生檔案管理的重要性

畢業(yè)生檔案最初以學生檔案形式存在，其中記錄的內容包括但并不僅僅限于高校生入校前高考成績、在校學習成績、各類政治表現、以往求學履歷等等。在高校生畢業(yè)后，這種學習檔案便會隨之轉化為畢業(yè)生檔案并儲存于人力資源服務中心。從微觀角度來看，畢業(yè)生檔案可以被視為高校生在高校期間學習乃至生活過程的“縮影”，是學生于高校期間發(fā)生顯著成長的證據與證明?；谶@一點及社會對德育重視性的提升，近年來國內諸多用人單位對畢業(yè)生檔案愈發(fā)注重，入職前筆試及面試狀況已并非唯一的用人參考指標，檔案狀況同樣成為了至關重要的內容之一。在這種情況下，做好畢業(yè)生檔案信息資源管理便顯得尤為重要，人力資源服務中心所樹立的服務意識、為畢業(yè)生提供的幫助與良好就業(yè)環(huán)境都能夠有效改善高校畢業(yè)生“就業(yè)難”的現狀，為國家經濟發(fā)展奠定堅實的人力資源基礎。

高校畢業(yè)生檔案管理現存問題

目前我國人力資源服務中心在高校畢業(yè)生檔案信息資源管理的工作實踐中仍存留著較多問題，其中比較明顯的問題如下：

（一）高校畢業(yè)生對檔案重要性認知不足

數十年來高校畢業(yè)生檔案已在用人單位得到了廣泛應用，但相對而言，機關單位及國營企業(yè)較之民營、私營企業(yè)對畢業(yè)生檔案更為看重，而民營、私營企業(yè)則更為重視畢業(yè)生的實際能力，如是狀況直接導致了許多無從進入或不愿進入機關單位及國營企業(yè)工作的高校生對檔案產生輕視，忽視自身檔案的存在及管理。檔案遺失、毀壞等狀況時有發(fā)生，這無疑為畢業(yè)生檔案信息資源管理帶來了巨大難度，此為高校畢業(yè)生檔案管理現存問題之一。

（二）檔案管理機制不盡完善

前文曾提及“畢業(yè)生檔案的前身為學生檔案”，因此高校畢業(yè)生檔案在轉存至人力資源服務中心前將會以學生檔案形式保存在高校中由高校檔案管理部門負責管理。但就目前而言，國內諸多高校并未形成統一的學生檔案管理機制，雖然記錄信息大致相同，但有的高校對檔案管理重視，有的高校則不然，高校與高校間的檔案管理能力亦或多或少存在差距，檔案管理混亂狀況在所難免，后續(xù)人力資源服務中心在收到不同高校的學生檔案后仍需耗費大量時間與人力對檔案進行統一，不僅致使人力資源服務中心工作量的增大，更為檔案信息資源帶來了額外的難度，此為高校畢業(yè)生檔案管理現存問題之二。

（三）檔案管理手段落后

檔案管理手段落后是高校畢業(yè)生檔案管理方面存在的另一大問題，雖然近年來我國已出臺了包括“學信網”在內的檔案管理方法，但目前我國各地區(qū)在高校畢業(yè)生檔案管理方面所采用的主要方法仍是手工操作。手工操作雖然從最初開展檔案管理便沿用至今。但這種方法一來效率低下，二來更容易出現工作疏漏為檔案信息資源管理工作帶來負面影響，三來高等教育的普及與高校生數量飆升為畢業(yè)生檔案管理工作帶來了巨大的工作量，傳統的手工操作方法更難以滿足工作量與精準量的需求，亟待做出現代化改善。由此可見，檔案管理手段已然成為了高校畢業(yè)生檔案管理現存問題之三。

高校畢業(yè)生檔案信息資源就業(yè)服務質量在管理基礎層面的提升對策

（一）加強高校檔案管理教育

為了有效提升高校生對檔案的重視程度，高校方應不斷加強組織領導，在高校內增設或增加就業(yè)指導課程，并將檔案管理方面的知識內容納入必修的就業(yè)指導課程體系內，以此加強高校生對自身檔案的重視程度。

（二）完善檔案管理機制

為了實現畢業(yè)生檔案信息資源就業(yè)服務質量提升，建立完善的檔案管理機制是其必經之路，檔案管理工作可以以全國高校為單位建立制度、流程、崗位及監(jiān)督現代化及體系化的全新檔案管理機制，實現與高校的直接接軌，從根源處提高畢業(yè)生檔案管理的效率與質量。

（三）開發(fā)信息化畢業(yè)生檔案管理體系

信息化管理是根除管理手段落后的最根本途徑，亦是最有效的途徑，人力資源服務中心及其余畢業(yè)生檔案信息資源管理方應當充分發(fā)揮信息技術作用以便對以往相對落后的管理方式做出改善，開發(fā)信息化畢業(yè)生檔案管理體系。在該體系實際開發(fā)過程中，人力資源服務中心及其余畢業(yè)生檔案信息資源管理方應當以傳統管理方法與經驗為根基，將云存儲、大數據挖掘分析等技術融入至管理中，以此實現管理效率、質量乃至安全性的提升。

（四）增強管理人員綜合素質

管理工作的開展離不開管理人員，所以為了提升高校畢業(yè)生檔案信息資源就業(yè)服務質量，增強管理人員綜合素質亦是重中之重。一來人力資源服務中心及其余畢業(yè)生檔案信息資源管理方需要不斷招賢納士，招納專業(yè)能力與信息技術水平并重的綜合型人才，二來需要對已入職管理人員做出業(yè)務培訓，全方位提高管理人員的業(yè)務水平，從人力資源方面實現人力資源管理質量的提升。

高校畢業(yè)生檔案信息資源管理工作建議

隨著高等教育的普及，高校畢業(yè)生流動性亦不斷攀升，而與之同步攀升的是用工主體的種類，這兩方面的增長為高校畢業(yè)生檔案信息資源管理帶來了新的變化，同時也為高校畢業(yè)生檔案業(yè)務辦理帶來了新的要求。為了滿足當代高校畢業(yè)生的需求，人力資源服務中心需要通過業(yè)務辦理狀況對業(yè)務辦理動向做出動向分析，了解變化趨勢，繼而通過該類分析做出相應的業(yè)務調整。除此之外，人力資源服務方面也需要以畢業(yè)生檔案信息資源管理質量及效率為基點做出相關高質量研究，為行政決策部門提供研究文獻、數據參考及需求性分析結果，真正為檔案信息資源管理的發(fā)展提供發(fā)展契機。

綜上所述，畢業(yè)生檔案信息資源的管理是人力資源管理的重要內容，而基于該方面管理而實現的就業(yè)服務提升不僅能夠提高高校畢業(yè)生的就業(yè)率，還能夠改善人才市場，為我國建設中國特色社會主義奠定堅實的人力資源基礎。而為了實現就業(yè)服務質量的提升，檔案管理人員應當樹立服務意識，真心實意地為高校畢業(yè)生就業(yè)“鋪路搭橋”，解決高校畢業(yè)生就業(yè)困難，讓人力資源服務成為改善地區(qū)經濟的高質量“軸承”。