大數據時代背景下辦公室檔案管理的改進對策研究

薛松 崔惠池

山東省東營市勝利油田石油開發中心有限公司

黨的十八屆五中全會提出“實施國家大數據戰略”，全面推進大數據發展，在國家大數據事業發展蒸蒸日上的背景下，對辦公室檔案管理提出了新的要求，十四五時期為了更好的發揮檔案的基礎性、戰略性資源價值，發揮檔案在各項工作中的支撐作用，需要從檔案管理工作的現實需要出發，構建智能化的檔案管理系統，完善檔案數據信息管理機制，提高數據信息的挖掘能力，進一步運用智能化方式提高檔案管理的效能，實現檔案管理的科學化建設，從而更好的發揮檔案數據信息的實用價值。

一、大數據技術給檔案管理工作帶來的革新

大數據技術實現了數據信息充分挖掘，適應于海量信息時代的檔案管理需要，可以對辦公室各種類型、各種時間、各種來源的檔案進行統一管理。一方面，大數據技術加強了檔案信息的甄別能力，有助于提高檔案數據信息分析能力，輔助做好檔案甄別與存儲工作。另一方面，大數據技術提高了檔案服務效率，可以滿足不同方面檔案使用需要，進一步提高了檔案管理效率。而且，強大的數據分析能力有助于挖掘潛在的檔案信息，滿足了數據信息對比分析的需要，實現了檔案管理的個性化建設，推動檔案管理深化改革，強化了檔案管理的整體質量。大數據技術與云存儲技術的廣泛聯系解決了傳統檔案管理的問題，提高了檔案管理整體質量[1]。

二、大數據背景下辦公室檔案管理存在的問題

（一）技術方法落后

大數據技術轉變了檔案管理的運轉模式，有助于更好的發揮檔案的實用價值，徹底改變了紙質檔案管理模式，有助于實現辦公室檔案管理工作科學化。從大數據技術角度分析，當前檔案管理工作的效率較低，檔案管理的智能化水平較低，新型技術方法還未能應用到辦公室檔案管理實踐，檔案管理的思維更新不足，沒能發揮信息技術的基礎作用，影響了檔案管理質量[2]。

（二）管理體系陳舊

大數據技術可以形成共享、開放、互動的檔案管理機制，強調各部門密切配合。有些辦公室檔案管理缺乏與各部門的配合，缺少信息互動機制，因工作職能劃分、隸屬關系的原因，各部門信息共享不足，信息孤島現象明顯，相當多具有檔案屬性的數據，成為無人管控、漏歸狀態，不能實現互利共贏，這在很大程度上影響檔案開放共享[3]。

（三）風險隱患較高

大數據技術滿足了不同服務對象、不同部門、不同類型檔案傳遞需要。新型下辦公室雖然重視數據的共享和利用，卻無法顧及數據的長期保存，由于傳統的檔案管理技術設備相對落后，管理人員信息意識不強，檔案部門的配合不足，對原生數字信息的歸檔、管理與利用等活動專業性低，給當下的檔案管理工作造成了較高風險隱患，嚴重影響檔案管理的整體質量。新時代的檔案管理應當與大數據技術協同進行、同步發展，這既是檔案管理數字轉型的內在要求，更是大數據技術發展對檔案管理的必然選擇[4]。

三、大數據背景下辦公室檔案管理優化的措施

（一）提高數據信息收集整理能力

大數據時代主要采用信息化的檔案管理方式，辦公室處理的數據信息日益增加，還要把日常檔案管理工作重點放在保證數據真實性，提高數據客觀性，以及加強檔案數據信息推廣共享方面。例如，辦公室應當提高檔案數據的對比分析能力，認真研判行政工作中的各種數據信息，提高檔案文獻的篩選能力，將具有較高價值的數據信息保存到辦公室檔案數據庫當中。

（二）加強檔案數據信息資源共享

首先，建立統一的辦公室檔案管理機制，打破各部門檔案應用限制，消除條塊分割管理的弊端，降低檔案應用的成本，最大限度的發揮檔案的實用價值。其次，建立專門的辦公室檔案管理平臺，形成各部門良好的協作關系，在統一的平臺完成檔案的收集、整理、歸檔、存儲、利用、檢索與共享互動業務。辦公室檔案管理還要加強知識產權保護，在日漸開放的環境下提高檔案數據資源的共享水平，尤其重視與相關業務部門的緊密配合，從而提高檔案信息資源的利用效率。

（三）提高檔案數據信息預測能力

辦公室檔案管理的重要價值還體現在運用大數據進行信息研判方面，應當通過大數據技術了解當下檔案的運行狀態，以及未來檔案資源的發展趨勢，構建科學的檔案管理機制，提高檔案運用效率。辦公室應當構建智能化的檔案管理環境，依托歷史檔案數據分析研判未來各項工作，重點建立科學的數據模型，進行海量數據信息分析。還要對未來檔案數據信息的應用進行預測，將非結構性數據與結構性數據結合起來，了解檔案數據信息的關聯性，挖掘檔案信息的實用價值。通過自媒體渠道進行檔案服務供給，進一步擴大檔案數據信息的供給渠道。提高檔案數據信息管理的安全水平，建立動態化數據監控機制，了解檔案數據信息運行狀態，研判檔案管理工作的潛在風險因素，構建智能化的安全防控機制，提高檔案安全管理水平。

結論：大數據時代檔案管理應當具有科學性、超前性、智能化意義，注重依托大數據技術進行檔案數據信息分析，預判檔案管理工作的風險，發揮檔案資源的實用價值，滿足各方面檔案應用需要，只有不斷創新檔案管理方式，完善檔案管理體系，才能更好的發揮數據信息服務價值。