新時代檔案管理工作的思考

潘德花 沂水縣高橋鎮(zhèn)檔案站

進入新時代后云計算、大數(shù)據(jù)的發(fā)展為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理提出了新課題。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案記錄并體現(xiàn)了鄉(xiāng)鎮(zhèn)在各個歷史時期工作活動最真實的情況,能夠在鄉(xiāng)鎮(zhèn)的可持續(xù)發(fā)展中起承前啟后作用。為此，做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府新時代的檔案信息化管理工作,保證檔案資料的系統(tǒng)性和完整性,為鄉(xiāng)鎮(zhèn)的活動軌跡提供歷史依據(jù)是新時代檔案管理工作的重要任務(wù)。文章先是對新時代檔案管理的特點進行了解析，隨后就新時代的檔案信息化管理工作提出了建議。

隨著科技的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計算進入了社會生活的各個領(lǐng)域，這為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理帶來了實體資源管理和數(shù)字化管理融合的挑戰(zhàn)，同時也為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理與時俱進地滿足用戶需求帶來了機遇。為此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理需要結(jié)合新時代的大數(shù)據(jù)、云計算這些信息技術(shù)進行轉(zhuǎn)型，部門單位的責任人和管理人員要用大數(shù)據(jù)信息來更新傳統(tǒng)管理檔案的理念，創(chuàng)新檔案管理思維，更新檔案知識層次，找出檔案管理中與大數(shù)據(jù)檔案管理過程中不符的問題，充分利用新時代科技發(fā)展的資源和力量，并將大數(shù)據(jù)、云計算資源應(yīng)用于檔案管理，建設(shè)新時代新型的檔案，實現(xiàn)新型服務(wù)，以便更好地服務(wù)于國家、黨和人民。

新時代檔案管理的特點

進入新時代，由于大數(shù)據(jù)進入檔案管理領(lǐng)域，這就要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)要正確及時應(yīng)對大數(shù)據(jù)的到來，要更新檔案管理的理念，要用發(fā)展的眼光進行信息資源建設(shè)、檔案信息服務(wù)優(yōu)化、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新等，以便能夠讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門重新認識和重新分析檔案應(yīng)如何進行管理能夠與時俱進，且更好地服務(wù)于檔案使用者。這是因為鄉(xiāng)鎮(zhèn)進行檔案信息化建設(shè)管理可以不受時間和空間限制，也就是說任何時間、任何地點都能夠快速地用大數(shù)據(jù)來進行收集、儲存、查閱所需內(nèi)容，很好地解決紙質(zhì)檔案的翻閱和復(fù)印次數(shù)，減少了工作人員工作量的同時，提升了工作效率，實現(xiàn)了對檔案的保護。

（一）檔案信息資源大

進入新時代后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員要把人民的利益擺在工作生活的第一位，老百姓的事再小也是大事。為此鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府要深入基層研究群眾的所需所求，既要關(guān)注民生和輿論，又要為群眾辦實事辦好事，這些都需要用大數(shù)據(jù)來進行記錄?；鶎踊?、生活化的檔案資料增加，這就需要檔案管理部門做好這些信息資源的管理歸檔工作。要使檔案來源更加廣泛，內(nèi)容更加豐富，檔案信息資源的數(shù)量激增，需要鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門對檔案進行實時的大數(shù)據(jù)處理和收集歸檔管理。

（二）依法進行檔案管理

進入新時代后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理不再是某個檔案管理部門自己的事情，而成為了鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府為實施國家行政管理工作的重要組成部分。為此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門在依法對檔案進行管理的同時，要在縣級檔案行政管理部門的指導(dǎo)下進行檔案行政能力和事務(wù)管理建設(shè)。

（三）以人為本的管理

進入新時代后，檔案管理進入數(shù)據(jù)時代，這就是說要對檔案進行數(shù)據(jù)化管理，以便順應(yīng)時代，并根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府及其他服務(wù)對象的不同需求，實施“以人為本”的人性化定制、智能推送等智能化服務(wù)。

（四）檔案安全的管理

我們知道檔案管理工作安全第一。進入新時代后，信息資源數(shù)據(jù)的數(shù)量、種類繁多，文件類型相對傳統(tǒng)的文本信息資源有了很大的變化，這就要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府創(chuàng)新安全管理模式，強化檔案安全保障措施。一是建立起與時代同步，能夠與大數(shù)據(jù)、云計算相銜接的專業(yè)人員，以保證檔案的安全收集、傳遞、入檔等工作；二是在使用專業(yè)安全軟件的檔案管理軟件的同時，研究開發(fā)適合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門管理的云計算系統(tǒng)，以應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)攻擊、網(wǎng)絡(luò)侵權(quán)威脅；三是制定針對意外后果和不同類型檔案的應(yīng)急計劃。

新時代檔案信息化管理的策略

新時代的大數(shù)據(jù)、云計算為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作提供了簡便易行的工作條件，為檔案管理開辟了新的思路，能夠促進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（一）更新檔案管理的理念

鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府負責人要對信息化檔案管理工作提高認識和提供支持。一是進入新時代，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的大數(shù)據(jù)信息化資源管理是提高政府工作效率的重要方式，為此政府領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，并將其納入政府規(guī)劃并列入議事日程，提升檔案管理工作人員的使命感和責任感，使其積極投入到工作中去。二是建立健全大數(shù)據(jù)信息化檔案管理制度。首先是借助大數(shù)據(jù)構(gòu)建適合當?shù)氐臋n案管理制度，讓檔案管理工作者有規(guī)可依；其次是建立檔案管理信息化建設(shè)工作的監(jiān)督和績效化評價制度，從而保證檔案管理規(guī)范化建設(shè)的順利進行。三是完善檔案管理大數(shù)據(jù)信息資源設(shè)備。首先要有檔案管理工作的專用場所，其次要配備必要的大數(shù)據(jù)資源設(shè)備，再次要配置熟悉計算機操作的具有鉆研性的管理人員和監(jiān)督人員，以此來促進檔案管理工作的有效性和安全性，促進大數(shù)據(jù)檔案資源的可持續(xù)發(fā)展。四是依托新時代的大數(shù)據(jù)技術(shù)建立科學(xué)高效的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理系統(tǒng)。進入新時代后，信息技術(shù)得到高速發(fā)展，社會的各個層面都逐步進入自動化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化階段，大數(shù)據(jù)、云計算在社會的多領(lǐng)域都在發(fā)揮作用，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案進行歸類管理和儲存等檔案管理系統(tǒng)的作用更是不可小覷。大數(shù)據(jù)在檔案管理中的運用不但能夠有效地改善之前檔案管理中存在的不足和局限，而且能在減少工作量，提高工作效率的同時，保證檔案安全性、系統(tǒng)性。五是培養(yǎng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化專業(yè)素質(zhì)的人才。首先有專業(yè)人才才能夠構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)；其次對檔案管理人員采取以會代訓(xùn)的方式，提高他們的信息專業(yè)化程度，以便更好地服務(wù)于檔案的使用者。

（二）構(gòu)建優(yōu)化檔案資源

進入新時代，大數(shù)據(jù)、云計算為實施廣義的 “大檔案觀”提供了基礎(chǔ)。也就是說，大數(shù)據(jù)、云計算為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門有意識收集各種形式和巨大價值的各種數(shù)據(jù)資源提供了便利條件。一是與社會基層各社會組織和個人就不同的數(shù)據(jù)進行合作共享，收集群眾的需求信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供一手資料來源。二是對鄉(xiāng)鎮(zhèn)長、書記信箱上的訪問留言、建議等信息資源進行及時匯總，收集網(wǎng)絡(luò)資源，完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料，實現(xiàn)檔案資源的與時俱進和完整性，逐步形成智能化、信息化、數(shù)據(jù)化的電子檔案接收和管理工作機制，構(gòu)建優(yōu)化新時代的檔案資源。

（三）建立以人為本的檔案管理制度

今年是事業(yè)單位的改革年，這為檔案管理體制的改革和完善提供了契機。為此在新時代的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門要借助改革的時機和大數(shù)據(jù)、云計算的功效來改變管理職能和服務(wù)方式，依法進行檔案管理的同時，培養(yǎng)新時代的檔案管理專業(yè)人才，以此實現(xiàn)檔案資料收集整理、保管、服務(wù)的全智能化，從而建立以人為本、務(wù)實高效的檔案管理。

（四）創(chuàng)新鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理服務(wù)

檔案材料是用來記錄歷史的，所以說檔案材料本身沒有價值，只有拿來還原歷史，為使用者提供服務(wù)時才能體現(xiàn)其價值，這就是說檔案可以提供服務(wù)，檔案可以拿來明史，可以用來進行啟迪教育。為此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門要從多種材料資源中選取有價值的資源用大數(shù)據(jù)、云計算等方式來進行儲存，待使用時能夠采用微服務(wù)、遠程網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和云存儲云服務(wù)等方式提供個性化、智能化服務(wù)。

（五）構(gòu)建檔案安全管理體系

黑客的出現(xiàn)等問題在大數(shù)據(jù)時代時刻威脅檔案資源資料的安全。為了保證檔案資源的安全，最大限度保證資源的不泄露，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門就要構(gòu)建檔案管理的安全體系。一是用專用殺毒軟件來加強國家各級綜合檔案保障建設(shè)；二是完善檔案保障責任制，加強檔案數(shù)據(jù)管理隊伍、數(shù)據(jù)資源的管理；三是對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料實施歸檔大數(shù)據(jù)存儲后，進入備份中心執(zhí)行異構(gòu)備份和存儲，確保資料資源的安全。

總之，進入新時代后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理必須與時俱進，采用大數(shù)據(jù)、云計算來構(gòu)建檔案管理的信息化系統(tǒng)。但建設(shè)需要一個過程，需要鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府領(lǐng)導(dǎo)的支持，需要建設(shè)優(yōu)化檔案資源的環(huán)境、建設(shè)以人為本的管理服務(wù)體系、創(chuàng)新管理方式、創(chuàng)建一個安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，所以檔案管理信息系統(tǒng)的建立需要一個過程，不可能一蹴而就。為此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案工作人員要與時俱進，不斷協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，學(xué)會信息技術(shù)知識，以此來不斷進行理論探索和實踐創(chuàng)新，進而創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案事業(yè)發(fā)展做出貢獻。