事業單位實現檔案數字化管理的要點分析

張偉

摘 要：隨著事業單位工作機制的不斷完善，檔案管理也呈現出新的發展趨勢。不僅出現了許多新的檔案管理設備和方法，而且深層次的數字化管理模式在很大程度上提高了事業單位的檔案管理效率。但是，目前的事業單位對檔案數字化管理還缺乏準確的認識，很多措施還不是特別到位，難以真正發揮檔案數字化管理的效益。基于此，本文對事業單位實現檔案數字化管理進行了研究，并提出了相應的策略。以供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案數字化管理

一、事業單位實現檔案數字化管理的必然性

1.1是社會發展的基本要求

通常情況下，當事業單位自身信息化建設能力越高，那么社會職責水平也就更高，經濟效益也會隨之提升，這從一定程度上加快了社會經濟發展，使人們生活有了明顯改善。基于此，加快事業單位綜合檔案數字化建設工作是極為重要的，有利于提升檔案管理質量，為人們提供優質服務，并且還可以降低檔案管理人員工作壓力，確保檔案的完善性。

1.2有利于提升檔案運行效率

在新形勢發展背景下，事業單位全面實施綜合檔案數字化管理工作有利于提高管理效率，將紙質檔案管理期間存在的各項問題徹底解決，制定完善的檔案管理體系，在提升檔案管理效率優化配置檔案建設策略的基礎上改善檔案信息。而且應用數字化管理模式還能夠增強管理效率，減少檔案管理輸出，改善檔案運行系統，使事業單位和上級單位以及社會組織還有服務對象之間保持良好的檔案數據信息聯系性，全面滿足新時代背景下各機關以及社會公眾對于綜合檔案利用提出的各項要求，在降低檔案管理人員工作壓力的基礎上增強檔案管理質量，實現檔案管理目標。

1.3可以和檔案使用需求相符合

數字化管理主要是借助各項信息化系統全面管理設備，在這其中，檔案管理涉及到了多方面，分別是個性化、智能化以及信息化，應用大數據、云計算平臺綜合性處理檔案數據信息，以此滿足事業單位對于檔案資源提出的各項要求。現階段，伴隨著事業單位改革進程的加快，檔案管理工作從以往傳統保管方式逐漸轉變成了開放類型的檔案資源。因此，檔案管理需要對管理體系加以完善，將檔案優勢發揮出來，以此為事業單位調閱信息提供良好幫助。

二、事業單位實現檔案數字化管理的策略

2.1建設先進的數字化檔案信息管理系統

事業單位要想落實檔案的數字化管理，首先需要在內部建立完善的信息管理系統，系統不僅能夠為檔案管理帶來巨大的方便，還能為事業單位的其他工作提供便利。事業單位的檔案管理是一項復雜的工作，涉及到的檔案形式較多，不僅有文檔，還有照片、視頻等形式的檔案，為了對這些類型眾多、體量龐大的檔案進行高效的管理，事業單位需要有完善的數字化檔案信息管理系統。在建設系統時，需要注意為以后功能模塊的擴充預留接口，同時要做好防火墻等工作，確保檔案信息的安全，避免遭到不法人員的竊取，給事業單位帶來損失，造成不良的社會影響。

2.2合理應用數字化的管理方法

要想讓數字化檔案管理的水平得到切實地提高，光有完善的檔案管理系統是不夠的。事業單位還要合理應用數字化的管理方法，解決傳統檔案管理模式中效率低下、容易發生錯誤等一系列問題。事業單位需要制定數字化檔案管理制度，在日常檔案管理的過程中嚴格遵守制度，并明確獎懲，一旦檔案管理人員發生不當操作，要依照制度給予適當的處罰。同時，事業單位需要明確不同員工的權限，規定哪些人可以進行檔案的查閱，哪些人不可以。部門之間在通過網絡傳輸數字檔案時，也要嚴格規定接收人員，不能由他人代為接收，這樣能夠進一步落實責任制，讓每一項關于檔案的錯誤操作都能追究到個人的責任，避免檔案在傳輸的過程中發生泄漏。

2.3提高工作人員工作水平

要提高事業單位檔案數字化管理工作，首先要提高工作人員的工作水平、計算機水平，引進專業技術人才，建立健全的工作機制，提升工作晉升空間。其次要加強事業單位檔案管理工作人員的業務能力，事業單位要經常進行崗位培訓與相關知識的講座，更新工作人員數字化、信息化等方面的知識。最后，事業單位的檔案管理是維護歷史文獻的重要工作。檔案管理工作的服務性和政治性決定了檔案管理人員必須具備較好的職業道德和素養，保證檔案的真實性。

2.4加強數字化檔案安全管理

在進行檔案數字化管理時要注重檔案的安全管理，數字化雖然帶來了便捷，但是其中也存在著被盜取的安全隱患。所以事業單位要注重檔案的安全管理，開發自己的檔案安全工作系統。首先，事業單位要開發科學化檔案資源的系統，建立專業的安全管理系統，全面實現數字化管理系統，并保證檔案有數據備份。升級安全管理系統的軟件和硬件，在檔案管理中設置查閱權限和密碼降低數字化檔案的安全風險，并在軟件中安裝防木馬的軟件防止非法入侵。并且要保障檔案在存取時除檔案管理人員外不能夠進入檔案管理室，避免出現人為破壞的現象出現。其次，嚴格管理檔案系統，在查閱、瀏覽、檢索管理中，要設置權限，有權限的人員能夠直接線上查閱，沒有權限的人員需要向檔案管理人員發出查閱申請，在工作人員審核信息后，才能夠對檔案進行查閱。在檔案數字化管理中，事業單位需要引進先進的管理設備，比如掃描儀、智能檔案管理架等多種設備，智能檔案管理架不僅能夠最大程度的保管紙質檔案，還能夠有效形成安全管理系統，在使用智能管理架時，因為管理架能夠將工作人員錄入的檔案信息進行檔案位置標記，在查閱檔案時工作人員僅需要在電腦中輸入檔案的關鍵詞或者年限，智能檔案架就能夠告訴工作人員準確的檔案位置，同時，如果有人非法入侵檔案管理室，智能化檔案架能夠有效保管紙質檔案。

結 語：

總而言之，加強事業單位檔案數字化建設力度是非常關鍵的，是實現檔案信息化管理目標的重點，同時也可以滿足新時代以及社會發展需求，可以促使事業單位朝著良好趨勢發展。

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