石油化工大型建設項目檔案數字化管理探索構架

馬雪

摘 要：石油化工行業的發展一直頗為迅猛，大型石油化工建設工程項目也在不斷增加，隨之而來的工程項目檔案也逐漸增多。建設項目檔案是每一個項目建設過程的留存記載筆記，為后期工程質量驗收和檢維修提供依據。因此，系統、完整的項目檔案是可以準確反映項目建設全過程的，同時也能更好服務后期的企業運營管理階段，為生產經營提供有效信息支撐作用，探索先進的檔案數字化管理方式很有必要。

關鍵詞：石油化工;大型建設項目工程;檔案數字化管理;探索

在石油化工行業，建設項目檔案非常重要。無論是項目建設中的質量監督、事故查驗，還是技術創新都需要以工程項目檔案為依據。從一定角度來講，石化行業建設項目檔案的管理水平，也會影響著石油化工業的發展，是社會主義經濟建設中不可忽略的工作內容。為了促進石油化工業的發展，切實有效的管理項目檔案，檔案專兼職相關人員需秉持創新改革的觀念，在工作中應不斷優化建設項目檔案管理方式方法，使得石油化工業實現長期穩定發展。

一、石油化工大型建設項目工程檔案管理特點

（一）檔案數量龐大

眾所周知，石油化工大型建設項目屬于綜合性項目，一般都具有工程施工難度大、建設周期長的特點。在項目的整個建設過程中，需要歷經多個環節，包括項目在前期籌建、立項可行性論證、招投標、設計階段、施工階段、竣工階段、以及后期整合結算等等。任何一個環節都需要工作人員詳細記錄、認真實施。在這樣的情況下，每一個環節都會形成數量巨大的文件和資料，最終整合而成的檔案數量也很是龐大。

（二）檔案來源復雜

一個石油化工大型建設項目的完成，往往需要許多單位參與。包括石油化工建設單位、政府行政監管機構、工程施工單位、工程質量監理單位、第三方項目設計單位、大型設備儀器及原材料供應單位、竣工審計單位等。在大型石油化工建設項目過程中各個裝置的承建單位不同，而單項工程又分單位工程，單位工程下面又分分部分項，項目的不同階段、不同專業會有不同的單位參與，也會產生不同的項目檔案，導致檔案來源十分復雜。

（三）檔案收集困難

在石油化工項目的整個建設過程，參與單位多、設備廠家多、人員流動性強、施工周期長，種種因素之下，建設項目檔案的收集是比較困難的。我們通常所說的石油化工建設項目，是由多個單項工程、單位工程、眾多分部分項組合在一起的，最終由多個不同性質的單位參建而完成的。所以整個項目的完工速度是不同的，這些均為項目檔案的收集帶來難度。除此之外，由于施工部分是由眾多人員和單位協作完成的，極易導致工程檔案管理混亂、職責不明的現象產生，也讓項目檔案的收集形成阻礙。

二、石油化工大型建設項目檔案數字化管理探索路徑

（一）提升檔案管理人員綜合素質

石油化工大型建設項目具有多種特點，項目檔案管理工作需明確權責、清晰流程，由專業的工組人員負責收集檔案，并進行整理歸檔。因此，提升檔案管理人員的綜合素質勢在必行。在實際工作中，應首先按照石油化工行業標準來培訓專兼職檔案員、項目文控員，讓其明晰各項工程管理制度，并建立檔案管理網絡、明確責任制度以及考核標準。與此同時，還應讓專兼職檔案員、項目文控員與各參建單位進行業務交流，記錄并梳理工作動態與痕跡，使其真正參與到石油化工建設的每一個環節，做好自己的工作。要想在每一個建設環節都做好檔案管理工作，檔案員需從工程建設一開始就做好準備，參與整個項目的檔案管理工作。檔案員應首先知悉項目劃分管理的方法，了解單項工程、單位工程的劃分情況，并清楚任何環節所能產生的歸檔文件中的內容。如此種種，都需要檔案員具有極佳的專業素養，并具備認真負責的工作態度。因此，建設單位必須不斷提升檔案管理人員的綜合素質。

（二）提升檔案管理制度執行力度

在石油化工大型項目的建設過程中，必然施行一系列的規章制度。在檔案管理工作中，也同樣如此。按照統一的行業標準、企業檔案管理標準與項目部交工文件管理辦法，檔案員與項目文控員應及時協商各參建單位，嚴格執行石油化工行業標準和國家各項法規政策。在項目管理的每一個環節都應該依據標準法規收集、整理材料。若是遇到不合規定的材料，則拒不接受，發回原單位修改。只有每一個單位都遵守相關的規章制度，才能保障檔案管理工作的順利完成。

（三）做好建設項目檔案的驗收工作

石油化工項目建設檔案的驗收包含多項內容，如工程參建部門配備的竣工材料、工程實體質量、抽查、試驗工程使用功能等。所有的項目檔案都必須經上級領導部門、單位的共同驗收，即項目預驗收合格后，才可進行竣工驗收。一般，項目檔案驗收完成三個月后，項目竣工驗收。這樣的驗收方式可以保障工程系統性實施的全過程，保證工程長期、穩定運行。因此，檔案管理工作的重要性不言而喻。每一個項目、每一個環節都要確保整理、歸檔、驗收的建設項目檔案的全過程是遵循各項法規的，所以任何一個參建單位都應該配備專業檔案員。各個單位積極交流，共同努力，切實提高工程檔案管理水平。

（四）完善檔案電子文件歸檔模式

隨著互聯網時代的來臨，各行各業都面臨著新的挑戰與機遇。對于石油化工大型建設項目檔案管理工作而言，探索其信息化、數字化是時代發展的必然趨勢。石油化工建設單位應確立檔案數字化管理的目標，建立檔案管理系統，讓傳統的紙質檔案變成數字化檔案。原本的辦公軟件制作的電子文件則可以通過數據中心進行歸檔，做到無縫銜接。以檔案信息安全保密為前提，確保信息錄入、歸檔、查詢、檢索、借閱等功能的正常實施，最終目標是實現數字化、網絡化、自動化檔案管理。要實現數字化檔案管理的目標，需要完善檔案電子文件的歸檔模式。

（五）制定數字化檔案管理標準

石油化工建設項目的檔案管理方式受互聯網影響，轉為現代化、信息化。在這樣的情況下，管理制度也應與時俱進，制定數字化檔案管理標準，確保其完整、可行，能適應網絡化、信息化的發展，這樣一來，各單位檔案的形成、歸檔就有了理論依據。從項目起步，到項目驗收，每一個環節都要具備相應的標準，包括各個參建單位移交檔案的程序。與此同時，建設單位也要及時總結，讓標準的執行實現最優，便于隨時查找利用。

結束語

綜上所述，石油化工行業的發展必然帶動了一系列相關工作的更新，無論是人員還是制度，以及工作程序都會被更新創造。其中建設項目檔案管理工作就有了極大的改變。石油化工項目檔案推動著行業的發展，也進一步推動著社會主義經濟建設。石油化工單位需不斷優化項目檔案管理方式，最大程度的發揮檔案管理的作用。

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