淺談新時期實物檔案管理的價值

趙洪涌 青島能源華潤燃氣有限公司 山東 青島 266071

實物檔案對于一個企業的發展而言具有十分重要的記錄作用，能夠通過直觀的方法展現出企業在不同發展階段的不同特征，這些實物檔案可以反映企業不同階段的企業文化、歷史面貌以及取得的成績。實物檔案所能呈現出的不僅是一種記憶，更是對企業精神及文化的傳承，對企業未來發展具有重要的指導意義和紀念意義。實物檔案在利用過程中不能只局限于查閱，更多的是發揮它們的內在價值。實物檔案管理在新時代下同樣被賦予了新的時代內涵[1]。

一、實物檔案管理存在的問題

（一）實物檔案存檔不夠規范

企業的實物檔案包含獎牌、錦旗、獎杯等具有紀念性和獎勵性的檔案以及各種證書、印章等憑證性的檔案。企業發展過程中，實物可能產生于企業的不同部門，如果歸檔制度不夠健全或沒有及時修訂實物歸檔范圍，再加上有的業務人員檔案意識不足，就很容易出現遺失或者實物損壞的現象。從而使企業實物檔案完整性遭到破壞，對企業整體的文化傳承以及精神文明建設都會造成一定的負面影響。

（二）實物檔案的利用效果較差

實物檔案利用率低，也就無法將其價值體現出來。部分實物檔案被存放到檔案部門之后，就一直擺放在檔案柜中從未被利用，這些實物檔案也就失去了背后所蘊含的價值和意義。企業的實物檔案更多的是要展現蘊藏在背后的紀念價值以及文化意義，這些實物檔案的真正價值如果沒有得到展現，則會造成實物檔案管理能力及效果停滯不前，無法滿足新時代的要求。

（三）實物檔案保管條件較差

實物檔案是一種絕佳的載體，可以真實地體現出企業在發展過程中的成績、歷史面貌與沉淀的文化。所以對于企業而言保護實物檔案是非常重要的。實物檔案不同于紙質化和現階段的電子檔案，它是由不同的材質構成，因為不同的材質，它們的儲存條件也就有更高要求。如果只是簡單擺放，沒有進行后續的維護是不行的，一旦損壞，很難像紙質檔案那樣采取補救方法將其恢復到原始狀態。

（四）管理人員專業能力不足

從事實物檔案管理工作人員的專業能力不足，會使得管理效果不佳。管理工作內容單一，沒有更多深層次的利用和提升。但是隨著時代發展，對管理的要求也原來越高，實物檔案管理價值的不斷改變，管理人員也要與時俱進，專業素質也需要得到相應的提高。新時期賦予了實物檔案管理更多個性化、專業化的特點，綜合性的管理人才更加能夠符合新時期的要求。新時期不僅賦予了實物檔案管理新的內涵，更帶來了技術的進步和信息化的傳播手段，這就要求檔案管理人員擁有更全面的綜合素質，具備更強的專業技能，才能夠更好地跟上時代步伐[2]。

二、新時期實物檔案管理價值分析

（一）實物檔案管理是企業精神和價值觀的展現

企業在不斷發展過程中會形成具有其特色的價值觀以及精神文化，這些具有時代印記以及發展縮影的精神會附著于實物檔案之上，記錄和傳承下去，任憑時代發展、時間推移久久不能磨滅。實物檔案管理是對企業精神和價值觀的沉淀及展現，也是企業發展進程中留下的記憶所在。實物檔案不僅是一個獎杯、一個證書，更多的是附著于它們之上的精神和價值觀。這種價值會隨著企業的不斷發展傳遞給更多的人，為更多的人講述專屬于企業獨特的印記。不僅對老員工是一種激勵感和認同感，也能夠讓新員工更快地通過這種形式了解企業的發展歷程，認同企業的精神和文化。

（二）實物檔案管理能夠宣傳企業文化

在過去很長的發展時期，實物檔案管理工作除記錄了企業的文化、成績，還保留了自身獨有的價值觀。實物檔案這一載體對于企業歷史的見證具有舉足輕重的作用。企業應定期舉辦檔案展覽，充分利用實物檔案，讓宣傳人員對相關實物進行詳細講解，挖掘背后的故事，傳遞它帶來的精神內涵，讓參觀人員切實感受到由實物檔案帶來的精神洗禮，增強對企業的認同感。同時，實物檔案的作用也應該與時俱進，在高速發展的信息時代應通過高新技術，制作相關軟文，在各大軟件、微信、網絡平臺上發表，讓企業文化及企業精神發揚光大。

（三）企業實物檔案管理具有貯藏價值

企業的實物檔案形式多種多樣，例如獎狀、錦旗、證書、獎牌、獎杯、印章等等，這些物質載體具有非同尋常的貯藏價值。對于企業而言，這些實物不僅僅只是實物本身，更多的是記錄了企業的發展歷程，展現了企業的精神和文化。這些實物檔案具有很強的傳承性，同時具有十分重要的紀念意義。除了代表企業榮譽的獎牌、獎杯等獎勵性的實物以外，例如企業歷年來的不同款式的工裝制服、工作證件等也有十分重要的收藏價值，隨著時間的推移這些實物的價值也會逐漸提升，是企業的一筆寶貴財富。

三、新時期提升實物檔案管理的建議

（一）建立完善的實物檔案管理制度

在新時期背景之下，建立完善的檔案管理機制是全面做好實物檔案管理工作的首要保證，完善的機制可以使企業實物檔案管理工作更加系統和規范，企業能夠在復雜的背景下更好地做好實物檔案管理。在完善制度過程中，企業需要嚴格考慮到管理的每一環節，打破固有的思維，將管理落實到每一個細微之處，例如實物的收集范圍、歸檔的時限要求、歸檔流程、交接制度等都需要明確規定，并且應當隨著企業業務的發展變化不斷地修訂和完善。這樣做的好處是管理人員可以按照制度來嚴格執行，避免任何一個環節出現紕漏，這也是對實物檔案管理建設工作的保障，讓企業的實物檔案管理工作走上制度化、規范化的軌道[3]。

（二）重視實物檔案管理宣傳工作 提高員工檔案意識

新時期賦予了企業實物檔案管理新的時代內涵，企業不僅要做到對實物管理工作加以規范，更要重視對實物檔案管理工作重要性的宣傳。企業上下需要共同轉變固有觀念，提高檔案意識，認識到檔案的重要性，重視起實物檔案所展現的傳承和價值。企業員工通過這種方式對企業有一個全面系統的認知，通過瀏覽實物檔案學習蘊藏在背后的企業精神和企業文化。讓員工在無形中更多地了解企業，認同企業的精神和理念，才能夠更長遠地陪伴企業共同成長。

（三）提高檔案管理人員專業技能

要想挖掘出實物檔案更高層次的價值，從而提升檔案的利用效果，就需要檔案管理人員具備較高的專業素養和技能。檔案人員除了經常參加檔案業務培訓和學習，還要隨時了解掌握企業的業務發展和變化，只有綜合素質提高了，才能讓檔案管理水平上一個臺階，才能更好地適應時代發展，更好地為企業提供優質的服務[4]。

四、結語

新的時期，實物檔案管理不能再局限于簡單的整理保存工作，更多的是需要企業不斷挖掘出實物檔案更深層次的意義和價值。實物檔案對于企業而言具有時代性和歷史性，它見證企業在不同發展時期的階段性成果，也是企業向外界展示自己的名片，更好地讓外界以及內部員工看到企業精神、理念和文化。企業要重視實物檔案管理工作的重要性，不斷改進實物檔案管理的方法，提高管理水平，發揮檔案的價值，更好地為企業發展服務，為社會大眾服務。