智能化時代電力企業(yè)檔案管理發(fā)展戰(zhàn)略分析

張鳳嬌

摘 要：我國電力行業(yè)發(fā)展至今不具備可替代性，是唯一可以和水資源相媲美的基礎(chǔ)能源，其重要性不言而喻。信息技術(shù)的發(fā)展以及智能化時代的來臨對檔案管理工作提出了更高的要求，也在一定程度上改變了檔案管理工作的模式，提高了檔案管理的效率。在智能化時代當(dāng)中，電力企業(yè)檔案管理人員需要具備智能化意識與信息化管理理念，利用智能化技術(shù)整合檔案信息，加強(qiáng)檔案安全管理。

關(guān)鍵詞：智能化時代;電力企業(yè);檔案管理;發(fā)展戰(zhàn)略

引言

時代的進(jìn)步，科技的發(fā)展給予了我國電力行業(yè)新的發(fā)展機(jī)遇和發(fā)展方向，推動我國提前進(jìn)入現(xiàn)代化發(fā)展階段，智能化時代，檔案形式的電子化和管理的數(shù)字化，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。面向未來，探究可行的轉(zhuǎn)變對策，促進(jìn)電力企業(yè)檔案管理工作的深度發(fā)展，為滿足電力企業(yè)安全高效、便捷精準(zhǔn)的檔案管理需求提供支撐和保障。

1當(dāng)前檔案工作存在的不足

首先，人員思想意識不積極。隨著科技技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用越來越廣泛。電子檔案不僅解決了傳統(tǒng)檔案占地面積較大、存儲量不足的硬性問題，還能夠有效提高管理的安全性。但是當(dāng)前檔案室人員沒有意識到“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的重要性，缺少對相關(guān)技術(shù)操作方法的熟練掌握，從而使管理工作開展緩慢、管理概念模糊不清，嚴(yán)重影響了檔案存儲的有序進(jìn)行。其次，管理技術(shù)落后。檔案工作最重要的一環(huán)即是驗證文件的完整性與真實(shí)性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案能夠根據(jù)腐化程度、字跡、顏色等內(nèi)容進(jìn)行有效判斷，但當(dāng)前的電子檔案在錄入時沒有人為筆跡的存在，且相關(guān)內(nèi)容在輸入時容易產(chǎn)生錯誤，進(jìn)而影響文件的真實(shí)性，加大驗證難度。

2智能化時代電力企業(yè)檔案管理發(fā)展措施

2.1創(chuàng)新檔案管理機(jī)制

目前，檔案資料數(shù)量呈現(xiàn)持續(xù)增長的趨勢，檔案類型和工作內(nèi)容也更加復(fù)雜多樣，電力企業(yè)大多是紙質(zhì)檔案和電子檔案并存管理。因此，結(jié)合電力企業(yè)工作活動、管理制度和形成文件的實(shí)際情況，建立健全紙質(zhì)與電子檔案獨(dú)立或協(xié)同的管理機(jī)制，統(tǒng)一協(xié)調(diào)文件格式、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)性，并做到保密嚴(yán)格、條文明確和操作靈活等要求。

2.2提高智能化檔案信息收集

首先，電力企業(yè)檔案室要提高“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)與檔案管理工作的深度結(jié)合，不僅是將紙質(zhì)信息進(jìn)行數(shù)字化上傳，而是要運(yùn)用大數(shù)據(jù)平臺、信息電子技術(shù)將信息資源的存儲、分配工作進(jìn)一步優(yōu)化，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的開放程度，使地方政府、計算機(jī)企業(yè)和社會群眾能夠形成良好的溝通鏈接。要將各個階段的發(fā)展任務(wù)進(jìn)一步明確，提高檔案工作的智能化發(fā)展。比如：“互聯(lián)網(wǎng)PC端+檔案工作”的首要任務(wù)是建立數(shù)據(jù)化平臺，完善Web網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;“互聯(lián)網(wǎng)移動端+檔案管理”的首要任務(wù)是進(jìn)行平臺升級，將Web1.0發(fā)展為Web2.0。其次，要優(yōu)化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，將檔案信息的獲取面進(jìn)一步擴(kuò)展，各檔案機(jī)構(gòu)要積極參與數(shù)據(jù)開放政策的制定，按照國家機(jī)密安全標(biāo)準(zhǔn)，完善信息采集工作。最后，要提高電子數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，檔案在進(jìn)行歸納、上傳時，要進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的縱向?qū)Ρ?，確保相關(guān)信息的真實(shí)有效，并加強(qiáng)數(shù)據(jù)整理時的部門協(xié)調(diào)工作，提高收集效率。

2.3依托新興媒體，開發(fā)利用形象化

及時、便捷的新媒體讓人們的生活、學(xué)習(xí)和工作等逐步邁入智能化時代。首先，電力企業(yè)可以利用微博、微信等新媒體平臺，發(fā)布具有啟發(fā)性的檔案內(nèi)容，吸引消費(fèi)者參與企業(yè)檔案的著錄、講述企業(yè)檔案背后的故事，增強(qiáng)消費(fèi)者與企業(yè)的互動。其次，開發(fā)有聲讀物宣傳檔案成果。有聲讀物是當(dāng)前一種受到大眾熱捧的傳播形式，企業(yè)可以將檔案編研成果轉(zhuǎn)化成有聲讀物，展示企業(yè)成長歷程，樹立良好企業(yè)形象。最后，利用直播平臺展示檔案成果。網(wǎng)絡(luò)的普及與發(fā)展拓寬了直播的概念，現(xiàn)在更多的人關(guān)注網(wǎng)絡(luò)直播，直播App的出現(xiàn)也讓每個人都有了展現(xiàn)自我的機(jī)會。檔案工作的開發(fā)成果同樣可以在直播平臺上展現(xiàn)，在做好部分檔案文件保密工作的前提下，向廣大網(wǎng)友展示檔案的收集整理過程，開發(fā)利用過程，講述好檔案背后的故事，讓檔案工作更加走近群眾，走向大眾。

2.4檔案整理環(huán)節(jié)的安全保護(hù)

第一，檔案整理歸檔過程中必須嚴(yán)格按照檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，逐卷逐件整理，遵循審慎原則，謹(jǐn)慎處理檔案。第二，確保檔案分類準(zhǔn)確、裝訂整齊、目錄清晰、格式一致、編排有序，使檔案內(nèi)容清晰、規(guī)范，便于長期保存。第三，防范人為因素、災(zāi)害因素引發(fā)的安全事件，避免不當(dāng)操作導(dǎo)致檔案損壞或丟失，減少檔案原件的重復(fù)使用，檔案整理工作完成后及時歸檔。第四，對部分檔案進(jìn)行保護(hù)性處理，比如修裱、去污、舒展平整等;對存在潛在安全隱患的檔案做立卷處理;去除具有破壞影響的文件裝訂物。

2.5落實(shí)管理責(zé)任制度，增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任性

1.電力企業(yè)需要制定完善的責(zé)任制度，明確檔案管理部門以及每一位檔案管理人員的職責(zé)，保證在出現(xiàn)問題時能夠第一時間找到責(zé)任人。2.電力企業(yè)需要完善監(jiān)督制度，監(jiān)督人員需要嚴(yán)格管理進(jìn)出檔案室的人員，禁止閑雜人等進(jìn)入，也要對檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督，若發(fā)現(xiàn)檔案管理人員存在違規(guī)行為需及時制止并處罰。企業(yè)也可以構(gòu)建人工智能化管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫安全平臺，自動設(shè)置等級限制，并通過面部識別、指紋識別、語音識別、靜置密碼識別等智能化技術(shù)對獲取信息的人員進(jìn)行識別與控制，避免信息被篡改或被盜取。

2.6加強(qiáng)信息資源安全管理

檔案信息化建設(shè)要重視安全管控，構(gòu)建全方位安全管控系統(tǒng)，對各種安全風(fēng)險有效控制，突出安全風(fēng)險的認(rèn)知能力，在信息資源的安全管理層面上，能發(fā)揮出更加到位的人員安全意識提升能力，在安全控制過程中，能具備一定的信息資源管理控制指導(dǎo)作用。提升工作人員的安全意識，主要是設(shè)置可靠的安全管理流程、規(guī)范，提升人員規(guī)范操作管理的能力。在信息管理工作開展中，突出安全防護(hù)能力，比如規(guī)定禁止隨意瀏覽非法網(wǎng)頁、規(guī)范U盤使用習(xí)慣等。

2.7培養(yǎng)人才的綜合能力

首先，電力企業(yè)檔案部門要加強(qiáng)專業(yè)人員的引進(jìn)，當(dāng)前檔案部門的管理人員大多以兼職的身份進(jìn)行工作，經(jīng)常會由于繁重的工作量，延緩檔案存儲效率，并且由于人員缺少專業(yè)的管理技術(shù)，面對計算機(jī)系統(tǒng)產(chǎn)生的異常，無法有效處理。電力企業(yè)檔案要加強(qiáng)專業(yè)人才的引進(jìn)，面向各大高校積極開展招聘工作，確保相關(guān)人員能夠熟練掌握管理技巧和計算機(jī)技術(shù)。其次，還要對人員的思想意識進(jìn)行培訓(xùn)，提高人員對自身工作職責(zé)的認(rèn)知，了解信息安全的重要性，能夠在工作中培養(yǎng)良好的社會使命感和責(zé)任感，進(jìn)而更好地投身于檔案信息化建設(shè)當(dāng)中。最后，檔案部門要制定完整的考核機(jī)制，通過定期的知識檢測和實(shí)際能力判斷，掌握人員的工作狀態(tài)，針對其產(chǎn)生的相關(guān)問題，給予幫助。對于在檔案工作中表現(xiàn)優(yōu)良的人員提供資金補(bǔ)助，保持員工的工作熱情，使其發(fā)揮帶頭作用，提高其他人員的工作積極性。

結(jié)語

智能化時代的到來為檔案管理工作提供了新的機(jī)遇，但也使檔案管理工作更加復(fù)雜，因此需要樹立智能化管理理念、加強(qiáng)信息化建設(shè)、完善管理機(jī)制、加大人才培養(yǎng)力度并增強(qiáng)檔案信息的安全性，實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)的智能化發(fā)展與可持續(xù)發(fā)展。

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