“互聯網+”背景下高校人事管理信息化建設探析

張丹

（河北地質大學，河北石家莊 050031）

高校是重要的人才儲備庫，對其人事行政事業的建設，不僅是高校行政管理的重要工作，也是人才儲備信息建設的重要活動。順應“互聯網+”大時代背景，實現高校人事管理信息化建設，是人事管理工作向前邁進的必經之路，應當作為高校建設的一部分被關注。反思我國當前高校人事管理制度現狀，轉變觀念，逐步做出調整，成為當前高校教育管理工作的重要一環。

1 高校人事管理信息化建設的意義

1.1 順應“互聯網+”時代人事管理需求

隨著“互聯網+”時代的到來，人們的工作、生活都被深刻地影響了。各行業人事管理工作，也都通過網絡信息平臺實現了搜集，避免了故紙堆中找尋檔案的種種弊端，提高行政管理效率。進入“互聯網+”大時代環境，順應這種變化，本身就是各行業、各機構應當及時關注并參與的[1]。同時高校作為高等人才集中的地方，作為國家人才儲備庫，沒有理由不去順應這種變化，積極做出響應及調整。

1.2 向現代化、智能化邁進

管理信息化的發展，能夠有效借助信息化手段，最大程度地將各個環節關聯起來，實現高效的信息收集、分類及處理。同樣的，信息化處理下的信息，本身就是一種較為綜合的關聯性，通過技術處理數據，提升其數據管理效率，并且將其作為機構的一種資源加以運用，提升數據處理效率。在網絡大環境背景下，可更多地搜集到相關信息，如人事、財務等，將這些信息納入人才信息庫，可完善個人信息，實現管理的現代化、智能化。

1.3 促進文檔標準化

我國高校一般會有較悠久的歷史和深遠的傳承，其人事管理信息錯綜復雜，關聯深遠，標準化文檔意義不言而喻。人事管理信息化建設，以促進文檔標準化建設，能有效提高教學管理效率，為專業人才建設人才庫，也能在需要查找、調用時，快速完成工作，提高行政效率[2]。同時，信息化建設中，避免手寫、紙張的運用，增強了信息識別和儲備功能，減少了個人因素，如字跡潦草等導致信息失效等問題。電子存儲形式，也將檔案資料從故紙堆中解放出來，進行有條理的數據存儲。

2 高校人事管理信息化建設阻力

2.1 缺乏專業人才

在我國高校，對行政管理、圖書管理及檔案管理等工作，很多都并沒有聘請專門的人才，而是由在校教師兼任。這部分教師一邊要完成日常教學、學術科研等工作，還要兼顧行政職責，往往顧此失彼，難以很好地將人事管理、圖書檔案等做精做細[3]。況且，檔案管理本身具有一系列的專業要求，尤其是信息化建設，需要有專業的團隊配合，如專門的管理運營人員、專業的硬件設施維護人員等，這些都是開始時各高校所不具備的。

2.2 軟、硬件設施不到位

在高校人事管理信息化進程中，首先要建設相應的軟、硬件設施建設，組建日后的維護團隊，定期檢修、維護等。事實上，隨著“互聯網+”時代的到來，很多高校早已開啟了現代化進程，如數字化教學資源的大量引入及運用，普遍運用多媒體教學等。然而，在教育管理上，在行政管理中，信息化技術的運用仍然需要調整，做進一步設定，才能真正將高校行政管理與信息技術更好結合。

2.3 認識仍然不到位

工作制度建設，行為的調整，普遍受到認識的指導。但在當前高校校園管理工作本身就不占重要地位，而人事檔案管理也多有缺失，這也客觀反映于教育工作與檔案管理工作中信息化進程不一致中。重視程度不高、關注重心不在此處等諸多問題，都影響檔案管理工作開展，為教育教學工作的進程產生阻礙。認識不到位，往往導致進程緩慢，也都是當前高校教育教學工作中需要做出的調整。

3 高校人事管理信息化建設的策略

3.1 轉變人事管理觀念

長期以來，我國高校建設中，教育教學工作是主體，而教育管理工作是輔助，無論在人力還是硬件設施等的資源投入上，都十分有限。但實際上，人才是發展的動力，是高校的寶貴資源。高校作為人才聚集地，來自五湖四海的學生、教職人員等聚集于此，是一個大的社區，若是不能加強人事檔案建設，自然會為工作帶來不便之處。轉變人事管理觀念，先從認識到重要性開始[4]。人事資源的信息化管理，實際上也節約了空間、優化了工作，為各項工作的有序開展做出鋪墊。從高校管理層加強觀念的轉變，逐漸到各項具體行動的轉變與指導，做出系統規劃。轉變人事的管理觀念，也是一項需要多方參與的任務，除了管理層及相關工作者，還需要全校教師等需關注與互動的，這些都是當前教育教學工作的展開，完善知識點，達成發展。由此，需要關注到普及與宣傳，使信息化進程成為一個全校聚焦點，最終促成人事管理工作的規范化、信息化等。

3.2 加強軟、硬件設施建設

對人事管理進行信息化建設，還需要建構相應的軟、硬件設備，做好設備保障。人事檔案管理需要專業的操作平臺，不僅能做信息的搜集、整理，還在此基礎上做系統的分類、便捷的篩選等，這些都需要專業的技術作支撐。作為高校，積極開展建設電子人事資源檔案室，引入專業設備。這些設備本身不是一步到位的，要不斷調試、維護，定期檢修等，才能保證長久運用，尤其是涉及人事檔案的內容，需持久保存，注意保密等，這些都需專業維護以實現。由此，高校在確定開展信息化建設后，還需每年預留出指定資金，進行設備檢修、維護、技術更新及人員技能培訓等。相較于硬件設施建設，軟件的設備，軟件的輔助與購買維護，同樣十分重要。人事檔案信息化，也屬于一項涉及校園安全的工作，由此，軟、硬件設施的安全，對這項工作有積極意義，硬件安全、軟件加密，也是對校園的負責。

3.3 聘請專業人才團隊

在當前的高校人事管理信息化進程中，需要關注到對專業人才團隊的聘請。一支高校人事專職的團隊組建，應當是具備人事組、檔案組、維護組等幾個小組的：人事組，是維護高校基本的人事事務，與一般企業內人事專員工作相似；檔案組，是具備專業的檔案管理人員，這部分人員應當是具備專業的檔案電子化、整理、綜合運用能力的人才，這部分人才需要專業人員，能幫助指導高校人事檔案信息化步入正軌的[5]。技術組，則是負責相關技術的維護及運用，應當是具備一定的計算機運用及相關技術檢修的工作人員。在組建了基本隊伍后，還可以做進一步的分工，如技術組和校園技術組是可以與校園信息化教育的相關技術工作人員合并的；聘請檔案管理人員之后，也可結合該校的檔案管理學、歷史系的史料學等相關學科師生結合，共同完成資料整理、建檔等工作。除此之外，在組織教學中，也要關注到人員的培訓及優化。信息化時代，各項工作更新發展快，信息傳遞速度快等，應當加強對相關工作人員的培訓，定期組織培訓工作，建立規范的制度和培訓體系。

3.4 做好舊有檔案歸檔

人事管理信息化進程，是一個周期性、系統性的工作，在此基礎上，應當做好持續性工作。其中，有一些舊有人事檔案，包括原在校生、教師等，這些內容需要入檔案，以備日后查詢使用； 而現有的人事檔案，也應當被及時的整理在冊，用以規范。由此，作為一個系統工程，應加以規劃。對舊有檔案存檔的問題，是將紙張內容轉變為一些現有的資源，可先做以整理，再分批歸檔，歸檔內容應按照年份、性質展開，必要時可邀請歷史系、 文獻學等相關專業師生加以輔助，以加速完成。舊有檔案的保護也十分有意義，可規范年份，將部分珍貴的紙質檔案收入學校的檔案室、史料館等加以收藏，其余部分，可做銷毀處理。將原有檔案歸檔后，能實現基于高校的檔案體系的完整建構。

3.5 形成檔案管理意識

江山易改，本性難移，在改革過程中，在實現人事管理信息化進程中，除了要解決軟硬件設施的具體問題，還要注重觀念的調整。前文已述，當前我國各高校對于人事管理的方式仍然是紙質文檔等形式，既沒有邁向信息化，也沒有邁向信息化的意識。既然檔案信息化步伐已經邁開，就要關注到對人們意識的培養，注重對相關教職人員的組織培訓，及時做好人事信息化管理的動員工作，使信息化不再是一種教學理念，更是一種教育管理的意識。同時，形成檔案管理意識，也要關注到在校園的普及。信息化進程一旦邁開，要相應做好基本制度的建設，幫助規范管理，完成日常的維護與管理，并且要求學生進行自主的交流與互動。形成檔案管理意識，也要加強對校園的宣傳，如入職入檔案，逐漸實現網上檔案填寫等，自覺入檔管理。對人事工作人員，也要養成定期的整理規范檔案的習慣。在教學中，也要關注到如何展開教育教學工作，積極實現日常教育教學工作。人事檔案信息化管理，應當是一個全校參與的活動，而非單純地由一個企業來完成的。由此，在組織開展信息化進程中，應當是不斷推進，完善的，全面促成展開。

3.6 完善人事管理系統

在“互聯網+”背景下，高校想要實現長遠發展目標，就要堅持從全面分析入手，制定出完善的人事管理系統，確保經費、人員等方面投入的合理性，為后期運營與維護等工作開展提供支持。就人事管理系統來講，能夠提升日常業務辦事效率，同時也可獲取相關的數據與信息。但是也應當要明確，在日常工作中要面對許多的問題，如人事管理系統功能僅限于信息記錄、上傳等方面，針對數據的統計與分析并不合理。所以在發展中就要從做好人事管理系統完善與創新入手，在展現其功能與優勢的基礎上做好線上與線下的融合，確保信息獲取的便捷性。首先，在相關技術的引入下，還可滿足教職工辦事需求，在簡化業務流程的基礎上實現對業務的快速審批。其次，完善人事管理制度。由于人事信息與普通信息之間有著明顯的差距，對保密性與安全性等方面有著嚴格的要求。所以在“互聯網+”背景下，就要清楚認識到對高校人事管理所產生的影響，在健全人事管理制度的基礎上確保各項工作的規范化開展，保證認識管理信息化的安全性。通過落實相關措施能夠提高信息安全性，在完善管理系統的同時組織專業熱源參與數據化建設與維護等工作，落實細則要求，在保證權限與職責合理的基礎上為人事管理工作開展提供支持。

3.7 做好維護與推進工作

就高校人事管理信息化建設來講，就要從展現“互聯網+”優勢出發，結合當前發展形勢，發揮專業化信息管理團隊作用，及時進行系統維護與創新。在高校中進行人事信息化建設有著系統性較強的特點，是難以在短時間內就完成的。且在建設中很容易出現許多的問題，所以高校在發展中就要從成本與專業化發展角度出發，確保信息化建設團隊的專業性，及時針對信息化系統進行維護，滿足高校人事信息化建設與發展需求[6]。在信息技術快速發展下，許多高校已認識到了進行人事管理信息化建設的重要性，在工作中主動進行了信息化建設嘗試與創新。所以在高校人事管理信息化發展中就可以從主動借鑒先進管理理念與方法入手，在學習其他高校成功經驗的基礎上進行創新，結合自身特點，確保建設的本土化與可操作性。

3.8 完善各個環節保證建設合理性

首先，傳統的辦公方式已經難以滿足當前業務量發展需求了，所以在這一背景下就要發揮出“互聯網+”優勢，確保各個環節建設的合理性。隨著高校辦學規模的不斷增加，人事部門信息量有了明顯增加，所以在發展中就要從信息化建設入手，在減少管理工作成本的基礎上降低操作中的問題，確保管理工作的高效性。其次，要做好管理資源整合工作，確保管理的高效性。就人事管理信息化來講，就要從網絡信息技術平臺出發，做好完善與創新工作。通過實現人力資源共享，在簡化流程的基礎上縮小各個部門之間信息反饋的時間，確保溝通與交流的及時性，提高工作快捷性。如通過開發管理系統，在整合現有資源的基礎上確保資源配置、員工狀況、成本分析等工作的全面開展。在人事信息系統的使用下，還可以提升服務質量，借助管理平臺及時針對數據與信息進行收集，確保后續工作的順利開展。最后，在信息化發展下能夠實現開放化發展目標。隨著人本管理理念的不斷提升，在工作中就要從全面化發展入手，提升人事管理部門在高校中的地位，轉變教職工的被動地位，調動參與認識管理工作積極性。所以說在“互聯網+”背景下，就要從加大信息化建設力度入手，堅持從開放性發展入手，在做好功能完善與組織設立等工作的基礎上逐漸形成完整的人力資源管理理念，督促人力資源管理工作的順利開展。同時增加自助服務、外協與服務共享等功能，確保人事管理工作的先進性，發揮人事管理應有的作用與價值。

4 結語

信息化管理，能夠極大的便捷對人員的管理與掌握，尤其是對于高校這種自成系統的社區，信息化的意義更不言而喻。在組織推進信息化進程中，需要加強建設，如制度、設備、人力資源培訓等，將其成為系統，而非一時的建設等。當然，這個過程可能需要一段時間，也需要給予足夠的信心與勇氣進行培訓，加強建構。