淺談檔案管理工作創新

楊清荔

摘 要：創新是推動社會發展進步的重要動力。借助新的信息工具和技術手段，可以更好地提高事業單位的相關工作效率，降低整體運營成本。它在優化資源配置方面的作用也更加突出，可以進一步提高事業單位的綜合管理效率。當前，檔案管理的社會地位不斷提高，社會各界對檔案管理水平提出了更高的要求。眾所周知，傳統的檔案管理方式已難以適應社會發展的需要，因此有必要實現檔案管理的創新。

關鍵詞：檔案管理工作;創新;建議

要實現檔案管理工作的創新發展，就必須對檔案的主要形式、管理方式進行調整，借助檔案管理機制的改革實現檔案管理工作的有機調整，從而實現檔案管理水平的提升，滿足現代社會的檔案管理要求。從現有的檔案管理經驗來看，新時期的檔案管理工作可以從線下轉變到線上，也可以實現從實體到虛擬的轉變，檔案管理工作的創新方法并不單一，在未來，檔案管理工作的創新將迎來新的選擇。

一、信息時代下檔案管理工作的要求

在信息時代背景下，要求檔案管理工作開展中，將現代信息技術有效應用于其中，并設立專門的檔案管理機構，對管理工作進行必要的組織和規劃，以提供優質的信息服務。因此，檔案管理信息化建設是必然趨勢。在檔案管理信息化建設中，能夠對檔案信息資源進行合理的開發和利用，有助于提高信息化管理水平。所以，社會各部門對時下檔案管理工作有更多的要求，主要表現在：首先，要加快檔案管理信息化建設，必須加強基礎設施建設，為檔案管理信息化的實現提供有力保障。基于此，有必要創建統一的平臺，以推進基礎設施建設。其次，加強檔案信息資源建設，保證管理信息庫、數字檔案館、公共檔案信息資源庫建設工作的全面開展。再次，各單位部門根據自身發展實際情況，制定明確的標準規劃，確保單位能夠有效開展檔案管理信息化建設工作。第四，應用系統是檔案信息化建設的關鍵技術，因而在檔案管理信息化中，應合理選擇應用型軟件系統。最后，加快人才隊伍建設，培養高素質人才，為檔案信息化管理提供有力支持。

二、當前檔案管理工作中存在的不足

2.1檔案管理制度不合理，管理實效低

檔案的功能、分類不盡相同，在圍繞檔案管理工作制定科學可行的檔案管理制度的過程中，要充分強調對檔案性質的歸納，重視檔案本身所具有的記錄功能、管理功能，才能使檔案管理工作發揮出最大的價值。但部分單位在檔案管理活動中舍本逐末，過度強調對檔案的管理，忽視了對制度的調整，這就導致檔案管理工作中出現了諸多問題，如部分檔案的分配、調用并不合理，職工檔案與單位檔案混為一談，導致后續的檔案調用、調整工作受到嚴重影響，檔案漏記、錯報問題更為常見。一些單位沒有建立條理化的檔案管理制度，在檔案登記、入庫之后便不再重視檔案的后續跟進，導致檔案的應用、歸檔無法及時落實。制度不完善，檔案管理工作的安全性、科學性必將大打折扣。在基礎制度執行力不足的情況下，檔案管理工作很難取得預期成果。

2.2檔案管理設備不到位，管理難落實

對新時期下的檔案管理工作來說，檔案管理任務應該借助新制度、新設備的同步支持來完成。當紙質時代成為過去式，線上檔案庫的開發與使用就顯得尤為重要。對于檔案管理工作來說，線上管理技術、管理設備的使用效率直接影響到檔案管理工作的最終效能。目前，大部分單位的檔案管理工作都依靠實體管理、檔案清查等機制來完成，檔案管理工作的間隔時間長、管理效率差，檔案管理的整體質量很難得到保障。在后續的檔案管理工作中，檔案的收集、利用與開發無法得到落實，導致檔案管理工作難以達到預期標準。線上建立數據庫，線下配備檔案管理設備，這樣的檔案管理機制才能完成檔案管理工作的創新。

三、信息時代下檔案管理工作的創新措施

3.1適當的減少紙質檔案

3.1.1重要的文獻資料采用“紙質十電子”形式保存

對于一些重要的文獻資料來說，因為其自身價值非常高，所以在選擇保存形式的時候就不能從“省錢”而是要從“安全”的角度去考慮，由于紙質檔案本身容易遭蟲蛀、水泡和火燒，并不安全，為保證這些文獻資料萬無一失，必須要采用“紙質十電子”的雙保險保存形式。

3.1.2普通的檔案用電子形式保存

普通的檔案由于信息量大，應用范圍廣，如果僅依靠紙質文件保存，那無疑是費時費力費空問，所以對于這些檔案信息，可以采用純電子形式進行保存，如果有需要的時候可以打印出來形成紙質文件副本，至于文件中重要的簽章，可以使用電子簽章功能進行轉換和識別，避免出現章印、簽字受污的情況。

3.2大范圍引入配置較高的計算機

3.2.1適應信息時代檔案管理軟件的不斷更迭現代化的檔案管理軟件是隨著檔案管理工作的發展而不斷改良的，所以其更新速度要遠遠高于計算機硬件的更新速度，為了保證在較長的時問段內硬件可以完全支撐軟件的更新頻率，檔案管理部門要舍得花錢大范圍引入配置較高的計算機。

3.2.2保證檔案的檢索效率配置較高的計算機除了是要匹配軟件更新頻率外，更重要的是要適應軟件的各項復雜功能，保證人在使用計算機檢索檔案信息的時候不會出現卡頓、系統硬件故障、藍屏、黑屏等等清況，最大限度的保障檢索效率和質量。

3.3開發檔案管理軟件

檔案管理軟件應適合檔案管理實情現在市面上也有不少的檔案管理軟件，這些集成化的軟件只是涵蓋了傳統檔案管理工作的大面，但是具體的細節處的問題并沒有解決，為了保證檔案管理軟件符合檔案管理實情，檔案管理人員一定要在嚴選這些軟件的基礎上把軟件功能了解全面，有必要的話，還是應當和軟件企業合作，開發新軟件。

結語：

檔案管理必然需要不斷創新。同時，突出了管理中的信息要素。在新的形勢和環境下，需要不斷創新和完善檔案管理工作理念，在原有的檔案管理模式下不斷探索和改革，促進檔案管理的可持續發展。

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