如何做好重大突發事件的檔案處置工作

敖音畢力格

摘 要：天有不測風云，重大突發事件的出現往往帶有突然性和不確定性，想要能夠盡早地控制突發事件所帶來的影響以及事件后果進行處理，除了要依靠黨的領導之外，能夠及時的查詢歷史檔案，從檔案當中尋找出處理該突發事件的歷史借鑒，為上層決策提供理論依據也同樣重要，甚至可以說檔案處置工作的效率能夠直接影響到對重大突發事件初始處理和后續結果。因此為了能夠進一步提升檔案處置工作的效率，文章中將深入研究目前在處理重大突發事件時辦案處置工作中仍然存在的問題，并給出相應的解決策略。

關鍵詞：重大事件;突發情況;檔案處置;完善機制

引言：重大突發事件發生時所附帶的突然性和不確定性會對當地有關部門作出應對措施的決策時造成阻礙，在這個時候能夠通過檔案來了解相關事件的處理經驗，給上層決策提供一定的理論依據，能夠迅速控制事件造成的影響，這也是此次研究工作的重要價值。

一、重大突發事件發生時檔案處置工作中出現的問題

1.1站位不明確

在突發事件發生時，應對的速度往往能夠決定該突發事件對人民群眾生命財產造成的影響有多大，而目前由于檔案部門在相關單位當中處于末端部分，往往在突發事件發生了一定周期之后，一些檔案部門的工作人員才能夠得到信息從而作出反應，或者是有部分檔案人員缺少了主觀上的參與意識，沒有能夠跟隨中心工作的延伸提供及時的檔案服務，這也就影響了上層對突發事件作出決策的速度和準確率。

1.2機制建設不完善

在重大突發事件發生時如何讓檔案部門參與進來的機制建設不夠明確完善，這也直接導致了檔案部門的工作人員，即使想要提供檔案服務也無從下手，因為不清楚工作流程和工作機制，貿然參與到集中反而會給事件的應對工作帶來阻礙，如何建設出合理的檔案部門服務機制，讓檔案部門能夠實時跟進突發事件的處理工作，是目前急需解決的重點問題。

1.3基礎建設薄弱

檔案的處理工作和檔案的運用效率都離不開基礎建設的支持，如專業人才儲備不足、設施落后、數據庫建設不完善等等，沒有基礎建設的支持，連檔案的保存工作都會顯得更加困難，在遇到突發事件的時候，根本就沒有辦法作出反應。

二、重大突發事件發生時檔案處置工作的具體對策

2.1提高檔案查詢的速率，為科學決策提供歷史借鑒。

要讓檔案工作能夠為重大突發事件的應對處置提供幫助和理論依據，當務之急首先要解決的就是提高檔案查詢的速率，讓檔案部門能夠以最短的時間完成信息的篩選和分析整理，讓有關部門和上層的管理層，能夠在第一時間從檔案信息當中尋找出歷史中處理相關事件的一些經驗和需要注意力的問題，從而評估出處理突發事件的具體措施和所要調動的人力物力，讓突發事件所造成的影響，能夠在第一時間受到控制。可以采取分類管理的方式，將所收集的檔案進行分類處理，將不同類別的檔案信息，讓不同的部門進行管理，在發生突發事件的時候，只要能夠分析出該事件所屬的類別，就能夠第一時間從該部門調出檔案。然后迅速進行篩選分析。

2.2 要綜合利用檔案，為應對處置工作提供專業檔案服務。

在提高了檔案查詢的速率之后，接下來要做的就是需要能夠建立出讓檔案部門全面跟進突發事件處置工作的工作機制，讓突發事件的處理變得系統化，也讓檔案部門能夠發揮出更大的作用。首先是先從檔案部門所建立的檔案室中查詢與所發生突發事件有關的文件，進行檔案整理，及時為相關部門提供理論依據;其次是建立跨地合作機制，在處理突發事件時發生了該地區沒有的檔案文件的時候，能夠及時從其他地方的檔案部門取得幫助，開啟跨地檔案查詢的綠色通道，避免了跨部門調動檔案在各種程序上所浪費的時間。最后要及時公布有關檔案，編寫與重大突發事件有關的史實讀本、手冊、圖冊等，普及相關防護知識。

除此之外，應當學會靈活運用當前互聯網時代所提供的便利，建設互聯網檔案平臺，要及時提供線上查檔服務，除開展電話查檔、網絡查檔、代查檔案服務外，還要充分利用數字檔案館（室）、門戶網站、手機客戶端、微信公眾號等快捷線上服務平臺，積極推行查檔服務“網上辦”“掌上辦”。如國家電網利用數字檔案館，提供電網建設項目、重要客戶、突發事件應急處置檔案查閱約4萬余次，為疫情防控期間的檔案遠程利用提供了有力支撐。

2.3全面收集相關的文件資料，保存記錄

在重大突發事件發生時固然是國家與人民的一場災難，但對于檔案部門來說，同樣也是一次寶貴的經驗，在處理完相關事件之后，最重要的就是考慮如何保存在此次突發事件的相關處置工作中，所產生的各種文件資料。無論是資料的保存還是對檔案的應用，都必須有完善的檔案資料庫。首先是官方的資料文件，可以借助線上平臺和在處置工作的時候所建立的跨地域檔案查詢通道，進行檔案信息共享，在確保能夠讓其他部門也能收集到第一手官方材料的同時，也能夠借助其他地區檔案部門的反饋來證實文件材料的可靠性。

除了官方所出示的文件材料之外，一些非官方的文件材料，同樣也有收集的價值和必要，為了能夠節省經費和提高檔案保存收集的效率，在收集非官方的文件材料的時候，可以采取網絡眾籌的方式，由官方出示對檔案征集的需求，利用已建設的線上互聯網檔案平臺，發動全國人民為專題檔案數據庫的建設提供珍貴的數據，開發非官方的檔案資源，進一步完善檔案文件資料庫的構建。

結語：綜上所述，重大突發事件的處置工作的關鍵，就在于能夠在第一時間消除該事件所帶來的不確定性，在第一時間將其進行系統化的處理，檔案部門想要能夠及時參與，到對突發事件的處置工作當中就需要對相關的檔案進行分類處理，提高檔案查詢的速率，然后建立相關的線上平臺第一時間控制不良信息的擴散，避免人民的生命財產受到進一步的損害，最后是要完善檔案數據庫的構建，能夠及時保存所發生的重大突發事件中所產生的文件材料，讓以后再處理該事件的時候能夠做到可追溯、科學化地處理。

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