高校檔案信息化建設與服務創新的思考思路構建

魏建云 濱州醫學院 山東 煙臺 264003

在高校檔案信息化建設與服務創新的過程中，是以現代化的信息技術、計算機和網絡技術為依據，檔案中的文字、圖片、錄音等信息為對象，將其內容的存儲形式、管理方法和傳遞途徑等轉變為一種更加便于保存、管理和傳遞形式。在此前提下，不但要求硬件技術的改變，管理的理念、方法也需要與時俱進，實現軟硬件的同步更新。

一、高校檔案信息化建設與服務創新的重要意義

第一，高校檔案的信息化建設，直接有效地減少了檔案日常管理工作中程序的復雜性，令檔案的檢索更加便捷和精準。同以往紙質檔案的整理、歸類和檢索不同，利用現代信息技術，可以實現半自動化的快速檢索，同時可以將歸類、儲存等工作同步進行，不但減少了工作人員檢查、尋找檔案的時間，同時也降低了錯誤率，可以令相關的工作人員有更多的時間提供和創新更優質的服務。

第二，傳統的檔案更加容易造成損壞和遺失，而現代信息技術則是將以往不同載體的檔案進行數字化轉換，將轉換后的各種龐大復雜的信息儲存在容量大、使用便捷、空間小的硬盤或網絡平臺。在利用計算機、網絡技術時，打破了時間和地域上的限制，一方面避免了以往對同一檔案反復查閱所造成的磨損現象，同時隨著信息技術的進步，數據恢復功能日益完善，檔案信息的保存更加長久和安全。

第三，高校檔案信息化建設，可節約紙質和避免其他資源的浪費。以往的檔案多以紙質為存儲載體，而為了進行有效的分類和整理，又會使用其他紙制品、塑料和金屬等材料，相比信息技術，前者在很大程度上造成了紙質等各種資源的浪費。

高校檔案信息化建設存在的問題

(一)信息化資源分散

隨著信息技術的快速發展，以及高校信息化建設進一步的推進，各院校各部門都開始采用了辦公信息系統，包括：學籍管理系統、成績管理系統、科研管理系統等，各部門各系統所產生的數據和信息都可以轉化為數字檔案被檔案管理系統所接收。然而，部分高校因為缺乏系統的計劃，使用的軟件不一致，因此導致了沒有統一的信息資源管理平臺，從而令其他部門的信息系統和檔案信息系統無法實現對接，最終造成資源信息無法直接共享，很大程度上增加信息檢索和使用的過程、步驟，造成了時間的浪費。

(二)標準化不足

首先，高校檔案信息化建設的標準較復雜，同時因為信息技術目前正處于高速的發展中，因此新技術和新理念在快速的更新和進步，很容易導致高校檔案信息化建設的標準體系相對落后，難以實現在信息化建設中與目前最新的技術相聯系。其次，目前部分高校整理管理的信息技術仍然沒有引起足夠的重視，因此檔案信息化建設的相關制度和法律法規的完善度也有所不足，管理制度和工作流程在實際中也難以滿足現代檔案信息化管理工作的需求。由于缺乏系統而明確的檔案管理制度，就存在部分部門的歸檔工作具有一定的隨意性。

(三)專業度不足

信息技術的硬件設備和相應的專業人員是高校檔案信息化建設的前提，也是信息化管理工作的根本保障。檔案信息化建設首先是硬件設備和專業人員的引進，包括：計算機、掃描儀、局域網、信息處理軟件、系統和數據庫等硬件和相匹配的軟件。然而，目前我國部分高校信息硬件和軟件設施配置嚴重不足，相應專業人才的引進和培養也存在輕視現象，可以說信息化建設只是為了完成工作任務，并沒有真正重視并發現其價值和落實到實際。

三、高校檔案信息化建設的有效方式

(一)實現技術對接

第一，高校檔案信息化建設與服務創新需要規范不同的信息化資源系統、信息化管理和信息資源的使用標準，以此保障檔案資源信息和服務項目可以快速而準確地傳遞，實現檔案信息資源的高效共享。同時系統而嚴謹地管理，可以保持工作流程的積極性和高執行力，真正將建設和工作責任具體落實到每一個人，避免職責混亂而導致工作中存在漏洞。第二，高校檔案信息化建設要確保辦公自動化與檔案管理系統的技術對接，這是檔案信息化中資源整合和文檔信息一體化的根本所在。其可以實現從紙質文檔的制造到信息化歸檔的全程管理，在共同的信息化管理系統中，應用相同的工作體制和流程，把現行文檔信息的產生、歸檔的整體過程納入到一個管理系統中，真正改變文件管理和檔案管理的脫離狀態，最終形成統一的管理系統，在此情況下可以有效減少檔案管理工作的重復性，最大限度提高高校檔案信息化建設的效率。

(二)完善相應的制度和法規

第一，應保證工作制度的嚴謹性，防止檔案信息被肆意泄露和傳播。在目前信息一體化的發展時代，對各種信息的違法使用越來越多，因此高校檔案信息的保密和安全制度被忽視，則很容易對學?；驅W生造成重大利益損害。第二，增強檔案信息數據的安全性。針對這一點，校方應對數字化的檔案信息存儲采用多重備份，使用密鑰進行更加嚴格和系統的權限管理，強化檔案信息的安全性和隱秘性。第三，應制定相應的法律法規，用明確而有針對性的法律條文制約檔案信息化建設過程中容易出現的違法行為，對惡意、肆意損壞保密制度者進行相應的懲處。

(三)保障信息化建設的專業度

第一，優化基礎設施資源的投入。信息化建設和服務創新需要依托相應的基礎設施，雖然不需要更新為最新最高配置的硬件設備，但也應避免設備老舊而導致降低工作效率。因此高校檔案信息化建設中的硬件資源投入應根據實際情況而定，除了基本的計算機和互聯網等，還需要數據儲存器、相應的系統軟件、數字攝像機、掃描儀等。其中檔案數據的儲存和利用，應該突出信息技術硬件和軟件的功能性和實際價值。第二，除基本的硬件和軟件設備外，還需要專業的、高素質的信息技術人員。因此，在管理團隊的組建方面要從兩個方面共同進行，一是內部工作人員的技術技能強化培訓；二是外部專業人員的引入，以此保障自身檔案信息化建設的效率和實際效果。

四、高校檔案信息化建設中服務創新的有效途徑

首先，高校檔案信息化建設中的服務創新需要改變以往的思維意識。歸檔是指各部門產生并整理立卷后的材料，定期移交給檔案室進行最終分類整理和保存的過程。目前仍有部分高校檔案室處于封閉狀態，工作內容停留在被動的收集、整理、裝訂和存儲各檔案材料，工作效率較低，服務意識較弱。在此前提下，提高檔案工作人員服務意識的積極性尤為重要。

其次，很多高校檔案管理人員的工作思維仍停留在檔案信息的保密和整理方面，服務內容停留在檔案材料的復印、出具證明和查閱部分。信息化建設的到來，社會對信息的準確性和快速性需求提高，檔案作為高校一項重要的信息資源，檔案工作人員則需要增強以人為本的服務意識，令檔案工作人員從龐大、重復的工作轉變為自主搜集和全面研究中，真正把服務與高校師生的需求聯系在一起。

最后，檔案信息的真實性是服務創新的根本保障，沒有真實則無法實現創新的效果。例如：人事檔案詳細、準確地記錄每一個教職人員個人信息的變化，在做到及時更新的同時還要保證與實際相符，包括：工作調動、學業晉升、專業技術職稱的變動、科研補充等。學生檔案則是記錄其所接受教育教學的過程，包括：學生的學年鑒定表、獎懲信息、參賽記錄、畢業和就業信息等。在此前提下，高校檔案信息化建設的服務創新應包含相關檔案知識的培訓與宣傳，讓所有師生具備參與到檔案管理工作中的能力。

結 語

高校檔案信息化建設是現代高校發展的必然趨勢，而相應的服務也需要做出創新調整，因此工作的嚴謹、信息的真實、技術的專業和使用的科學都不可缺少。